论对高校人事档案管理的若干思考

李娟

人事档案是人才信息的重要载体，它能反映个人经历，学识学历，工作情况，个人表现和行为轨迹，是知人善任，选贤举能的重要依据。本文主要阐述了高校人事档案管理的内容，以及对目前高校人事档案管理的几点思考，并提出一些改进措施。

1 高校人事档案管理的内容

“人事档案是在人事管理活动中形成的，记述和反映人员经历、德才水平和工作表现的，以个人为单位保存备查的各种人事材料”高校人事档案是记录教职工个人经历、思想作风、学位学历、工作表现、奖励惩罚等原始文件材料，是教学、科研、职称评定、考核干部、选人用人的重要依据。高校人事档案管理的主要内容有以下几点：

首先，保管好人事档案，做好人事档案的安全、保密以及保护工作，为高校人事工作积累档案史料；其次，不断的接收、核对、整理人事档案材料，按照中央组织部下发的《干部档案整理细则》整理档案，为提供档案的查询利用工作做好基础；再次，提供查询利用服务，办理人事档案的查询、借阅、转递工作，做好人事档案的统计和数据分析工作；最后，运用计算机科学等现代化管理技术，进行档案的数字化应用，不断促进人事档案信息资源的开发与利用工作。

2 高校人事档案管理中存在的问题

2.1 高校人事档案数量大，但管理人员配备不足

中组部《干部档案工作条例》中明确规定：“每管理一千人的档案需配备1名专职干部，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员”。这一规定在干部档案工作比较规范的各省、市委组织部勉强能够做到，在高校很难实现。随着我国高等教育大众化时代的到来，高校在校生的规模，少则万人，多则几万人。在校大学生人数的激增，导致教职工人数也逐年增加，从几百人到几千人，甚至到万人以上不等（含退离休人员），人事档案数量急剧增加，档案管理人员配备不足的矛盾十分突出。试想，一个保管几千甚至上万份人事档案的机构，仅每年的材料入档任务就十分艰巨，如果人员配备不足，很难开展其它业务工作。

2.2 对档案管理工作重视程度不足，经费投入不够

领导重视是做好档案工作的前提，领导支持是做好档案工作的基础。目前，不少高校的决策层对档案管理工作认识不足、重视不够，没有把档案工作摆在应有的位置。主要体现在：随着高校改革的不断深化，高校各部门均实行定编、定岗，紧缩办公人员，致使档案人员处于地位不高、责任不轻、难度不小的地位，严重影响了档案工作的开展。档案经费投入不足致使办公条件不适应工作需要，特别是库房、办公、查阅没有实行三分开。档案现代化及档案保护设施配备不全。没有做到“六防”，即没做到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。

2.3 档案管理方法传统，管理水平较为落后

人事档案管理，在高校的管理工作中相对于其他部门的发展水平，还处于较低的层次，这主要表现在两方面：一方面，人事档案管理队伍素质偏低，且很不稳定。人事档案管理人员大多都没有参加过业务培训，且档案管理工作者中很多人是身兼数职，对于档案工作一般只是兼管，根本无暇顾及档案管理。同时，有些人事档案管理员调动频繁，导致人事档案管理队伍不稳定，是造成档案管理工作难以前进的主要原因。另一方面，目前高校人事档案收集、编研工作仍停留在传统的手工层面上。虽然各高校人事档案管理部门已经配备了计算机等设备，但使用范围仍局限于文档目录著入等极少数的工作，而诸如档案的收集、整理、归类、编目等工作依然依靠手工，由此造成书写速度慢，工作量大，最终严重制约了人事档案的收集和开发利用。

2.4 人事档案管理的科学化、信息化程度不高

随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，在高校中很多行政教学工作都广泛采用信息技术来提高工作效率和提高教学质量的同时，人事档案管理工作似乎始终游离在信息化的浪潮之外，还停留在打字、打印目录等最基本的计算机操作上，严重制约了档案管理工作的高效和优质，很多高校就是把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。

3 高校人事档案管理的改进措施

3.1 加强人事档案管理人员队伍的自身建设

人事档案工作是一项量大且政策性和业务性较强的工作，它集服务性与保密性于一体，因此，各级组织人事部门不仅适当增加档案管理人员的人数，更要注意加强干部档案工作队伍的建设，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。档案员要勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，踏踏实实地做好本职工作，为档案事业建功立业。

3.2 提高重视程度，加强资金投入

要做好高校人事档案管理工作，单位领导应高度重视人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入到议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。要加大资金投入，高校档案管理部门要积极争取领导的支持，做好档案管理设施的更新。要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。

3.3 与时俱进，加快档案管理现代化

在进入信息时代的今天，档案管理工作面临许多新情况、新问题、新任务，如果不在创新中求发展，就会老化、僵化，跟不上时代前进的步伐。因此，要树立创新意识，实行规范化管理，使高校人事档案的管理更加科学化、规范化、信息化，增强人事档案的实效性和生命力。要实现档案管理人员的管理技术更新，定期举办人事档案知识与技能的培训班，通过培训，使兼、专职人事档案员的专业水平普遍得到提高，使其所管理的人事档案在高校发展中发挥更大的作用。利用计算机技术，实现档案管理的现代化。随着现代科学技术的不断发展，高校人事档案管理要加强利用高科技管理手段，加大现代高科技装备的投入，搞好计算机人事档案数据库管理，完成对于可提供信息的由被动服务向主动服务的转变，为用户提供方便、快捷的服务，以适应人事档案管理现代化的需要。

3.4 加快高校人事档案管理现代化和信息化建设

人事档案管理工作是一项很重要的信息资源管理工程，加快学校人事档案信息化建设，首先要从全局高度深刻认识加强学校人事档案信息化建设的意义。其次，要整合学校人事档案资源，分阶段、分层次建立共享机制。再次，要切实提高人事档案工作队伍的计算机应用能力，对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有關内容。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。

参考文献

[1]华林，档案管理学新论，中国社会科学出版社，2010.3，第28页。