浅谈档案管理中的突出问题与对策

韩淑香

摘 要：档案信息化是社会经济快速发展的必然要求，信息技术的日新月异，给我国的档案事业带来了空前的发展机遇与挑战，面对这种形势，如何管理好企事业档案以实现向档案现代化管理方式的转变，成为档案信息化建设中的一个重要问题。

关键词：档案管理；信息化；建设

人类自从进入了信息时代，对信息的需求从来都没有停止过，档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像及其他各种形式和载体的历史记录，它作为社会记}乙的存储工具，对于一个国家、民族的文化发展具有重大影响和意义，档案管理工作要想紧跟时代发展的步伐，就必须充分利用信息化管理的新技术，实现对档案管理的信息化。当前，实现各领域中档案管理的信息化是各行各业所共同面对的新课题。

1 档案管理结构现状

随着社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化。而随着现代化建设以及城市化进程的大幅加快，档案的需求及利用也就越来越多，要求也越来越高，齐全的档案管理系统，已经成为衡量档案应用单位信息化程度的一大标志。很多企事业单位逐渐开始重视这个问题，将先进科学技术运用到档案管理的工作中，不断加快档案管理的信息化建设，努力实现历史档案同未来档案科学有机的链接。

2 档案管理中存在的问题

2.1 档案管理工作的硬件设施不够完善

由于领导层的重视程度不够势必会带来档案管理方面的经费投入的欠缺，尽管有些单位一开始就建立了专门的档案管理系统与存储室，但在后来的工作中就忽视了这方面的更新与投入。致使原来的硬件设施远远跟不上后来的档案的更新与保管工作说要达到的要求，即不重视与时俱进，造成某些单位档案室保管条件比较差，多数单位还达不到档案治理要求，与整洁、规范统一的要求还有一定的差距。少数单位综合档案室变成了杂物室，设施设备老化，有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别单位档案室设防意识不强，设施设备不完善，治理体制不到位，使部分档案受到损害。

2.2 管理人员知识结构老化

档案管理是一项专业性很强的工作，需要随着知识的更新换代，而不断地进行档案管理模式的优化。同时随着信息网络化的进程，档案管理逐渐在向网络化迈进，这就要求档案管理人员的知识结构能随着社会的发展，而不断进行知识结构的调整，可以不断的吸收专业管理知识、科技信息知识、还要充分认识到档案管理工作的重要性，随着科学技术的发展，计算机信息的传播也日益扩大，所设计的档案管理系统也得到了普遍采用，但有些档案管理人员由于不懂得如何运用，导致档案管理的科学化程度不够高，一些先进的系统还不能加以实施，虽然已经推广，但并末在档案管理中得到广泛运用

2.3 思想认识不足，忽视档案管理工作

档案管理工作是一项极其重要的工作，需要专业性很强的人员进行档案的管理，同时在思想上也应该给该工作以足够的重视。在我国的企事业单位，大部分部门认为档案管理工作没那么重要，造成档案管理的松懈。还有的档案管理人员本身就对档案的管理重要性的认识不足，缺乏工作的责任感，致使他们的工作态度不够细，没有奉献的工作精神，也缺乏良好的职业道德，档案管理是一项专业性很强的工作，需要随着知识的更新换代，而不断地进行思想认识的优化。

2.4 档案管理的秩序混乱

当前，我国企事业单位普遍缺乏规范的档案管理制度，造成管理秩序混乱。一方面，档案收集工作不到位。在收集档案过程中，已有的管理制度没能发生作用，缺乏必要的档案收集考核手段，常常造成不交档案状况，另一方面，档案整理不规范。由于企事业单位的不断发展，档案管理人员的流动性较大，再加上档案整理工作缺乏统一标准，常常出现目录与实际内容不相符、遗漏资料等问题，难以追究责任。

3 档案管理的发展对策

我国档案管理体制的不断改革，以及企事业单位服务模式的进一步转变，传统的档案管理模式已经越来越不能适应当今世界计算机网络信息化的发展潮流。因此，实现新形势下档案管理模式的网络化越来越受到各领域的关注。面对档案信息化建设进程的不断加速，必须创新管理手段，建设现代化的档案管理与服务系统。

3.1 提高档案管理意识

加强对管理人员的领导，让他们深刻的了解档案管理的重要性，档案管理者每天工作的内容主要就是信息的采集，那么就要求档案管理人员具有一定的信息采集能力，具有收集信息和管理信息的能力，也应努力提高档案管理人员的管理能力，要充分发挥管理人员的创造性以及档案管理人员的主观能动性。只有了解档案管理的具体内容，才能更好的去管理档案，把档案管理工作做好。

3.2 增强档案管理人员綜合素质

随着现代档案管理技术的不断提高，对我们档案人员的要求也越来越高，现代化科技手段和先进操作管理技术渚 追切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化都是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以我们要重视人才培养，推进档案信息自动化的关键是人才，档案信息自动化不仅要求档案治理人员要了解计算机、网络知识，还要有相适应的熟练的计算机操作技能和精通的档案业务知识，只有牢牢地掌握了这些，才能发挥计算机的管理优势，减少手工操作，提高工作效率；另外还要加强档案管理人员的法律意识，努力地学习Ⅸ档案法 以及 保密法 及国家关于档案治理等方面的法律知识和与商业有关的规章制度。做到知法、守法、维护档案的历史真实性。除此之外，对档案人员的定期考察和继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度，都有助于提高相关人员对档案管理工作的重视程度。

3.3 建立健全档案管理制度

实践证明，建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。一是要严格按照国家有关档案工作的法律法规，对应归档的文件材料，做好文件的收集、整理、归档工作和对档案文件要严格按照程序做好鉴定、销毁、归档工作；二是要建立相应的档案管理制度，对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度，三是为了避免档案的丢失、改动，要严格手续，建立健全档案工作责任追究制度，做到档案查阅、借阅和归档入库有登记。

总之，档案文化建设是一个循序渐进的过程，需要全社会的支持与努力，我们要紧紧抓住社会主义现代化建设这一大良好契机，不断解放思想，以求真务实的态度及创新变革的思路和举措，积极主动地投入到现代化建设之中，不断提升档案文化的社会影响力。