信息化环境下企业养老保险档案管理模式探讨

郭晋余

摘 要：随着信息技术的发展，网络信息资源的多样化，社会养老保险事业不断发展，覆盖范围不断扩大，参保单位、参保职工和享受社会养老保险待遇的人数也在不断增加，管理手段也受到信息化进程的影响，企业养老保险档案管理的重要地位日益凸显。原有的传统的养老保险档案管理方法已经很难适应发展的客观要求，加强和完善信息化环境下企业养老保险档案管理新模式势在必行。本文将在对企业养老保险档案管理现状分析的基础上，结合信息化环境提出企业养老保险档案管理发展模式。

关键词：信息化；企业；养老保险；档案管理

1 引言

我国现行的养老制度可以追溯到上世纪80年代中期，当时面临的问题是起步晚、覆盖面小，资金不足。目前养老保障范围已经逐步扩大到各类企业，保障形式和渠道都随着社会保险的发展在不断发生变化。这期间所形成的各类档案材料纷繁复杂、五花八门，系统管理迟迟跟不上需要，缺乏专业管理队伍。

2003年以前的企业养老保险档案大部分集中在企业，在职职工、退休人员档案由企业及其主管局管理。2003年起开始，所有企业档案开始逐步向社会保险经办机构移交，移交过程中涉及较多的档案资料，系统管理起步晚，一度陷入混乱。加上现代化技术手段飞速发展，信息化进程不断加快，影响波及到各行各业，档案管理行业也不能例外，依靠传统的管理已然无法满足日益发展的企业步伐，加上现在人才流动性大、政策变化快，企业发展日新月异，缺乏精心管理档案的理论和实践势必给企业养老保险档案管理带来阻碍，从而影响企业人才的招募留任，因此探讨信息化环境下企业养老保险档案管理模式十分有必要。

2 企业养老保险档案管理现状

2.1 档案管理制度不完善，开发利用程度低

企业职工属于流动较大的人群，养老保险档案来源纷繁复杂，职工养老保险逐渐积累了大量的档案信息资料，但其开发利用仍处于“初级阶段”，主要用于职工计算养老保险待遇和离退休人员养老金调整等方面，推送社会保险发展和决策方面幾乎未开发。因为档案来源复杂，又缺乏统一的管理流程和完善的制度，有序管理尚未解决，更遑论开发利用。

2.2 系统管理未完全实现

我国2009年9月才出台实施了《社会保险业务档案管理规定》，这是第一个统一的社会保险档案管理的规定。管理法规实行较晚，导致档案管理部门并未一早就把企业养老保险列入管理范围。管理水兵不高影响社保业务的开展，即使信息化程度可以满足企业养老保险的系统化管理，也难以短时间实现，软硬件和管理人员配套不足，不能完全适应管理需要，导致现代化技术不能发挥出应有的管理效能。

2.3 档案管理意识不足

各地的社会保险经办机构有各自的规定，不统一、不规范。企业职工流动人员有些仍然缺乏相关意识，自己个人保存有关参保资料，导致档案遗失时有发生，虽然设立了企业养老保险档案机构和管理人员，但没有过硬的措施和规定，也没有足够的意识宣传，仍然有一大部分流动人员保存着个人的参保档案资料，企业不及时将有关资料归档和不认真办理的问题也不同程度存在，导致养老保险真正利用遇到麻烦。

2.4 缺乏专业的管理队伍

档案管理专业人才不在少数，但随着社会发展、信息化技术的渗透，传统的档案管理和纸质目录检查无法满足档案管理和事业发展的需要。企业职工养老保险档案数量巨大，发展变化快，利用现代化的管理手段才能保障有序管理。这就需要既懂得档案管理知识，对企业养老保险档案特点熟悉，又能够利用现代化信息技术进行管理规范的专业管理队伍。目前的状况在转变期，档案管理工作有属于边缘性、安插性岗位，还需建立专业的管理队伍。

3 信息化环境下企业养老保险档案管理模式

3.1 自上而下规范管理责任

提高企业养老保险档案管理的意识问题，要从健全组织领导机构，强化责任管理开始。信息化环境下一改往日改革缓慢的步伐，要将档案管理工作纳入绩效责任考核，组建相关科室和领导小组，定期培训、研讨、交流，研究解决企业养老保险档案管理在发展中遇到的新情况和新问题，在改革中调整策略，定期检查，规范管理。

3.2 资金倾斜，利用现代化技术实现系统化管理

企业养老保险管理在信息化时代需要利用现代化的手段进行管理，是 适应时代需求，发展企业养老保险业务的必然要求，要采取多种渠道措施解决资金问题，加大硬件投入，配备现代化管理手段。比如建立标准库房，配备温度湿度计、干燥剂等专用物品；建立数据库、配备扫描仪等，开发档案管理软件并不断更新，确保档案管理和检索工作正常开展。

3.3 培养信息化环境下的专业管理人才队伍

制定人员培训计划，不断提高信息化环境下专业档案管理人员的业务素质。信息化环境对企业养老保险档案管理人员的业务素质提出了更高的要求，除了要掌握最先进的档案管理专业理论知识和管理工作理念，还要不断革新理念，了解新政策新信息，再者需要结合企业养老保险的不同实际进行专门管理，并且掌握信息化管理的软件使用操作技能。

4 总结

综上，随着信息化技术的飞速发展革新和社会市场经济的不断发展进步，档案管理工作不断面临新的形势和要求的挑战和考验，企业养老保险是维持人才稳定、保障企业职工社会权益的重要部分，必须跟上发展的步伐，转变观念、拓展服务领域，创新服务模式，结合信息化环境的技术手段，积极开发起利用价值，提高养老保险档案的利用率，更好的发挥应有的服务功能。

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