高校档案利用的研究与探讨

摘 要：本文在第一部分分析了高校档案的重要性；第二部分阐述了当前高校档案利用现状、问题以及造成这些问题的原因；第三部分就如何才能做好高校档案管理工作，提升高校档案利用价值展开了讨论。

关键词：高校档案；利用；存在问题；原因分析

1 高校档案的重要性

首先，高校档案记录内容真实性和客观性，因而它反映了一所学校的发展历史以及发展过程中所形成的独具特色的文化内涵。其次，高校档案管理工作具有基础性，原因在于它的开展能够为高校其他各项工作的开展提供依据。再次，高校档案管理工作通过整合学校自建立以来的资料资源，为学校的发展进程起到积极的、有力的推动作用。进而内在的提升了一所大学的文化凝聚力和吸引力，为学校文化建设提供了坚实的保障。再次，高校历年以来的教学档案，能够履行文化的借鉴以及教育功能。大学本就是以育人为目的的，高校教学档案能够通过校园这个大平台，对大学生进行文化教育，从而实现科学、文化、社会知识的有效传播，大学生综合素质的进一步提升。最后，档案还是对学生进行思想道德教育的生动素材。高校培养的学生不仅要有专业的理论知识、精湛的专业技能，还要具有高尚的思想道德情操和良好的人文素养。高校档案详细记载了高校的发展历程，许多档案资源凝结了学校丰富的历史文化和人文精神。档案素材的真实性、客观性和历史性，极大地提高了其吸引力，能够在很大程度上激发学生的兴趣。这是课堂教学难以取代的。教师可以在教学中对学生进行思想道德教育并加以运用，以促其养成高尚的思想道德情操。

2 高校档案利用过程中存在的问题以及原因分析

尽管近年来，伴随着信息技术的发展以及档案管理方式方法的进步，高校档案利用率得以提升。但是作为一名档案管理人员我们应当清醒的认识到，当前我们的档案管理工作还未发挥其应有的作用，档案利用率还相对较低。主要体现在四个方面：第一是档案利用主体受到限制。长久以来，档案主要是为各级领导决策、为机关各部门工作提供参考服务， 而为教学科研服务则相对较弱，从而大大影响了档案的利用效率；第二，高校档案利用范围受到限制。据调查，目前不少学校档案馆馆藏门类不全，内容单一，主要以文书档案、基建档案、人事档案、财会档案居多，其它档案门类不全，数量有限，例如照片档案、声像档案、实物档案等严重匮乏，特色档案寥寥无几，这就使档案利用面变得非常狭窄，不能满足各个层次档案利用主体的需求；第三，对已经收集到的档案开发利用程度非常低。

笔者认为造成此类现象出现的原因有以下几点：

（1）学校领导忽视了档案管理工作的重要意义

高校档案管理受自身工作特点的影响，其作用需要很长时间才能展现出来，要想在短时间内就为学校整体效益的大幅度提升做出贡献着实很难。正是由于这样，不仅仅是学校领导甚至是一些高校档案管理工作人员都产生了“高校档案管理工作可有可无”的极端思想。而这种想法带来的直接后果就是学校不肯花钱为高校档案配备先进的设备、不肯为高校档案管理工作改进办公场所、不肯为高校档案工作人员进行讲座培訓等等。除此之外，高校档案管理工作人员的不重视还会直接影响其工作积极性，甚至有些高校档案管理人员只是做一些简单抄写、录入、作，对高校档案资料的收集、开发、编研、归档等工作一概不管，因此要想提充分发挥档案资料的价值，提升高校档案利用率，难上加难。

（2）高校档案管理方式较为落后

影响高校档案利用效率的一个重要点就是档案管理的方式。当前很多高校的档案管理工作依然采用传统的那种方式，即人工收集、人工归档、人工查找。不仅占用了宝贵的人力资源，而且使得档案管理与利用的效率极为低下。

（3）高校档案管理制度不健全，过程不规范

一方面由于档案管理工作极为复杂和繁琐，稍有不慎就会因为程序混乱而前功尽弃；另一方面由于当前学校尚缺乏一套细致、完善、科学的管理制度作为支撑。加之目前领导、工作人员缺乏对这项工作的重视，因此学校高校档案管理工作的规范性实在是有待提高，严重降低了档案管理与利用效率。

（4）高校档案管理工作人员的业务素质较为薄弱

首先，由于学校对高校档案管理工作的不重视，导致了高校档案管理工作人员缺乏对工作的责任感，降低了对工作的热情和积极性。其次，由于学校在高校档案管理人员的选用上存在一些问题，直接导致高校档案管理工作人员的专业素质不足，档案管理经验不足。再次，学校缺乏对高校档案管理工作人员的后期培训，使其无法及时满足工作发展的需要。最后，由于部分高校档案管理工作人员道德素质较差，对需要保密的工作内容做不到保密，而严重影响了高校档案管理与利用工作的效率。

（5）高校档案管理与利用工作所需要的配套设施不全面

首先是档案管理设备陈旧落后，使得档案利用无法及时跟上信息化潮流。其次，档案管理系统落后，软件条件差。再次，存放档案的基础设施参差不齐，柜架破旧不堪。最后，缺乏专项资金对一些已经破损的纸质档案进行修复。

3 做好高校档案管理工作，提升高校档案利用效率的几点措施

（1）提升高校工作人员对高校档案管理的意识

要想做好高校档案管理工作，提升高校档案利用效率，转变管理观念、强化管理意识、营造出全员重视的良好氛围是首要任务。因此，高校应当加强对档案管理工作的宣传力度，把这一项工作纳入到高校未来发展计划之中，让其与高校各项业务建设并肩齐行，以此督促各方提高对档案管理工作重要性的认识。

