浅谈综合档案馆如何为政务信息公开服务

郭淑婉

《中华人民共和国政府信息公开条例》中明确规定“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。”《条例》从立法的角度明确了档案馆在政府信息公开工作中的地位，赋予了档案馆新的职能。积极主动的为政府信息公开服务，已经成为档案馆的共识，综合档案馆要如何让档案更好地为政务信息服务就显得更加重要。

信息公开既是国家民主法制建设的需要，也是满足民众知情权的需要，更是促进社会发展的需要，而档案作为政务活动中一种重要的信息资源，应把握潮流，探索有利于社会和公众利用的开放模式，更大地发挥档案的利用价值，满足社会各界的信息需求。各地档案馆要积极开发档案资源，不断充实档案信息服务内容，加强人员管理和技术培训，充分利用网络信息平台，为群众提供人性化的服务，简化查阅利用手续，让越来越多的市民走进档案馆就像走进图书馆、美术馆等文化设施一样方便，在这里阅读档案、利用档案。

1 顺应形势需要，强化档案工作社会职能

进入21世纪，随着改革的不断深化、经济社会的发展、各项事业的进步，档案工作也随之发生了变化，尤其是在政務信息公开的环境下，社会对档案工作的需求日益增多，历史呼唤档案工作走上前台、走进社会，融入百姓生活。档案工作能不能适应时代要求，有所作为，取决于我们对档案工作的认识和定位，取决于我们的工作是否围绕大局。因此，如何搞好档案开放，已成为我们亟待解决的问题。

从政务信息公开现状看，政务信息公开作为电子政务建设的一项重要内容，给档案馆带来了很大的影响。若想让档案更好地为政务信息服务，应从思想意识入手，树立正确观念，要把为部门工作和社会各界提供更多更优质的服务作为档案工作的重要职责、把为人民群众提供优质服务作为档案工作的永恒主题、把不断创新作为档案工作科学发展的不懈动力，本着对历史负责、为现实服务、替未来着想的原则，在优质服务中体现档案工作的价值，更好地发挥档案服务社会的作用，推进档案事业的发展。

2 面对机遇挑战，大力开发档案信息资源

档案馆在政府信息公开中具有独特作用，归纳起来，主要表现在以下三个方面：一是丰富的馆藏为政府信息公开提供了资源保障，发挥政府信息资源的整体价值；二是档案馆具备政府信息公开的条件、技术和经验，有利于降低政府信息公开的成本；三是档案馆具有政府信息资源深度开发的职能，可组织力量对原始的政府信息进行编研和对外提供利用。因此，《条例》明确规定档案馆是政府公开信息查阅场所之一，行政机关应当及时向国家档案馆提供主动公开的政府信息，这样既明确了档案馆在政府信息公开中的作用，又赋予它一个科学合理的定位。档案馆在政府信息公开中是处于服务主体的位置，是政府信息公开发布平台和查询平台，是本级政府信息集成器和聚集地。大力开发档案信息资源，才能有效为人民群众提供全面、快捷、便利的服务。

首先，要大力开发政务信息资源。档案馆必须全面了解政府信息的运作和实施过程，加强与政府部门之间的沟通和协调，才能确保政务信息在第一时间内及时归档，然后再对其进行整理，鉴定和编目等。开发政务信息资源，应实行主动与被动并举，确保提供利用的政务信息更新、更全、更准。

其次，按照《条例》中“首先是能够有效地保证人民群众的知情权，因为政府信息公开条例是推进社会主义民主，建设法制政府、阳光政府、透明政府的一个重要举措”的规定。要加强政务信息公开范围的界定，拓展档案的深度和广度。档案馆与业务部门应共同参与公开政务信息范围的鉴定。因为业务部门熟悉处理过的文件，了解文件的价值以及与社会各界的联系程度，这样提供的信息资源可用性就会较大，档案信息资源才能创造更多的社会效益，真正实现档案信息资源共享。

3 加大管理力度，提升档案服务工作水平

事实上，作为公共事业单位的档案馆，其工作实质是服务而不是管理，是以档案馆为基点，服务于政府机构和公众的。因此，我们十分有必要借鉴三维空间理论构建新的服务模式，以便更好地解决政务信息公开下档案服务工作的困难。

政务信息公开是相对于信息封锁而言，是确保信息传播的及时、畅通与公开，它要求政府及时公布与公民利益有关的信息，使公民能了解自己的地位，以保护自己的权益，而政府作为信息公开的义务主体，有义务清除信息阻塞，保障政府的公信力，这就是政务信息公开的含义和依据。然而，在政务信息公开的过程中，档案馆、政府又各自存在不同的问题，主要表现为，服务主体不明确、服务制度不合理、服务观念太保守、服务官本位色彩浓重、政府对档案馆沿袭惯性管理等。致使公众获得信息不够及时、准确，形成思维误区，对档案馆敬而远之。从这些角度分析，构建包括政府、档案馆以及公众的档案服务三维空间是符合形势发展需要的，而且这三者之间牵一发而动全身，例如公众对民生信息需求与日俱增，档案馆的服务若仍保持被动局面，最后只会导致服务主体与服务客体的分离，档案馆将黯然失色，政府民主权利普及与下放也难以得到体现。

总之，档案馆要抓住政务信息公开的机遇，适应社会发展的需要，以群众需求为导向，以现代信息技术为手段，以信息化为发展方向，以面向社会为目标，创造性地开展档案工作，充分有效地发挥档案的作用，不断提升档案工作的社会地位和服务水平，实现档案事业的迅速发展。