浅析企业工艺技术类图纸的管理

王春格

摘 要：当今时代是一个发展飞速的时代，市场千变万化，经济情况瞬息万变，在这样的时代背景下，企业图纸的管理工作对于企业发展也有着举足轻重的作用，由此也带来了管理过程中一系列的挑战。对此我们应当有一个具有针对性的、切实有效的企业图纸管理制度与措施，以保证企业图纸保管工作能按计划顺利进行。本文就企业工艺技术类图纸的管理进行讨论。

关键词：企业；工艺技术；图纸管理

1 企业工艺技术类图纸管理的重要性

众所周知，当前社会已经与网络密不可分，信息化成为企业管理与生存的必要手段。一个企业如何将生产过程中的大量图纸、文件进行有效地管理与利用，如何将这些宝贵的共有资源在企业内部安全有效地进行传输、共享并进行管理，是目前许多企业需要解决的问题，这也是企业发展的重点和难点。而图纸管理系统的实施将会给这些正陷入难题的企业带来新的出路与解决灵感，它在解决当前企业普遍面临的图纸存放占空间大和管理难度大问题的同时，还能够将这些图纸所承载的信息在部门之间有效、精确地传播与利用。做到这一点就意味着可以节约企业大量的人力物力，将这些节约下来的人力物力资源投入到企业的其他地方去。同时将产品的设计周期大大缩短，这也在一定程度上减少了投资的风险。这不仅仅是一个企业图纸管理模式的以旧换新，更是公司主题管理模式变换带来工作效率的一大步提高，对于员工的信息意识也有进一步的加深，推动企业信息化的发展，这在当今信息化时代具有不言而喻的重要意义。综上所述，实施图纸管理对于企业日常工作的开展有不可或缺的作用，是一个企业良好发展的必要基础，能够为企业解决许多潜在的棘手问题，对于企业的发展有着不同寻常的意义。

2 企业工艺技术图纸资料管理存在的问题

2.1 随意性大

目前在市场上最普遍的流通图纸形式即传统的纸张，绝大多数企业对于生产过程中的图纸资料进行管理的方式有些陈旧，无法适应现代经济社会的趋势。常见的模式对于图纸及文件都是采用纸质的方式或电子文件的形式进行备档管理。这种管理模式随意性很大，很容易受人为因素的影响，存在由于管理员疏忽而导致资料混乱与丢失的问题，给企业带来损失与麻烦。

2.2 安全性不足

电子文件资料的保密性差并且移动方便，对于公司重要文件的保密性无法保证。图纸资料可以随意修改，在阅读的过程会给阅读者造成混乱及错误，对产品质量有着负面影响，并且文件可随意删除，带来企业信息资源的损失。

2.3 不易查找

一项资料可能涉及多个部门，保存地点不固定，各部门间交叉保存，若要查找或者阅读就会大大增加其难度，使工作效率大打折扣。

2.4 难以进行有效的收集与处理

企业的电子图纸资料文件按原来的管理办法以传统的书面图纸形式在各个相关部门之间流动，这种状况对产品数据信息的处理十分混乱，没有一个明确有效的分类收集与处理方法。当需要使用时要花费大量时间来对信息进行整理和筛选，从中得到所需信息。这种信息二次操作所带来的负面后果是一份信息多次处理，导致人力资源的浪费，并且在这个过程中很容易产生二次数据与原始信息的误差，影响信息难以准确表达，大大影响产品数据的利用效果。

