浅谈如何提高档案工作水平

叶小倩

摘 要：随着我国经济不断发展，档案工作在单位中具有重要作用，相关部门做好档案管理工作，不但能够提高单位工作效率，还能提高员工的工作质量，使单位长期发展。因此，单位领导要加强对档案工作人员的培训，使其具有较高的专业水平和职业素养，从而使工作人员更好的为单位服务。

关键词：档案管理工作；工作水平

随着事业单位不断发展，单位中的信息都记录在档案中，档案管理工作对一个单位的良性发展起到重要作用，现在很多单位领导认识到了档案管理工作的重要性，加大对档案管理工作的实施力度，使档案工作人员具有较高的管理水平，这为提高单位的工作质量有着积极促进作用。

1 档案工作的重要性

档案在单位的发展中具有无法取代的作用，档案是衡量单位管理水平和服务态度的参考依据，能够使单位领导有效掌握单位实际情况，从而根据档案中的信息内容制定合理的方案，从而为单位带来更多的经济效益。以医疗档案为例，医疗档案是医疗机构业务统计的主要原料之一，医疗档案不仅记录了病人的患病情况、治疗方法，还记录了手术操作方法[1]，这为医疗事业发展做出了重要贡献。对于单位管理者而言，档案是管理工作的最原始资料，一旦单位出现意外情况，必须查找档案中所记录的信息，了解整个事件全过程，从而根据实际情况做出正确的判断。单位管理者通过对档案信息进行分析，能够掌握员工的专业技能和职业素养，从而根据员工的工作情况加强对工作人员的监督，提高单位工作效率和质量管理的科学性。因此，单位领导要认识到档案工作的重要性，加强对档案工作人员的培训，提高工作人员的管理水平，进而更好的为单位服务，使单位持续发展。

2 提高档案工作水平的方法

2.1 建立完善的管理制度

缺乏完善的档案管理制度，在一定程度上会导致单位档案管理工作不科学，会抑制档案管理水平的提高，因此，单位要想长远发展，必须要建立完善的管理制度，对工作人员进行严格约束，使工作人员认真做好自己本职工作，才能使单位的发展良好现状得以继续保持[2]。例如，单位领导可以制定档案管理的检查制度、保密制度等，档案检查制度是为了确保档案信息真实；保密制度是为了确保档案中的信息不受到泄露，增强档案资料的安全性。一个单位的档案是维护真实性的重要工作，建立完善的管理制度，能够增强档案工作的真实性，避免出现档案信息不真实的情况，影响单位长期发展。单位的档案记载会为本单位科学发展提供第一手资料，使单位朝着更好的方向发展。此外，单位领导要科学规范真实档案的管理记载，使单位管理者掌握单位的经营业绩和员工的工作情况，管理者要根据具体情况进行具体分析，制定合理的方案，使档案工作人员具有较高的工作热情，增强员工对单位的认同感，使其积极投入到工作中。因此，单位必须建立完善的管理制度，对档案资料进行保护，从而提高档案工作水平。

2.2 加强档案工作人员的责任意识

档案工作人员的素质高低对档案工作具有重要影响，现在很多档案人员的责任意识较低，对档案管理工作不够重视，认为档案工作只是简单的记录信息，对单位发展无关紧要，造成档案管理中经常出现错误，降低了档案管理水平，影响了档案管理工作正常运行。因此，要想改变这一现状，相关部门领导要加强对档案工作人员的培训，使其具有一定的责任意识，让档案工作人员认识到自己工作的重要性，提高对档案工作的积极性，减少工作中的失误，进而促进档案工作水平的提高。例如，事业单位可以定期对档案工作人员进行培训，让工作人员对档案工作有全面的认识，纠正他们对档案工作的错误认识，使其摆正工作态度，认真对待档案工作，从而提高档案工作水平，使单位长期发展。

2.3 改变传统的管理模式

随着信息技术快速发展，电子档案在各个领域得到了广泛应用，档案管理工作也从传统的手工模式不断发展为网络信息管理模式，从传统的纸质档案变为电子文件档案[3]，但很多档案管理人员受传统观念的影响，对新设备操作不够熟练，仍然采用传统模式进行工作，不但降低了工作效率，还导致先进设备不能发挥出应用的作用，影响了档案工作水平的提高。电子档案是社会发展的必然结果，通过计算机等设备，能够对信息进行有效存储，把纸质档案的信息与电子图像进行结合，确保档案信息的真实性。社会在不断发展，档案工作人员也要适应社会发展步伐，改变传统的管理模式，运用电子档案进行工作，进而提高工作效率。

2.4 加强对电子档案的保护工作

目前单位中的电子文件主要通过光盘进行存档，与磁盘相比，光盘存档具有较强的干扰力，能够增强电子档案的保护性，有利于电子档案长期保护。比如，工作人员根据数据库的特点对档案存放的寿命问题进行有效预防，工作人员尽量把光盘放在阴凉地方，防止光照强度过高使光盘的使用效果受到损害，从而减少一些外界因素的干扰。此外，工作人员还要定期对数据库进行清理，提高数据库的使用效率，从而影响档案工作水平的提高。随着信息技术不断发展，档案管理人员也应该把信息技术应用到档案管理工作中，对档案使用数据加密技术，这样不但能够确保档案信息的安全性，还能使档案防止受到黑客的入侵。

其次，工作人员还要加强对电子档案进行病毒防范，定期对计算机进行病毒检测，防止计算机受到病毒入侵，使档案中的信息受到损坏。有的电子文件在保存时进行加密处理，一旦工作人员忘记文件密码，这个文件很难打开，因此，工作人员在对这类档案保存时应该解密后再进行归档保存，工作人员还要根据文件的年代、组织机构进行分盘保管[4]，这样便于工作人员查找档案，不但节省了工作人员的时间，还提高了工作人员的工作效率，把同一档案部门的档案文件保存到同一盘上，能够使工作人员在计算机上查找盘内的相关文件。与传统人工操作的档案管理模式相比，电子文件的档案管理具有较大的优势，不但满足社会发展需求，还能开创档案管理工作新局面[5]，从而提高单位的档案工作水平。

2.5 严格监管档案的交接程序

现在很多单位的档案交接程序不够规范，工作人员在离岗、调岗时，不按照相关规定要求进行部门档案的交接，影响了档案管理材料的完整性，不利于档案管理工作正常运行。因此，单位要对档案材料的交接程序进行严格规范，当工作人员出现调岗时，要把自己所负责的项目资料进行签字，对相关信息进行有效标注，把借阅的资料进行整理、催还，标明借阅原因、催还情况等[6]，使工作人员能够直观的了解档案资料中的信息内容，方便以后的管理，还能避免档案资料丢失的情况发生，使档案管理工作正常运行，进而提高档案工作水平。

3 結语

档案工作是单位或者企业中的重要一项工作内容，因此，单位领导要加强对档案工作的重视，加强对档案管理工作的改革，针对档案管理中存在的问题进行有效解决，提高档案工作人员的责任意识，建立完善的管理制度，进而提高档案工作水平。

参考文献

[1]孙月.信息时代档案工作者职责探析[D].黑龙江大学，2016.

[2]田玉奉.档案行政执法的问题与对策研究[D].山东大学，2016.

[3]周美玲.我国综合档案馆档案利用信息反馈机制建设研究[D].福建师范大学，2016.

[4]牛小娜.我国高校基建档案管理现状研究[D].安徽大学，2016.

[5]靳启颖.信息化背景下企业档案信息的开发与利用问题研究[D].四川大学，2005.

[6]张淯.知识管理背景下民营企业档案管理信息化建设研究[D].南昌大学，2014.endprint