实现文件资料共享后的档案管理模式探讨

杨利军

1 杭州市住保房管局文件资料共享系统简介

1、产生的背景

资料共享系统是在局提出“一次收件，全局共享”的中心指导思想下，在目前杭州市住保房管局信息管理系统的现有基础上，为进一步提高我局房产管理的效率和对外服务质量而提出的新的系统项目。资料共享系统项目的提出是社会大背景和局系统工作现实情況相互作用的结果。

随着电脑的普及和网络技术的迅猛发展，办公自动化也以前所未有的广度和深度向前发展，在办公自动化的这一进程中，政府机关、事业单位无疑在其中扮演着主要角色。另一方面，提高行政效率，最大限度的便民利民，这是长期以来政府所追求的目标和一直努力的方向，也是长期以来广大群众所关注的问题。而在这种社会大背景下，房管系统却存在这样一种工作现状：本来，房管系统的整个业务工作基本上是以工作流的形式在进行的，好比一条多个节点串成的线，系统内各个单位就是组成这条线的多个节点中的一个，理论上说，对于某一节点取得或产生的要素，其后一环节或其后多个环节都可继承过来并加以利用，倘若多个节点多次获取同一要素，那看来就是一种重复。然而，从工作流的角度看，目前房管系统内各项业务工作基本上是分割开来的，系统内各单位之间甚至单位内各部门之间对于同一资料都是进行多次收取，而对本系统内产生的审批结果也是要求业务申请者提供的。正是在这一背景下，局里面提出了构建资料共享系统，实现“一次收件，全局共享”。

2、具体模式

简单说来，就是通过对收件资料和审批结果材料的扫描和补扫描，形成电子影像，各单位受理业务时通过查询，调阅电子影像和比对相关信息，获取自己所需信息，从而实现资源的共享和办公的自动化。

从界面设计和操作方法看，资料共享系统是以杭州市住保房管局信息管理系统辅助业务系统的身份加以定位的，因而它基本上延续了《杭州市住保房管局信息管理系统》的界面设计规范和操作方法。

2 实现文件资料共享后档案管理模式的转变

1、减少档案管理的被动性，走出档案馆的围城

杭州市房产档案馆目前对档案的接收缺乏长期规划性、完成任务性色彩较浓。尽管在每年的馆工作计划中对档案接收的具体内容都有表述，但基本上都是从完成工作指标的角度考虑的，缺乏对增加馆藏内容、丰富馆藏层次以及是否有利于档案馆长期发展的思考。 此外，由于缺乏相应的规范要求和业务指导，档案馆对档案的接收，要么是移交单位移交多少档案馆就接收多少，而且对进馆档案整理质量不作要求，这样势必造成大量无序和重复资料的进馆，从而给档案的后续整理带来诸多困难和不便；要么是档案馆派人到移交单位，帮助整理好以后再做移交，这种做法有其好处，但前提必须是档案馆有充裕的人力和时间。

档案馆是文件资料共享系统项目的主要参与者之一，做了大量的前期调研工作。在调研过程中，档案馆不仅通过本馆资源对档案本身进行研究，而且还深入档案形成的各单位进行实地调研。通过调研，我们不但对整个房管系统的业务流程有了比较全面的了解，也对整个房管系统的档案类型及档案的来源（即档案产生、发展和最终形成的全过程）有了更为全面、深入的了解。这就为我们下一步对档案的分类、档案的组卷等进行研究并做出相应规定打下了基础，有利于我们对档案的管理。同时，文件资料共享系统项目对于资料的扫描、对于资料的立卷归档都做出了要求，这就有可能使得档案从其形成起就步入规范化的轨道，这不仅有利于档案资料形成单位对其档案资料的管理，也为档案馆今后工作的开展赢得了主动。文件资料共享系统是一个契机，它将促使我们工作的方向从目前以进馆后的档案管理为重点转变为今后对进馆前档案和进馆后档案管理两者并重的局面。这就意味着，档案馆必须更多地从馆内走出去，将触角延伸到馆外，加强与系统各单位之间的交流与沟通。

2、档案管理向统一、规范化的方向转变

文件资料共享系统是将局系统内各单位联系起来，把各个业务办理置于统一框架之内进行考虑的，这就要求档案管理也应走向统一化、规范化。

（1）统一化管理规范的出台

实行档案的规范化管理是实现档案管理工作现代化的前提和基础。随着科学技术的发展，为了统一档案工作标准，防止档案管理上的混乱，必须用档案管理的规范手段来解决这些问题。为此，我们可按统一标准、统一规则、统一标符、统一的检索语言、分类方法进行操作，使档案工作达到协调统一，以便在整个局系统范围内推广使用。