3 企业工艺技术图纸管理改进措施

3.1 消除随意性，加强权限管理

对所有的图纸资料進行权限管理，提供权限控制机制，保障机密图纸只有相关人员可以查看，大大提高机密文件的保密性，在资源共享的过程中也得到信息安全的保障。无论是个人还是部门，用户不仅在业务操作上有权限，在数据使用上也存在权限问题。所有可以在本机打开的图纸文档均可以在线阅读及在线编辑，系统会自动与本地的软件进行关联，可以在系统中直接编辑图纸，拥有备份，为图纸文件的操作与管理带来了极大便利。在图纸变更时，已经归档的图纸资料必须要经过严格权限控制的流程，并且系统会保留有变更之前的历史版本。同样，若是要对图纸进行删除操作，也需要经过严格权限控制的删除流程，并且系统也会保留删除前的历史版本。此外文件还采取存储加密，这样能够十分有效地防止企业内部重要文件信息的非法扩散与传播，企业数据信息的安全性与可靠性由此有了进一步的提升。

3.2 搭建图纸管理平台，加强安全性管理

首先对图纸资料进行集中存储，搭建一个存储平台，收纳海量文档资料，对它们进行统一存储与共享，同时也方便后续的管理。设置专门的文件审核，文件的审核流程根据企业自身对图纸文件的要求制定，具有企业特色。在这个审批的过程中，每一个关卡的人员都会有消息提醒，例如是收回还是修订，完毕之后再给予信息回馈，签字结束，将具体任务具体分配切实实施下去，并且个人对实施过程负有责任，这样能够节约大量的图纸文件传输费用，也提高了图纸审核的速度与质量，带来办公效率的飞跃。在以上基础上附有审计功能，能够对产品生产过程中的任一信息与动作进行审计，每一个步骤在什么时候完成，由谁完成，怎样完成都能够一清二楚，全面掌握系统内部所有图纸文件的操作情况。

3.3 系统管理，提高效率

利用系统将图纸进行自动编号。系统会根据数据采用自由组合设计编号的方式与已上传的产品图纸进行随机匹配，自动对产品进行编号，减少了手动编号的时间，为后续的工作带来方便，提高工作效率。与此同时，系统支持为图片、音频、视频类文件增加摘要及缩略图，在查阅时不用打开大图就可以从缩略图上了解到大致内容，简化了预览图纸内容的步骤，便于预览查看，减少所需时间。并且利用系统自发进行图纸间关联，能够将文档与相关文档、图纸、图片及其它格式附件进行关联，点击链接即可一键快速查看，通过一点即可找到多点相关内容，十分方便快捷。在以上的基础上将图纸进行不同的属性归类，方便它们的分类管理，摒弃传统模式中查看的繁琐，根据属性分类就可以在短时间内找到图纸所在位置，节约查看时间。并且CAD图纸管理E6系统支持AutoCAD、SolidWorks、Pro/E、STL等300多种文件格式的在线预览及管理，大大缩短等待预览及审核图纸的时间，而同时E6全文搜索及高级搜索引擎能够快速从大量资料中精准查找所需图纸文件。

3.4 实行纸质资料电子化管理

在工作的过程中，企业会产生的大量纸质文件，将它们放在何处存放都是一个令人头疼的问题，并且查阅起来相当麻烦。更有甚者出现一大篇资料中，所需只有几句话，使用过程就会进一步繁琐。纸质图纸电子化管理，可通过扫描仪将纸质文档转化为jpg或者PDF存储至系统。无论是扫描成PDF文档，还是图像，里面的印刷文字都可以被搜索到，如若文件上有手写备注的部分，也不用担心，同样可以通过扫描上传至系统数据库，在搜索时也在范围之内。这样就可以将大量的纸质资料转变为电子资料，大大减少资料保存方面的问题与麻烦。这些图纸管理方式，为机械企业的图纸管理带来极大的便利。另外，名片也可以接受扫描，将个人信息直接电子化，成为“电子名片”。

4 结语

企业工艺技术类图纸是企业研发产品等活动最真实最准确的原始记录，是一个企业各项工作开展全过程的体现与记录，是一个公司规范化及简洁化的基础。因此，做好企业工艺技术类图纸的管理工作，对提高企业经济效益，加快科技兴企步伐具有重要的作用。图纸管理工作是信息社会不可缺少的重要工作，是当代企业发展不可或缺的一部分。

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