办公室文书档案收集与归档工作分析

摘 要：近年来，越来越多的单位运用OA办公系统办公，以实现自身工作效率的不断提升。对此，如何将OA办公系统应用到文书档案管理工作中具有重要意义。可以有效简化工作流程，提升单位工作效率，让档案管理人员从繁重的工作中解脱出来。同时使用单位方面要切实引起重视，针对OA办公系统在文书档案管理中应用的现状和存在的问题，有针对性的采取解决策略，让文书档案应有的价值体现出来。

关键词：OA办公系统；办公室文书档案；收集；归档工作；管理

我国机关、企事业单位在众多的工作中，文书档案收集与归档管理是最为基础的工作内容之一，起着重要的关键作用，是保证单位顺利开展工作的前提条件。文书档案中，清楚的记录着单位的发展历程，是单位未来发展和决策的主要参考依据，文书档案中最为主要的资料包括：单位的各种发文发函、会议的具体记录和相关资料、事件的请示以及批复审批情况、重大事项的决议等等。换句话说，通过文书档案管理，可以全面了解该单位的历史及发展脉络，会直接影响单位未来的战略和决策方向，对单位的发展有非常积极的意义。那么同时，在科技发达的今天，越来越多的单位使用了OA办公系统办公，补寄提高工作效益，为管理人员减轻劳动负担。新形势下档案管理工作要怎样去适应变革和，这是一个非常具有现实意义的问题。

1 OA办公系统在文书档案管理中应用的策略

1.1 充分认识到OA办公系统的重要性

当前国家非常重视档案电子信息化管理工作，制定并实施了很多管理方法。对于文书档案管理工作而言，也要严格执行国家的相关规定与要求，加快文书档案管理信息化建设。在单位引入OA办公系统以后，做好宣传工作，让各部门工作人员尽快转变思想观念，充分认识到其重要性，能够主动规范工作行为。通过正确使用OA办公系统，做好电子档案的归档工作，将OA办公系统在文书档案管理中的作用真正体现出来，促进管理工作效率不断提升。

1.2 增加资金投入，支持网络平台建设

要想提升信息化水平，必须要有完整的软硬件配套设施。在开展文书档案管理工作的时候，为将OA办公系统安全、高效等作用发挥出来，需要不断增加资金投入力度，尽快建立起完整的网络平台。要将OA办公系统的共享作用发挥出来，通过网络进行传输，保证网络平台的可靠性与稳定性，这样在信息提交、信息存储、检索系统及资源共享上，将OA办公系统高效的作用发挥出来，让档案管理部门与其他部门加强沟通与协作。

1.3 进一步健全电子档案归档制度

事业单位要高度重视电子档案归档工作，妥善解决实际工作中存在的问题，结合文书档案管理工作实际情况，建立起科学合理、行之有效的电子归档制度。制度要将电子归档的存储设备、操作流程、归档管理负责人等包含在内，确保在发生问题与错误以后，能够将相关责任人确定下来。要从细节之处入手，将电子归档制度落到实处，这样才能有效让文书档案更加安全、完整和真实，为各項单位活动的开展提供更加优质的服务。

2 办公室文书档案的收集与归档管理工作的改进措施

2.1 强化单位管理人员的档案意识和业务能力

要想保证OA办公系统的执行，系统的维护、开发及利用，各部门档案的收集、归档和管理，都需要人员进行运作。首先，对于系统进行维护与开发利用是必须的，需要专业的计算机网络技术人员。要为其提供相关理论和业务培训机会，确保其在维护、更新、开发和利用的时候能根据单位实际情况有针对性地进行工作，不断提升系统使用效率，开发新的功能对现有的某些工功能进行改进和创新。

使用OA办公系统后，对单位档信息化建设也有新的要求，最好有与之配套的档案管理软件，并完成对接。要想充分发挥OA办公系统在档案管理工作中的作用，对档案管理人员提出了更高的要求。档案管理人员不仅要有丰富的档案管理知识，还要懂得计算机网络等信息技术知识，熟悉OA办公系统各项功能并熟练掌握正确的操作方法，能及时发现OA系统中可能存在的问题，并适时提出改进的方法，最大可能发挥和利用OA办公系统在档案管理中的作用。因此，档案管理人员要不断更理念，认真学习新知识、新技能，积极参加各类专业理论知识培训，特别是电子数字档案的有关管理、保护和保密等方面的知识的学习，及时更新自己的知识结构，才能跟上不断变化的时代，适应新形势下的档案管理工作。

对于普通工作人员，也提出了新的要求。要求他们能够利用OA办公系统，进行各种业务、事项的操作和管理，并且对工作过程中产生的有利用保管价值的档案资料，通过系统及时归档。这就要求结合他们自身的特点和工作性质，进行有针对性的技能培训，强化业务、特别是档案管理知识的学习。这样不仅能够普遍提高单位管理人员自身的整体素质和管理水平，还能增强他们的档案意识和自动归档能力，保证文书档案工作能够高效率、高质量、高水平开展。

2.2 完善和优化文书档案及相关工作管理制度

“没有制度不成方圆”，要想保证办公室文书档案的收集与归档工作科学合理，在使用OA办公系后，面对新的工作环境，我们还需完善相关的管理制度，让管理工作有制度可以依循，进而提高管理工作的规范化、科学化、信息化程度。首先要保证文书档案的收集时间、保管期限、归档范围以及相关注意事项等内容都进行有效核实，保证其自身的有效性和真实性。另外，根据单位实际情况，按照相关规章制度来进行责任分工，建立相关制度，明确每一个管理人员的职责和义务，保证文书档案归档范围的科学化、合理化，并确保每一份档案材料能及时完整归档。最后就是保证归档期限的确立，这样能够有利于对文书档案进行统一保管，防止泄密，防止一些人员用于私用等等。通过完善的制定有关档案管理制度，这样不仅能够有效提高文件资料的整体收集效率，而且能够保证文件资料的整体利用率。

2.3 创新文书档案收集、归档工作模式

在社会高速发展的背景下，传统的文书档案收集和归档工作管理模式，已经不能满足社会发展的需求，更多的数字化电子文件资料的出现，它们的收集、归档相比于传统的纸质文档，提出了完全不同的要求的和管理方式方法。我们必须对文书档案收集和归档工作及管理的模式进行创新和改革，OA办公系统就是顺应这一新形势出现的。提高文书档案资料收集的主动性，首先档案管理人员需要加强与单位各部门之间的联系，定期对档案资料进行收集和归档，对一些文件资料进行定时更新，保证文件资料的有效性和真实性。另外，对档案管理过程中出现的一系列问题，及时进行有针对性的解决，在此基础上保证档案管理工作的顺利展开和进行。

3 总结

办公室文书档案收集与归档管理工作，是行政管理的主要内容，是体现历史发展情况的主要资料。本文对我国目前，办公室文书档案收集与归档管理的现状进行分析，并提出了几点优化管理模式的策略，从强化文书档案工作管理人员的意识和能力，完善和优化文书档案相关工作管理制度，创新文书档案收集、归档工作模式等几方面进行论述，希望可以提高文书档案管理的水平，提高工作质量。

参考文献

[1]周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2014，（23）：57-58.

[2]瞿荣荣.浅析办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2015，（22）：70.

[3]黎乃宁.刍议高校办公室文书档案管理工作[J].办公室业务，2015，（19）：16-17.

作者简介

刘卫平（1966-），湖南新化，湖南商务职业技术学院副研究馆员，档案学。endprint