必须重视档案缩微拍摄前的准备工作

陈爱瑾

摘 要：缩微拍摄前的准备工作是提高缩微拍摄的首要任务，拍摄原件的质量、页码编排的准确、缩微拍摄机曝光量的正确选择、冲洗机药液的配制等都决定了缩微拍摄的速度的准确性。

关键词：重视；档案；缩微；拍摄

永久妥善保存自己管辖范围内的档案是各级档案部门责无旁贷的本职工作，档案缩微拍摄则是永久性保存档案的最佳途径。我馆经过二十年的档案缩微拍摄实践，已经积累了较丰富的经验，并制作出质量较高的缩微品提供利用，极大地丰富了档案的馆藏结构。

在多年的档案缩微拍摄工作中，我们深深感到，要想快速高效地拍摄高质量的缩微品，拍摄前的准备工作至关重要。尤其拍摄原件前的准备工作，堪称档案缩微拍摄工作的基础，就像深厚而坚实的地基对于支撑高楼大厦的重要作用一样，万万不可掉以轻心 。

1 拍摄前档案原件准备工作的重要意义

原件是指缩微拍摄的对象，拍摄前的原件准备，是档案缩微摄影工作的基础，也是档案整理工作的继续和延伸。准备工作做得如何，将直接影响档案缩微拍摄的质量和进度，因此在档案缩微拍摄之初就充分做好准备工作，显得尤为必要。做好了准备工作，既可以加快拍摄速度，又可以减少拍摄中的差错，保证缩微品的质量。如果原件准备工作没有做好，拍摄人员在工作中一边拍摄，一边处理原件中存在的各种问题，必然会降低拍摄速度，同时增加拍摄中的失误，就会影响缩微品的质量，甚至因缩微品的质量不合格无法使用而返工，从而造成人力、物力和财力的浪费。

2 档案原件的准备工作

准备缩微拍摄的原件必须是经过系统整理的档案；必须保持档案形成的历史原貌和文件间的自然联系，不得随意增删；原件必须号目齐全、卷件完整、统计准确、质量合格、有利于缩微拍摄和缩微品的检索。

缩微摄影是忠实于档案原件面貌的影像记录技术，通过缩微摄影复制的副本，保持原件的本来面貌，所反映信息，真實可靠。所以只有档案整理达到了规范化，标准化，拍摄出来的缩微品也才能跟原件一样，达到规范化、标准化和科学化。

原件的准备工作分为整理和编排两部分，整理分为文书档案整理和技术图纸整理；编排分为对原件的拆卷、展平、破损纸张的修复、插入防背透的衬纸、插入缩微拍摄的标板、拍摄缩率的确定、曝光量的确定、缩微号的编写等工作。

3 档案准备工作的整理环节

1、文书档案原件的整理要点

需要拍摄的档案原件，应当由档案整理部门按照档案管理的原则，经过整理和鉴定，切实做到符合要求。其整理要点包括检查有无全宗介绍，检查案卷和卷内文件的排列顺序是否正确、有无颠倒等混乱现象，如有要及时更正；对照案卷和卷内文件目录，检查文件是否齐全，以免缩拍后再进行补拍；检查有无混入其它的文件，如有要及时剔出，并在备考表中注明；检查档案的卷、件、页数是否与原统计的数字相符，有无错编、漏编、重号、跳号等现象；检查有无备考表，其内容填写是否准确；对已装订的案卷，原则上应拆卷，并去掉文件上的金属物，对成册的精装原件，应索取重份进行拆卷，以免造成损失。

此外，还要检查档案分类是否正确，归档范围是否准确，是否把不应该归档的文件材料，如重份文件，无查考价值的事务性、临时性文件，以及与本企业无关的文件材料都剔除出去了。这里，还涉及一个保管期限是否划分准确的问题，我们认为以“以人为本”的标准来确定永久保存的杠杆，较为妥当。

2、技术图纸档案的整理要点

对于技术图纸的整理，要检查图纸的文字说明材料，有无工程介绍和说明，卷册目录是否齐全完整，如有缺漏，还得通知有关部门补写；对技术图纸进行核对和登记，底图和底图账核对，蓝图和底图核对，底图目录和蓝图目录核对，卡片和底图账核对，卡片和蓝图账核对，做到物、账、卡相符。如果不符，通知有关人员就地研究解决。在整理过程中，一切准备就绪的图纸，暂不外借。

4 档案准备工作的编排环节

档案原件的编排，不同于档案原件的整理，它不影响档案原有的结构、排列和内容，它是在整理的基础上，根据原件的特点、缩微品内容的组成和缩微摄影技术的需要，对原件进行一些必要的微调性质的技术处理。

1、首先要拆卷，展平。为了保证缩微品的质量，在拍摄前，对需要拆卷的案卷进行展平和拆卷。由于装订成册的档案，在拍摄时不容易放平，两边拱起来，会影响拍摄速度和质量。有些案卷的装订线盖住了文件内容，不拆卷，便不能拍摄齐全，必须不厌其烦的先拆卷后拍摄。