（2）以多种手段提升高校档案管理者的素质

提升高校档案利用效率并不是一蹴而就的，它需要进行不断的优化与完善。而在这优化与完善的过程中，档案管理人员的综合素质就起到了至关重要的作用。高校的各项工作，尤其是档案管理与利用工作中，“人”的作用是非常重要的，如工作人员的专业素质高低在一定程度上便决定了档案管理工作效率的高低；工作人员道德素质的高低在一定程度上决定了档案管理工作质量的高低。所以，我们说提高档案管理工作人员的综合素质，使他们形成自觉遵守职业道德的责任感，是当前我们高校档案管理工作的重中之重。但是从当下来看，我们长期所沿用的人事制度存在着很大的缺陷。既不能有效考察档案管理工作人员道德素质也无法在工作中培养工作人员积极向上的工作态度。为此，首先要改革传统的人事制度，提升高校高校档案管理人员的准入门槛，在人员选拔上注重对他们专业知识以及工作经验的考察，以从源头上提升档案管理队伍的整体素质；其次，学校要加强对高校档案管理工作人员的任职教育培训，经常性的组织一些讲座、或者是新老工作人员之间的经验交流座谈会，使一些新入职的档案管理工作人员能够在前辈那里获取一些工作技巧，增强个人操作技能。再次，学校要采用优胜劣汰的方式来提升高校档案管理人员的工作积极性。最后，要对一些道德素质低下的工作人员进行及时的教育，或者是要求他们参加一些必要的道德素质培训活动，防患于未然。endprint

此外，学习有必要建立起高效的绩效考察制度以及责任追究制度，对于工作效率高、质量好的工作人员进行及时有效的表扬，而对于一些以权谋私行为要进行严厉惩罚。只有这样才能实现人员队伍的不断优化，为档案的充分利用提供坚实的人员保障。

（3）加强对高校档案资源的开发与收集力度

只有實现了档案资料的真实性与完整性，才能为档案利用服务工作的更好开展奠定基础。信息资源是高校档案管理部门赖以生存的基础，档案管理人员通过挖掘有用资源从而实现为社会公众服务的目的，这是提升档案服务质量的前提。

新形势下，高校档案管理部门不仅要承担起守护档案信息安全的职责，而且还要通过多方式、多手段的信息收集，成为档案资源的开发者。编研工作是档案资源开发工作的重要手段，在开展档案的编研工作时，档案管理人员要根据学校师生的查阅需求，为他们提供高质量的二次、三次文献服务，例如可以编制专题汇编、专题文摘等。此外，为了加大档案资料的收集力度，档案管理部门一方面要加强与其他部门的工作联系，保持良好的协作关系；另一方面要建立起资料收集的“上下网”，派专员搜集资料，实现档案资源的上下互通。

（4）完善高校档案管理制度

不同的查阅者有不同的服务需求，因此我们说档案利用工作具有复杂性与繁琐性。为此，高校有关部门必须在提升认识的基础之上，进一步健全档案管理机制，对档案管理人员的各项行为进行有效约束，只有这样才能一改往日档案管理工作非常随意的行为，提升档案管理与利用工作的规范性，确保高校档案管理与利用工作朝着可持续发展方向迈进。值得注意的是，高校在健全档案管理工作机制的时候，应当充分考虑范围管理工作实际，尽量的使内部规章制度科学、完善且详细，从而进一步提升档案利用工作效率。此外，高校还应该坚持整体性发展的原则，将档案与其他不同类别、不同载体的档案进行统一管理，让档案管理工作向着集中管理模式转变。

（5）加大资金投入，完善档案基础设施建设并建立起专门的档案管理系统

伴随着信息技术的不断发展，许多高校的档案管理工作已经实现了由原始纸质档案到电子档案的转变，档案信息化建设也迈上了一个新的征程。因此在这种形势下加强对高校信息化档案管理工作的资金投入和基础设施建设，实现高校档案管理工作的现代化不仅是大势所趋也是形势所趋。为此，相关部门必须对当前的档案管理设备进行全方位检修，及时淘汰一些陈旧落后的设施，替之以运行平稳、安全高效的新设备，力求为档案利用工作提供优质的环境。此外，为了保障档案的安全，高校有必要建立起专门的档案管理系统，并进行不断的完善与优化。积极采用先进的保密技术，对档案进行升级备份与维护。

（6）调整服务方式、推动档案一体化建设进程

我们上文中已经提到要想做好高校档案管理工作，就要更新管理观念、建设起专门的档案管理系统，从而实现资源更好的共享与利用。但是我们也应当意识到，高校档案管理工作不能只停留在更新观念这一层面，还应当用实际行动来调整档案管理方式。档案管理工作人员应当从本职岗位出发，着眼于高校整体发展，通过最新的服务方式来做好档案建设工作。如：为了不再被动的进行资料收集，工作人员要积极主动的开展“上门”服务，走进学校其他各个部门；为了使查阅者不必亲自到访就能通过终端查阅到有价值的信息，我们要积极借助互联网技术开发研究APP等，只有这样才能真正实现高校档案服务工作的多元化与精深化发展，

4 小结

综上所述，档案工作已然成为学校各项工作开展的必要组成部分。尤其伴随着我国教育事业的不断发展，档案工作的重要性愈加突出。因此，作为一名档案管理人员，我们必须要从端正个人工作与服务态度做起，树立起“以人为本、服务为人”的工作理念，借助网络信息技术不断拓宽服务公众的工作方式，进一步加强对档案资源的收集与开发，从而为高校师生创造出更好的档案利用条件。

作者简介

王光娟（1982-），女，山西省太原市清徐县，硕士研究生，毕业于山西大学，档案馆员，研究方向：高校档案管理。endprint