基层医院大事记编写与利用体会

杨秋雨

医院大事记是记载医院重要工作、重大事件的一种文体，真实反映了医院各个历史时期在医疗、护理、科研、教学、管理、重大事项等实践活动中发生的大事、要事和新事等等，可以为医院各项工作提供借鉴和参考，也是医院工作的备忘录，可以为编史修志提供可靠的依据和凭证。因此，大事记的编写、利用在医院的档案工作中有着重要的地位和作用。

笔者承担着所在医院的大事记编写工作，在工作中积累了一些教训和经验。本文试着从基层医院档案管理者的角度阐述工作中的一些心得与看法。

1 医院大事记的作用

（一）首先，大事记可以为医院工作总结、工作检查、工作汇报、统计和上级机关掌握情况提供系统的、轮廓性的材料。它是工作查考的重要依据性资料，能给参阅者以一定的启示和引导，为查找有关档案资料提供线索。通过大事记可以比较完整、清晰地反映医院的发展轨迹，便于总结经验，研究问题，为领导和职能部门研究工作时提供参考依据。

（二）大事记具有史料价值，可以补充档案史料的不足，是医院工作的备忘录。在医院工作中，有些大事、要事没有形成文字资料，例如，上级主管部门领导来院视察工作，医院对外的交流活动等，也没有存档的材料，有了大事记就可以弥补档案的不足。

（三）大事記可为编史、修志提供可靠材料依据。例如，笔者所在的医院于建院60周年之际编写了记载医院发展历程的画册，其中很多重要内容都来自于大事记等档案资料的记述。

（四）利用大事记提供的丰富的材料，可开展对内和对外宣传。

医院的宣传离不开大事记。例如，医院简介、历史回顾、宣传画册、宣传片等，很多历史资料都取材于大事记和各项档案资料。此外，医院大事记还为所在区域的地方志提供了不可或缺的材料。笔者所在的医院每年根据大事记编写并向上级政府报送材料，在区地方志和党史编写中发挥了重要作用。

2 基层医院大事记编写和利用中存在的问题

（一）记录的事项不够全面

医院大事记应该包括医疗、护理、教学、科研、财务、后勤、设备、管理等各方面的大事要事。但在实际工作中，大事记往往由档案员或者办公室人员撰写，由于工作内容所限，他们往往对医院行政管理事件较为敏感，而忽略了医疗业务和其他事项，如学科建设、业务开展等，造成了大事记记录事项的不完整和不平衡。

（二）记录缺乏完整性和延续性

大事记缺乏完整性主要有几种表现。一是大事记过于简单，缺乏事件结果或者必要的展开记述，如，某科室上报的大事记写到：“*月*日**科组织医务人员到**处开展大型义诊活动”。对组织了多少医务人员、参加的群众有多少，以及群众有何反映和其他结果等均无记述，读者无法了解活动的规模，也就无法评判此次活动的意义。二是有缺乏对大事意义的必要描述。一般来说，大事记只是客观的记述事实，编写者不能加上主管评论，但是，对于这一规则，有时候也要灵活掌握。例如，某大事记写道：“*月*日我院接收*名来自**学校的临床医学专业实习生”。仅从这条记录来看，作为高等医学院校的教学医院，接收医学院校实习生是日常工作，无须列入大事记记录范围。笔者经询问才得知，在此之前，医院的实习生都是大专学历的实习生，这是第一次接收本科层次的实习生，是教学工作的一大突破，故将这一情况补充进去。所以，对于某些特殊事件，必须对其意义、影响等加以客观介绍，才能使读者从本质上对事件有全面的认识。三是工作中经常会出现暂时没有结果或者需要跨年度办理的事情，这时，编写大事记就需要注意追踪未完成事项的结果并记录，以免影响记录的完整性。

（三）只记录成绩，忽略缺点和过失

笔者发现，医院各个部门报送的大事记资料几乎都是工作动态、工作进展及成绩，但是对于过失、教训等等却只字不提，造成大事记无法全面、客观反映医院工作的全貌，降低了其存史资治的作用。例如，我院曾于某年发生过一起医疗差错，造成了重大的经济和名誉损失，有两名科室负责人因此撤销职务，但是负责医疗纠纷处理的医务科并未将此事记录下来，且由于档案知识的缺乏，相关资料亦未移交档案室，造成在后来医院在制定相关制度时缺乏参考资料，花费不必要的人力查找该事件的前因后果。