目前，以局名义发文的正式的档案规范性文件主要有如下几个：《文书档案整理规则》和《关于文件材料归档与不归档范围的规定》。从数量上说是少的，涉及的档案类别也是十分狭窄的。此外，档案馆还拟定了部分馆内使用的档案规范性文件，如商品房预售许可证、拆迁许可证等业务档案的立卷办法。总体上说，档案馆对于有关档案规范性文件的工作还亟待加强。文件资料共享系统建设过程中以及建成后，必然要求大量规范性标准的出台，其中涉及到档案管理方面的主要有：档案的分类规则、各类档案的立卷归档办法和有关电子影像的质量标准、组织要求及移交办法等。因此，在今后的工作中，必须加强档案规范性文件的研究与拟定，以使整个局系统的档案管理纳入同一框架之内。

（2）业务指导的提升

要使档案管理走向统一化、规范化，光出台相应的管理规范是远远不够的，还要求档案馆做相应的推广和解释工作，这就涉及到一个业务指导的问题。客观上说，到目前为止，业务指导仍是档案馆工作的薄弱环节之一。文件资料共享系统建设过程中和建成后，对档案馆业务指导的要求是不断提高的：一是要求档案馆出台更多档案管理规范并对其做出解释；二是由于文件资料共享系统是电脑程序为基础构建起来的，因此要求档案人员有更高的素质，不仅要具备一定的档案知识，还要具备一定的现代化思想、掌握一定的现代化设备和技术。为此，一方面，档案馆工作人员必须不断加强业务学习，努力提高自身素质；另一方面，档案馆也要加强对工作人员的业务培训，以使档案管理人员向知识化方向发展，成为复合型的人才。

3、档案实体管理进一步向信息管理的转变

所谓档案实体的管理，就是遵循全宗原则，对档案原件实行集中、有序的质量和安全管理，主要包括档案的收集、整理、鑒定、保管四个环节。在这种管理模式下，传统的手工方式是最主要的管理方式。所谓档案信息管理，就是以档案信息与载体的分离为前提，物的概念弱化，直接对信息进行相对独立的管理、加工和利用。在这种管理模式下，电脑自动化管理成为最主要的管理方式，而信息技术则转化成为提升档案管理效率最直接的要素。档案信息管理的对象是电子档案，电子档案的来源有两个：一个是数字化的档案，所谓档案的数字化，具体来说就是将档案的目录信息输录进电脑和把纸质档案扫描成电子影像存入电脑。另一个是办公自动化条件下产生的大量电子文件。在目前电子文件合法性还存在较大争议的情况下，电子档案主要还是来源于数字化的档案。

目前，除了历史档案，档案馆已经将绝大部分房产发证档案数字化或半数字化（即只实现了档案目录的电子化，而尚未实现纸质内容的电子化），这就为档案从实体管理向信息管理过渡创造了较好的条件。从档案利用的角度看，目前档案馆是手工调档、实体调阅与电子调档、电子影像调阅两种方式并用，但重心逐渐向后者偏移。总体说来，目前档案馆正处于实体管理向信息管理过渡的时期。

文件资料共享系统建成后，对档案信息管理的广度将扩展、难度将加大。因为档案馆对档案电子信息的管理目前基本上局限于房产发证档案，而在文件资料共享系统建成后，档案馆对档案电子信息管理的范围将扩展到拆迁、预售等其它类别档案。不仅如此，由于文件资料共享系统是基于整个房管系统业务流程有效运转的考虑，因此对档案电子信息的管理必须考虑房管系统各个业务环节所产生档案之间的内在逻辑关系，所以文件资料共享系统建成后，对档案信息管理的难度也将加大。此外，文件资料共享系统将推动房管系统办公自动化的发展。也许就在不久的将来，在房管系统全面实现办公自动化后，档案馆面对的将不再是成堆的纸质文件，而是大量的电子文件。那时候，档案馆考虑的可能将是如何更好地对电子文件进行组织接收，如何更好地保证电子档案的合法性、完整性和安全性等。如果从这方面加以考虑，那么文件资料共享系统建成后档案信息管理的广度和难度就将更进一步了。

尽管在社会不断发展、现代技术不断提高的情况下，由实体管理转向信息管理已经成为档案管理的一种必然趋势，不管文件资料共享系统项目存在与否，实现实体管理向信息管理的转变都是档案馆工作的一种必然选择，但文件资料共享系统项目的建设，毫无疑问，将迫使档案馆管理模式的这种转变来得更为迅速。在这里有一点必须指出，我们说要实现实体管理向信息管理的转变，并不是指要抛弃对档案实体得管理，而是指一种工作重心得转移，因为毕竟档案实体是档案数字化的基础，即使办公自动化实现后，我们管理的是电子文件，但同样也要考虑实行“双套制”。