城建档案管理数字化建设问题的思考

杨鑫

摘 要：随着社会经济的不断发展，科技的不断进步，我国的城市面积不断扩大，城市规模的扩大导致城建档案日益增多，其工作难度不断加大。但是随着计算机技术的快速发展，使得其档案管理变得便捷、简单，促进了城建档案管理的发展。然而在实际的工作中，城建档案管理数字化建设仍然存在一些问题，例如信息管理水平较低、计算机网络存在安全问题等等，阻碍了城建档案管理数字化建设的长远发展。为此，本文就城建档案管理数字化建设问题进行了探讨，首先，阐述了城建档案管理数字化建设的意义，其次，指出了当前城建档案管理数字化建设中存在的问题，最后，提出了相应的解决对策，以供参考。

关键词：城建档案管理；数字化建设；问题；解决措施

伴随着社会的发展，现在信息量大大增加，城建档案管理工作压力增大，其工作量也逐年增大，但是一些城建单位还在用传统的档案管理方式，多依赖于人工操作，这就导致管理效率较低。因此，为了更好的提高城建档案管理水平，应对当前形势下的管理问题，管理工作者应该提高管理素质，加强管理的力度和增强重视程度。另外，还有注意安全建设，保证计算机网络安全。唯有如此，才能提高其管理效率，才能从最大程度上促进城建档案管理数字化建设工作的开展，

1 城建档案管理数字化建设的意义

传统的城建档案主要是利用人工进行管理和检索的纸质档案，存储时占据很大的面积，而且大多数的城建档案信息只建立了档案的分类目录和全宗目录，调阅时必须依靠人工查找，致使调阅的速度较慢，效率也不高。另外，由于档案存放的分散性，使得信息资源只能借助人工进行查找和整合，并且传统的纸质档案很容易在调阅时损坏，特别是年代较久的档案被损坏的可能性更大。一旦有火灾或者水灾发生，这些档案就会受到灭顶之灾。另外，城建档案信息缺乏一定的系统性和完整性，在深度、广度上也存在着局限性；城建档案信息是在各个馆室内完成调阅以及保管，无法进行远程调阅，因此不能实现资源共享，无法达到信息的交换。由于以上问题的存在，使得城建档案的应用有了很大障碍，而且一些资源需要重复保存，这样就会浪费很多存储空间。而数字化档案信息有效的避免了这些问题，它是在数字技术的基础上，根据计算机网络及存储技术，能够实现资源共享，使档案信息能够充分的发挥其查询和使用的功能。

2 城建档案管理数字化建设中存在的问题

2.1 信息管理水平较低，导致资源的浪费

城建档案管理的概念比较陈旧，并没有随时代的发展而出现实质性的改变。在我国城建单位中，信息管理水平仍处于初级阶段，而档案处理还处于人工操作阶段，计算机应用技术很低。这个文件管理模式不是真正意义上的数字化。在我国，信息技术的工作尚处于起步阶段，应用时间不长，各种技术装备的配置不完善。由于信息技术是推动档案管理数字化建设的根本保证，因此，大量的软件和硬件设施有待改进。同时，由于缺乏文件管理的经验，城建单位档案管理的错误也将浪费资源和企业的资金。

2.2 信息保存技术过时，导致数字信息不能被读出

信息保存技术的过时成为影响城建档案信息化长期存取的重要因素。由于计算机技术升级换代的时间很快，一旦软件技术过时，依赖于计算机技术去保存信息的城建档案，也面临着严重的问题。比如由于技术过时，导致数字信息不能被读出，那么它就失去了保存的价值。现在，一般是通过数据迁移来保存发展信息。

2.3 计算机网络存在安全问题，影响数字城建档案的发展

计算机网络的安全问题也是城建档案数字化建设的一个重要影响因素。耍实现城建档案的数字化，就必须依赖于网络技术。将数字城建档案信息在网络上传播，这让我们不得不为数字城建档案信息资源的安全问题而担忧。

3 提高城建档案管理数字化建设水平的措施

3.1 提高城建档案数字化管理人员素质，促进管理水平的提高

城建档案的数字化管理和纸质文件管理有很大的不同，普通的城建档案管理时，可能只需要工作人员进行档案查找和摆放。但城建档案数字化管理和以往的档案管理有很大的不同，这需要管理人员有一定的操作计算机技能，同时还需要熟练的业务能力。在日常的工作中，可以快速地整理文档数据，并且可以有效的进行数字文件的管理。现有的城建档案管理人员可能不具备这样的能力，因此就需要开设一定的培训课程来提高档案管理人员水平，为城建档案管理数字化建设提供更加优秀的人才，促进管理水平的提高。

3.2 做好备份工作，以减少数字信息不能被读出带来的损失

为了提高管理水平，要从以下几个方面做起。首先，在城建档案数字化信息系统存储介质和设备的选用上，要选择质量可靠和成熟技术的设备和存储介质，并将设备定期检测、更新、存储介质、技术升级和技术跟踪等工作做好。其次，要做好载体更新和数据迁移工作，以免设备和存储介质的老化而引发一些问题。最后，要加强对数据迁移和载体更新的监督管理，检验经过转换之后的档案信息，对其结构、背景信息、内容完整性和准确性进行核实，并保证数字档案的真实性和完整性；定期备份档案，防止人祸天灾等突发事件造成数字档案的毁灭性破坏，对于一些珍贵的档案，日过条件允许，则要利用各种介质、格式以及软硬件进行异地保存。

3.3 做好统筹规划，保证网络安全

城建档案数字化建设属于很复杂的一项系统工程，涉及到管理、技术、法规、标准以及政策等各个方面。要统筹策划，科学、合理设计，并进行严格的管理，从而保证安全。规划和立项時，要将档案数字化的风险防控当作非常重要的一项内容进行严密的科学论证，并将经费预算做好。建设城建档案数字化的信息系统时，要保证系统平台的可扩展性、前瞻性、安全性和兼容性，要有合理的备份策略，稳定、安全的操作系统，可靠、稳定的数据存储系统，实时备份系统，功能强大的数据库管理软件，强大的数据容错能力等；满足业务技术标准，开发档案管理系统，不违反计算机信息系统管理的法律法规，设计与相关档案工作相符；系统必须具备可移植性、易操作性、安全性、开放性、可扩展性以及兼容性，还要记录完备操作日志，具有严格的权限管理功能；加密存储和传输属于机密级的数字化档案信息，保证档案数字化信息系统的安全；对进口的计算机和数字化转换工具进行安全保密检查，没有问题后才能使用。

4 结束语

总而言之，随着经济和科技的快速发展，传统的城建档案管理建设已经不能适应时代的要求，这就使得城建档案管理数字化建设应运而生，适应了时代的要求，也提高了城建档案管理的数字化水平和档案管理效率。虽然现在的城建档案管理存在一定的问题，但只要及时的变革，就可以改正现在的问题，为城建工作做出更好的贡献。

参考文献

[1]战杰.城建档案管理数字化建设问题的探析[J].办公室业务2017，（09）

[2]吴卓敏.城建档案管理数字化建设问题的思考及对策分析[J].经营管理者2017，（10）：endprint