灰色文献的收集与管理

黄献民

摘 要：灰色文献是一种新型信息源，覆盖的信息面广，内容新颖，见解独特，具有特殊的情报价值。随着科研活动的逐渐发展，灰色文献能反映各个领域的科学研究成果。本文归纳了灰色文献的特征，浅析东莞地区灰色文献的收集原则及收集途径，总结出适合东莞地区灰色文献管理的方法。

关键词：灰色文献；东莞地区；收集；管理

灰色文献是信息资源的重要组成部分，具有信息快捷、种类多、信息量大等特点，对于文化、经济的发展以及知识的创新具有重要意义。但是它属于“非正式出版物”，是没有通过正常渠道而发行的文献，且发行数量有限，容易绝版，所以不容易获得。这样一来，灰色文献的收集与管理都不容易做到。为了挖掘灰色文献的价值，提高其利用率，东莞地区从多个途径对灰色文献进行收集，并采取一些措施加强对灰色文献的管理。

1 灰色文献的特征

灰色文献是指内部发行的，通过一般销售渠道购买不到的资料。主要由政府机构、学术机构、企业等以电子版的形式发行或自己进行印刷出版的。灰色文献的特征有多个方面：（1）灰色文献能够引人注目主要是因为内容新颖，涵盖的范围广，情报价值高。它可以反映政治、经济、文化等多方面的最新发展，也可以反映企业的最新动态，因此可以作为企业竞争的参考；（2）由于灰色文献的不公开，主要在政府部门、企业、机构内部流通，所以灰色文献不容易被获得；（3）灰色文献主要是各机构、企业等自行出版发行，制作份数比较少，且主要根据各方面的最新发展动态来出版，灵活性比较大，内容不受限制。

2 灰色文献的收集

由于灰色文献具有不公开、发行量小、流通面窄等特点，所以收集具有一定的困难。下面结合东莞地区实际情况，分析应该怎样完成该地区灰色文献的收集。

（一）、灰色文献的收集原则

由于灰色文献不像常规文献那样透明化公开发行，因此，灰色文献在收集和管理上将受到一定的影响。为了不浪费人力、物力，在收集灰色文献方面要遵循一定的原则。

（1）针对性。需要针对东莞地区灰色文献的来源和流通方式进行分析，准确掌握灰色文献的内容类型及情报价值，为灰色文献的收集奠定良好的基础。

（2）时效性。任何文献都有一定的情报价值，但随着时代的不断发展，其价值会降低，甚至会变得没有任何作用，这就是文献的时效性。例如，随着社会的不断发展，政府部门的发展规划不可能一直适用，会因价值降低对它做出一定的调整。因此，应该把握时效性的特点。在收集文献时应该快速且收集内容新颖、情报价值高的灰色文献。

（3）科学性。灰色文献的分布广、信息多，收集起來比较困难，因此，在对灰色文献的收集时，通常需要运用一些科学方法，分析灰色文献主要的分布范围以及其中所含的情报价值，避免浪费时间、人力以及物力。

（4）完整性。在收集灰色文献时，需要对其进行全面检查，保证文献的完整性，以便于满足收藏的需求。在文献收集后，对于有缺失的灰色文献，可以咨询相关人士后进行补充，使其完整可用。

（二）、灰色文献的收集途径

灰色文献的收集大多根据城市发展情况来决定，但是方法很多，主要通过以下几个途径。

（1）赠予。图书馆的灰色文献大多是各机构、企业等赠予的，这是最普遍的一种方法。赠送的灰色文献的内容多样，没有针对性，有的甚至有缺失。这就需要我们图书馆采编部门对这些灰色文献进行分类、补充，挑出情报价值高的灰色文献。

（2）索取。有些资料是厂家推销产品赠送的样书；有些是商家为了宣传商品发放的一些有商品类目、作用的图片；有些是企业发的一些推广技术的小本子；有些是政府报告、会议记录、学术论文、业务往来等。这些都是可以直接获得的或间接索取的。

（3）交换。各企业、机构为了加强交流、补充情报，从而，进行文献互换。在东莞地区，多个企业之间建立了文献的长期交换，可以相互了解、互通有无。各企业和各单位应该有专人来负责文献的交换工作，登记交换方、文献类目和交换数量。对灰色文献的收进与给出作到心中有数。

（4）复制。文献收集时，由于收集条件所限，不能带走原版文献，可以采用复印、录制、翻拍、扫描等方法来收集到完整的文献。

（5）网络搜索。随着网络的发展，网络搜索也变得重要了。它可以提高工作效率，便于情报价值的开发。可以输入关键词进行搜索，从数据库中找到与此相匹配的灰色文献。以互联网为例，通过万维网这个资料空间，可以了解最新信息、新闻、热点等，可以快速的查找资料。

（6）实地收集。实地收集的资料多是第一手资料，内容新颖，具有很高的情报价值。一般在学术报告会、洽谈会、展览会等现场收集来的资料就属于实地收集的情报。还可以请志愿者帮助收集，以免造成资料的短缺。

3 灰色文献的管理

在对灰色文献的管理方面，存在着很多问题。例如，收藏不全面、不易检索、没有目录等。为了进一步增强对灰色文献的管理，建议采取了以下措施。

（1）创建灰色文献管理体系。由东莞图书馆设立灰色文献管理机构，制定管理规则，明确各自的任务，各个分馆定期将情况上报。各分馆之间可以相互交流，相互讨论怎样可以更快地收集灰色文献并如何提高灰色文献的利用率，加深对灰色文献的研究。

（2）编写灰色文献目录。由于灰色文献很难获取，且大多数只有标题和正文，不便于文献的检索和开发。因此，图书馆采编部门需要将没有条理的灰色文献进行分类整理，并且编写目录以及一定的关键词，按照目录或关键词对其进行归类，方便读者的检索和阅读。

（3）建立灰色文献数据库。在信息化社会，充分利用各类信息资源并进行有效地管理，是进行科学研究和决策管理的前提条件。建立东莞地区灰色文献数据库，更有利于东莞地区灰色文献的收藏和管理。东莞地区灰色文献数据库应该满足不同读者的不同需求，做到查有所出。

（4）进行用户辅导和培训。为提高读者的检索能力，针对不同读者的需求进行辅导与培训。图书馆工作人员把灰色文献的类型、作用介绍给读者，并通过各种方式向读者推广，使读者能够了解灰色文献，能够快速检索自己想阅读的文献。

随着网络的发展，应该建立灰色文献阅读网站，将收集到的灰色文献统一录入，并且需要对网站进行一定的规划和宣传，对灰色文献进行详细分类，写出检索步骤来引导读者，帮助读者查找灰色文献。例如，图书馆可以将灰色文献中的新观点、新经验以文摘、题录的形式进行宣传，引起读者和用户的关注，吸引更多的读者来阅读。同时，还可以在东莞地区的各机构、企业、学校，采取讲座、海报等形式的宣传，让读者了解网站的作用，并且学会如何使用。

4 结语

灰色文献能反映地区各个领域的发展动态，是经济文化建设所需的信息资源。因此，在有着“世界工厂”之称的东莞，灰色文献的收集与管理尤为重要。应该遵循上述原则，对东莞地区灰色文献进行合理化收集和管理，进一步开发灰色文献，挖掘灰色文献的情报价值。

参考文献

[1]严怡民；情报学概论；武汉；武汉大学出版社；1994

[2]朱正娴；不可忽略的信息资源——“灰色文献”；图书馆；1998（3）

[3]郑满庄；谈灰色文献的收藏和利用；图书馆杂志；1996（1）