浅谈如何实现档案工作规范化

胡永翠

摘 要：工作实践表明，公文规范的制发是档案工作规范化、标准化的前提。在此基础上，档案管理要实施“以我为主”的立卷归档原则。一是要改变传统的立卷方法；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；三是推进以计算机为现代科技手段在档案部门的有效利用，促进文档一体化管理的实现。

关键词：档案管理；规范化；标准化

我国档案管理基础工作总体较差，尤其是基层档案管理存在种种不足，很难达到运用计算机管理现代化的要求。档案代表着一个单位的历史沿革，它能真实地反映一个单位职能活动的整体面貌，同时也方便日后的查找和利用。因此，做好档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节，在档案管理搞好硬件建设的同时，规范地做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。多年的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，它们具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，文书处理和档案管理是相互衔接的两个流程，具有许多共同之处，文档一体化的目的，是理顺文书处理和档案管理两个环节之间的关系。因此，要强化文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化的工作意识和指导思想，在实际操作中，严格把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

1 全面普查案卷

这是实现档案管理规范化、标准化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆多年来大多未做全面的清查，有移交单位划分保管期限不准确，有案卷标题不规范或无标题，有缺少卷内目录，组卷混乱，不可避免地存在许多重份现象，也有相当一部分无查考价值的文件充数其中。首先要剔除这些无用的文件，去糟取精，以防计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2 重新组合案卷

将那些组卷过厚内容混杂、鱼目混珠的案卷进行重新组卷。重组原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题模糊不清的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。这不但可以优化馆藏、科学保管而且可以提高实行计算机管理档案后的利用率。

3 注意有效的维护全宗的完整性

在坚持贯彻“以我为主”的归档原则的前提下，要注意有效的维护全宗的完整性。“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止归档文件的散失。分别是在立卷中，要把具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

4 分门别类，充分利用档案原基础

对那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，既大大提高著录速度，又便于迅速查寻。

5 用“关键词”替代“主题词”

用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如：拟写关于厂房基础建设事一事的关键词有人写“基本建设”，有人写“基建”，有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并，这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题。最后调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底，了解目前馆藏的库房条件：包括库房装具数量、长度，库房面积及其它保管条件等；以及将来的发展趋势：比如设备的增添、面积的扩建等，为全宗的科学排放做好“硬件”规划。

6 实施“以我为主”的归档原则

实现档案保管的完整化、价值的最大化和检索的便捷化是当代档案工作规范化、标准化的根本目标。近似公文的重复、立卷的无序无疑成为阻碍档案工作规范化、标准化的最大障碍，推行“以我为主”的归档方式则是解决这一问题的关键所在。

“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是我们文书立卷归档工作实践中形成并长期坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化、乃至现代化的一个重要原则。

在实际工作中，不仅要严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》，更要注意处理好以下三点问题：

首先：要避免档案的无序及混乱，就应从准确掌握文件归档时机着手，明确划分已经完成的任务文件及未完成的。为已经完成现行阶段任务的文件予以立卷或归档。

其次：要在“以我为主”原则指导下确立文件归档的重点，进行明确合理的分工，注意区分文件与资料。在工作中，会遇到许多在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料，这就要求我们有针对性的对文件进行分类整理，减少归档中出现的重复现象，降低信息冗余度，实现档案利用价值的最大化，提高检索效果。

最后：在贯彻“以我为主”归档原则时，也要注意有效地维护全宗的完整性。在归档时，分清主次，不该归档的文件绝不混入，要把握好分拣的尺度，既要把好全宗档案的入口关，又要防止应归档的文件遗散，为归档立卷提供便利。立卷的文件既要保持完整性，又要能反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

7 提高人員素质

档案管理人员对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

当然，实现档案工作规范化，标准化的措施还有许多，这需要在以后的工作中不断总结。我们通过实行标准化、规范化的工作，推进了档案管理，现代化的进程，为初步建成计算机检索体系，为实行计算机管理打下了扎实的基础。

参考文献

[1]杨公之：《档案信息化建设导论》，中国档案出版社，2001年版。

[2]王荣国、李东来：《数字图书馆的概念形态及研究范围》，《图书馆学刊》，2001年第5期。

[3]董君：《知识经济时代档案的现代化管理》，《松辽学刊》（人文社会科学版），2000年第6期。

[4]李华：《知识经济时代的档案管理》，《周口师范学报》，2004年第2期。

[5]孙光礼：《新世纪档案工作宏观管理的探讨》，《档案学通讯》，2000年第6期。