档案保管工作的意义和任务探析

张焕清

摘 要：档案保管工作，就是以一定的技术措施和方法，对档案进行保护和保管。档案工作人员要熟悉和掌握档案损毁的规律，采取专门的技术措施，最大限度地防止与减少档案的损毁，努力延长档案的寿命，并保证档案的政治安全。

关键词：档案保管；意义；任务

档案是我们党和国家的重要机密和宝贵的历史财富。随着社会主义事业的不断发展，档案材料不断形成和日益丰富。作为国家永久保管档案的基地，档案馆有着神圣的责任，必须采取一切技术措施，保障国家档案财富的完整和安全，最大限度地延长档案的寿命。档案工作者不仅要使档案为当前各项事业服务，而且要为社会的长远利益服务。在某种意义上说，解决档案被损坏与档案完整安全之间的矛盾，是档案保管工作的核心。档案保管工作的意义可以归纳如下：

（一）维护党和国家历史真实面貌。档案是历史记录，是国家的宝贵财富。从载体来讲，它是以一定的物质形式而存在的。由于各种因素的影响，档案处在不断损毁和变化的过程。档案保管部门要维护其完整和安全，使其长久保存为子孙万代服务，特别要保护档案文件的原始内容和纸张、字迹特色以及各种标记、印章、声音、形象等的完整。最大限度地延长档案的寿命，才能更好地为维护党和国家历史真实面貌提供可靠的真凭实据。

（二）延长档案的寿命，为国家的长远利益服务。档案保管工作是档案工作中的重要组成部分，将档案保管得完整安全，反映历史真实面貌，才能确保党和国家对档案的长远利用。如果保管工作只片面强调保护档案的安全，而不愿提供利用的方便，档案保管工作便失去意义。相反，只迁就一时提供利用的方便，而不顾档案的保管寿命，最终会影响档案的长远利用，不能最大限度地发挥档案的使用价值。所以档案的保管工作与提供利用之间的矛盾，应当认真对待，妥善加以解决。保管工作应在保护措施、制度、办法以及具体的技术处理上，做到既能保护档案文件不受或减少损毁，以利延长档案的保管寿命，又能为党和国家各项事业的长远利益服务。

总之，档案工作的实践，要求档案保管工作人员把档案完整无缺地长期保管下去。这既要采取一切技术措施克服损毁因素，尽量延长档案的寿命，为维护党和国家历史真实面貌服务。另一方面，要求我们档案保管工作者，积极学习和掌握科学技术知识，提高现代化管理水平，切实完成档案保管工作的任务，更好地为社会主义事业服务。

档案保管工作是向一切可能损毁档案的各种不利因素作斗争的过程。维护档案的完整与安全，是档案工作中必须遵循的基本要求。保管工作的总任务是：档案工作人员要克服与限制损毁档案的各种因素，维护档案的齐全与完整，不断提高档案科学管理水平，最大限度地延长档案的寿命，保证档案的政治安全。具体任务如下：

（一）维护档案的完整

（1）坚持党和同家的集中统一管理档案的原则，使国家的档案财富集中到各个机关档案室和各级档案馆进行统一管理，不准分散和私自保存。

（2）有必需的档案库房、柜架和其它设备。档案库房应防止过高的温湿度、光线辐射，防止有害气体和微生物，以避免档案的潮湿、发霉、生虫、鼠咬和纸张变脆、磨损、字迹模糊等事故。

（3）有严格的责任制、措施和制度。有防止暴风、雷电、洪水等自然灾害侵袭的措施，并严防盗窃，纵火等损毁档案的事件发生。

（4）维护档案的政治安全。建立严格的保密制度，堵塞一切漏洞，防止失密、泄密事件的发生。

（二）档案库房管理要科学

在当前库房管型的基础上，要做到库房、柜架、案卷规格、排列、编号统一化。在保持档案文件的有机联系的原则下，档案存放条理化，排列系统化，保管科学化，便于调阅存取并有利于保护档案文件。

（三）逐步实现档案保管工作的现代化

随着社会的发展，科学技术的进步，逐步实现档案保管工作的现代化。为保护档案的安全，应逐步实现监护系统的现代化（自动报警器、自动灭火器、电子监测等）和库房管理现代比（自动和半自动的密集排架），采用各种先进的技术（应用电子计算机储存、检索，缩微复制，录音，录像等），使档案保护工作尽量防止和减少档案的损毁，努力延长档案的保管寿命。

总之，档案保管工作，是按照档案制成材料的特点及其损毁的规律，研究保管档案的技术与方法的科学。所以，档案保管人员不仅要懂得政治、经济、军事、历史、地理、物理、化学、生物、气象等学科的知识，而且要熟悉和掌握档案制成材料的损毁规律，克服与限制损毁档案的因素，从而达到保护档案的完整安全，延长其保管寿命的目的。

档案本身是社会现象，以一定物质形式存在和运动着。随着社会的发展，档案在数量和成分上都将日益增大和复杂，另一方面，由于各种不利因素的影响，档案本身会不断地损毁和减少。档案损毁的原因有以下两方面：

（1）档案的自然损毁因素

①损毁档案的内因——档案文件本身。档案制成材料包括纸张、墨水、油墨、复写纸等。

纸张，是档案文件主要制成材料之一。纸张质量低劣在光线、温湿度的变化状况下，会变黄、发脆、老化等。檔案工作者要熟悉和研究档案制成材料的优劣特点，采取相应的技术措施，最大限度地延长档案文件的保管寿命。

墨水、墨汁、油墨是当前书写扣印刷档案文件的主要材料。书写材料的质量取决于原材料的质量相加工技术的好坏。质量低劣的书写材料，会使文件的字迹洇化、褪色、变质。

② 损毁档案的外因——不适宜的温湿温度、光线辐射、灰尘污染、有害气体、有害生物、水火灾害等因素。

库内温度太高、湿度太大或者忽高忽低会使纸张发生膨胀和收缩，降低纸张的机械强度，缩短保管年限。库内温度过高，档案文件的水分蒸发，纸张变黄、变脆，耐折程度降低。温度大，容易生霉和细菌繁殖，使字迹褪色，破坏纸张强度，缩短档案文件的寿命。因此，国家规定库内温度应保持摄氏14℃一20℃左右，相对湿度为50%一60%左右。在这样的环境里，纸的机械强度最高，韧力最大，可以延长保管年限，又能限制霉菌，微生物和昆虫的繁殖，保护纸张的耐久性。

要防止各种紫外线对档案文件的辐射和破坏。档案文件经过光线的辐射之后，会使纸张很快变质，尤其对潮湿的文件，光的破坏作用更大。

灰尘、有害气体、微生物等都会使文件破碎，造成字迹褪色、纸张机械强度降低甚至腐烂。库内的昆虫、霉菌、老鼠更会给档案文件带来严重的破坏。

（2）档案的人为损坏因素

档案在搬运取放（库内搬运、战备搬运、装卸、打捆、调阅等）的机械磨损，结档案文件带来物理性损坏。另外，由于工作制度不健全，责任心不强，都会使档案文件受到不同程度的很大。

档案保管工作为档案的利用与开发提供了基础，档案的利用又是档案保管的最终目的，二者相辅相成，这就要求我们档案工作者在保管和利用中相互协调和相互补充。

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