对皱折严重的档案务必先展平，后拍摄。有些卷曲、卷边、发皱严重的档案，必须先展平。用手按原件折痕反折，然后抚平，严重的还要予以喷湿压平。凡是能喷湿展平的不用熨斗熨平，对于那些非用电熨斗熨平不可的档案，可将文字面朝下，熨原件背面，这样可降低文字受损程度。

2、对字迹模糊、破损、霉变、污染的档案，严重影响缩微拍摄质量的原件，在准备时要技术加工。对原件清晰度低的档案，可使用不改变外形特征的方法，如采取普通摄影、复印等增大原件反差，来提高原件的清晰度。这种方法速度快，复印件又能保持原件的面貌。对字迹褪变的原件，可使用字迹恢复剂或者调节曝光量的方法；对原件破损的档案，根据破损程度进行修裱加工，视字迹材料的耐久程度，本着能修补的不托裱，能干托的不湿托，能托裱的不加膜的原则。修裱时尽量保全文字信息，减少原件上的附加物。

3、对污染严重的原件修复。如水斑、泥斑、腊斑、墨水斑等，必要时可事先去污，但要考虑到文字和纸张材料的承受能力，不能因去污而使原件受到新的损失。

4、对于背透纸张的修复。背透是指原件纸张背面或下页上的文字，透过纸张而隐约可读的现象。对于背面文字透过的背透现象，拍摄时，应在该页纸的背面加放黑色衬纸；对于下页文字透过的背透现象，拍摄时，应在该页与下页之间加放白色衬纸。加黑色衬纸在拍摄时要加大曝光量或者增加照明亮度。

5、编制缩微号。

为了减少拍摄人员拍摄时的差错，获得一个准确的统计，缩微人员增加了对档案原件进行大流水的缩微号编制。因为每年的档案有好几万画幅，缩微拍摄机上的缩微序号只有四位数，这样，只要达到数以万计的缩微号就会产生重复。如果我们采用手工编制缩微号，就能有对应的方式知晓文件的原始编号，缩微人员在检测和插片时也就能避免出错。

5 档案拍摄、冲洗工作的准备

1、拍摄缩率的确定和拍摄曝光量的选择

根據原件的质量选择缩率。原件的纸质不同，字体的大小、颜色不同，所用缩率也不相同。如果缩率过低，没有相应的还原设备，无法还原；缩率过高，还原后可能影响辩读效果。如果原件字迹清楚，反差较大，可采用稍高的缩率；如果原件字迹不清、反差较小，应采用低缩率。

编排时要根据档案原件的纸张质量和文字大小，以及原件反差程度进行了解和统计，根据对缩微品的要求，确定拍摄缩率和曝光量的选择，尽可能采用较大的缩小倍数拍摄，以加大信息存贮密度，减少存贮空间。另外拍摄前还应计算好每盘胶卷拍摄的画幅数。

2、冲洗机各项功能的选择

冲洗胶片时首先要选择好水的质量，冲洗胶片的水必须是经过净化或软化处理，洁净度要高，无泥沙杂质，若水中有杂质或细微泥沙，水洗时易附着在胶片上，会划伤乳剂层，同时泥沙和杂质使胶片有印，降低了清晰度，阅读效果差。

其次选择好显影液的温度、预热的时间、显影液的温度和冲洗机的速度、干燥温度。干燥温度过高，干燥过度，易出现乳剂膜龟裂，起皱；温度过低，时间短，干燥不足，含水量过高，会造成胶片粘连。

3、对冲洗药液的选择

选择显影液和定影液要相匹配，配制比例也要适度，一般选择1：3比例最合适。比例过大，药液浓度降低，定影能力减弱，使用过程中药力易于耗竭，定影效果不易控制。

6 要分清缩微拍摄前档案准备工作的责任范围

有些单位拍摄前的档案原件准备工作没有划分职责，大部分是缩微人员自己去做，无形中加大了缩微人员的工作量。

我们认为：如去掉文件金属物、检查档案的全宗介绍、案卷目录、案卷封面及案卷标题、卷内目录、备考表和卷内文件是否齐全，排列是否正确，页号是否准确等等，是档案管理人员责无旁贷的本职工作。破损的档案应该由专门的管理人员修复后再交给缩微人员拍摄，从而有利于缩微拍摄人员集中精力做好本职工作。

缩微人员在拍摄前需要做的是：将原件拆卷、展平、修复破损的档案、缩微设备和冲洗机的设置和调试，以及药液的配比等工作。

只有职责分明，任务明确，才能保质保量地完成各自的本职工作。

7 总结

档案整理工作和随后的缩微拍摄工作就是这样紧密相连，环环相扣。标准化、规范化的档案整理，绝对有利于缩微拍摄，也有利于缩微品的检索。

实践证明：缩微拍摄的前期准备工作是提高缩微品质量的必要前提。前期准备工作做好了，拍摄的速度和缩微品的质量就有保证；反之，前期准备工作没到位，就必然影响缩微品的质量，进而浪费人力、物力和财力；只有两者结合珠联璧合，才有可能拍摄出高品质的缩微品提供馆藏利用。