（四）重点、特色工作不突出

在工作中，笔者发现，一些信息员对大事的记录追求面面俱到，将一般常规性的事务也记录下来，使大事记变成了日常工作“流水账”，真正的要事和重点、特色工作反而难以捕捉。在汇总编写医院大事记使必须对这些事件加以甄别，去伪存真。

3 编写基层医院大事记的几点体会

（一）明确大事记的标准和范围

医院工作千头万绪，什么样的事是“大事”、“要事”呢？笔者认为大概有以下几个标准：

第一、当时的意义重大、事后影响久远。在医院大事记中，此种类型较为多见。例如：重要的领导视察、重大的会议、重要规章制度的制定实施、重要的人事任免、基建工程、科室的建立、合并、撤销、名称更改、医疗护理科研工作的重要成绩和成果、集体或个人获得的区、市（局）以上的荣誉或先进称号、医院主要党政领导参加的重大活动和外事活动、重要设备仪器的采购使用等等。这些事件对医院的发展产生重大的影响。

第二、有资治和教育价值。记录和反映医院工作的经验教训、成败得失的大事，能够给领导和管理者提供借鉴和参考的，都可以做为大事记收录的范围。例如，大事记记载：某月某日，我院在全院推广使用微信企业号“请假出差”功能进行请假，淘汰了以往纸质请假单，缩短了审批时间。此条记录反映通过信息化手段实现了管理创新和工作效率的提高，具有资治价值。又如，某医生由于违反社保规定，在社会上造成不良影响，使医院蒙受了经济和名誉损失，这样的事件也必须记录。

第三、具备查考的价值。有些事件的影响并不重大或久远，但是一个具体的历史事件，可以为修志提供史料。例如，某些部门的撤销、重要领导和重要人士的任免或离世等。

此外，在明确上述范围后，为了使大事记既能全面反映醫院工作和发展过程，又避免重点不突出的情况，要注意“常事不书”的原则。不管在哪个行业哪个单位，每天都会有大量的常规工作，其中不乏规模较大、较为重要的工作，但是如果一一记录，显然造成重复。所以在常规工作中要抓住特色、变化，没有亮点或者新意的事件可以忽略不记。如医院定期组织的义诊活动，每次的规模、参加人员等情况都差不多，就无需次次记录。但某次义诊参与的医务人员较多、且都是高级职称的专家，或有其他重要人物，吸引了很多的群众，造成了较为重大的影响，则值得记录并将以上情况一一记述清楚。

（二）建立院科两级大事记编写制度，完善资料收集工作网络

基层医院人力缺乏，档案管理人员身兼数职，为了突破档案室的限制，将大事记的编写和素材搜集延伸到全院各业务的每个角落，应当建立院科两级的大事记编写制度。笔者所在的医院结合工作实际制定《信息报送制度》和《大事记报送制度》，规定每个部门设置1～2名信息员，负责党政信息、新闻通讯和大事记材料的采写、报送，每月报送大事记，严格规定报送范围、责任部门、报送频率，将报送数量量化，列入信息报送的积分，积分每月进行排名，并与各部门绩效考核挂钩，报送的大事记被医院采用还有奖励，激励全院上下参与到大事记材料的收集与报送中来，使院、科，尤其是职能部门积极为医院大事记的编写提供立体的素材支撑。

同时，每年度至少举办一次信息员的座谈会和培训交流，提高编写人员综合业务素质，他们掌握大事记的入选标准、写法，。

（三）广辟大事记来源

由于日常工作繁杂琐碎，档案管理人员要养成记“流水账”的习惯，事情发生后立即记载下来，并尽可能把细节记清楚，然后定期整理。其次，要善于从医院的档案、文件、报刊杂志、各科室上报的信息、通讯等报道和医院的工作简报、总结中捕捉相关的信息。例如，医院的管理性文件中可以找到机构建立、重大会议纪要等情况，设备档案可以查到重大设备的购置、安装使用、维修等情况，会计档案可以查到大笔资金的使用、大型项目的支出等情况，等等。

（四）注意凸显自身的特色

大事记每个单位都有，在保证完整性、准确性的前提下，编写大事记还要注意体现所在医院的特色。例如，笔者所在的医院自去年以来进入了快速发展期，引进了大量高级职称医务人员、购买了大量高端设备、开展了各类新技术新项目。在收集资料时，要注重围绕医院的发展壮大为中心展开，进行客观的叙述，给读者呈现出医院真实客观的发展历史。

参考文献

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