浅谈网络化背景下提高企业文书档案管理的策略

潘慧冬

摘 要：企业文书档案是企业在行政管理事务活动中产生的具有归档价值的各种形式的文件材料。企业文书档案管理工作是企业档案管理的一项基础性工作，在企业组织建设、规范企业事务管理、发挥凭证作用等方面起着重要的作用。随着社会的不断发展更新，传统的文书档案管理工作已不能满足现代化的企业发展需求。因此，我们要应时代之需，通过网络信息管理技术，不断提高文书档案管理的效率和质量，为企业的发展决策提供有力的支持。本文通过网络化背景下企业文书档案管理存在问题入手，并针对其提出了几点策略。

关键词：网络化；企业；文书档案管理；问题；策略

就目前来看，一些企业档案管理部门的信息化程度仍然不高，档案中所蕴藏的大量珍贵潜在资源并没有得到及时充分的开发与利用。这就需要针对企业档案管理中出现的问题制定合理的改善措施，有效发挥企业文书档案在企业发展中的作用。对于企业中文书档案来说，要充分利用网络化技术进行文书档案管理，使得文书档案管理水平得到提升，更好地辅助企业各项工作的开展。

1 网络化背景下企业文书档案管理存在的问题

1.1 企业档案管理信息化滞后

在企业中，领导往往将重心放在企业生产经营发展上，对档案管理的重要性缺乏认识，认为文书档案工作不重要，就是收集和整理下资料，再建个目录，把文书档案管理工作想象的比较简单，加之文书档案工作不能产生直接的经济效益，对其投入很难在短时间内见效果。只要求做好保存工作即可。由于领导的不重视，限制了企业档案信息化的发展，必然导致企业文书档案管理工作落后，难以适应信息化时代的发展。

1.2 档案人员的素质难以满足信息化时代文书档案管理的要求

文书档案管理对人员的技术要求较高，尤其是在信息化背景下，文书档案管理工作要求管理人员不但需要具备文书档案管理的基础素质，同时也要具备必要的计算机技术和网络应用技术，然而，一些企业档案管理岗位所配置的人员能力参差不齊，一些管理员甚至无法熟练地使用基本的办公软件，更不会操作相关的文书档案管理软件，难以满足信息化时代文书档案管理的要求。

1.3 文书档案管理规范程度不利于档案信息化管理

在知识和信息急速变化发展的今天，文书档案管理的重要性日益凸显，有些企业文书档案整理不规范，加上一些管理人员工作态度不认真，使得文书档案管理出现编码错误、组卷混乱、目录缺失等问题，不但影响文书档案管理效率，也给文书档案信息化建设带来很多问题。

2 网络化背景下提高企业文书档案管理的策略

2.1 完善档案制度并提高网络化管理意识

文书档案是企业的真实记录，是企业进行规划、决策过程中进行参考借鉴、利用的重要依据，文书档案员要积极争取企业领导的支持和重视，把文书档案工作作为企业管理的一项重要任务来抓，在建章立制、依法治档、档案软硬件设施方面实现齐抓共管。企业在开展信息化工作建设的同时，要统筹考虑文书档案信息化建设工作，做到同计划、同部署，同实施。此外，在信息飞速发展的今天，档案管理更加专业化和职业化，档案管理模式从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。电子档案管理系统的开发应用，不但可以为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化或者与MIS信息系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。电子档案管理系统的应用已成为单位加强档案管理信息化管理的关键。由于一些单位领导的不重视不支持，电子档案管理系统的应用还没有得到普及，档案人员应结合档案发展的现状和实际需要，积极向领导宣贯相关政策和要求，争取领导的支持，争取尽快早日启动电子档案管理系统化建设。

2.2 提高文书档案人员的素质

针对当前企业文书档案管理人员专业素质不高的状况，今后的工作中应当着力提升其专业素质，使其适应当前的管理形势，满足管理要求。首先，应当引进一批具有文书管理、档案管理专业教育背景的人员充实现有的文书档案管理人员队伍，提高人员队伍的整体水平，尤其是一些重要的文件资料，必须交由这些受过专业教育、具备专业素质的人员处理。二是加强对文书档案管理人员的在职培训，通过参加培训班和自学的方式进行系统地学习档案专业知识，及时吸收、掌握档案学新理论、新方法、新观念，并将学到的理论知识运用到实践中去，进一步提高业务水平。最后还需要熟练操作计算机，懂得规范准确地使用档案软件，要具有创新意识，跟上现代化的歩伐。要不断学习新技术、新方法、掌握新的技巧，善于用现代科学管理手段来管理档案。

2.3 完善企业文书档案管理机构并对文书档案实施规范化管理

企业应该建立专门的文书档案管理机构，明确机构的上级管理部门，并制定明确的规章制度来明确结构权利及义务，防止与其他部门在权责问题上发生混乱和纠纷。机构负责人应该在内部划分资料搜集、整理、归类、存放、审核、调用监管等工作组，为各级管理人员规定权责，将具体职责落实到每个人、每个环节，提高文书档案管理机构的专业性和严谨性，健全其职权行使和责任承担的监管机制。除此之外，企业建立文书档案管理机构时，还应保证企业工作人员能够将自身注意力放到文书档案管理当中，同时考虑网络化技术在企业文书档案管理机构建设中的作用效果，并按照企业文书档案管理要求创建更为合理网络化档案管理模式。如果在企业文书档案管理时出现问题，还需要相关人员能够根据自身责任全线找到文书档案管理过程中出现问题的原因，并结合网络化管理模式对文书档案管理中出现的问题实施优化改善。在提升企业文书档案管理水平的同时，彰显网络化档案管理机构的实际作用效果。从档案管理人员的角度出发，还需要强化其服务意识，提高服务水平，要顺应时代要求，以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。

另外，将建立健全电子档案管理制度作为信息化管理工作的基本准则，将电子档案归档、整理、保管等制度纳入到企业工作标准。将责任追究制引入档案管理的全过程，对一些归档不及时、质量不符合要求的单位和部门给予严格的考核，推动文书档案管理工作向着标准化、规范化、精细化方向发展。

3 结语

综上所述，了解到网络化时代的发展对企业文书档案管理有着深远的影响。为此，在企业文书档案管理的过程中必须在其中应用网络化模式，改善企业文书档案管理现状，使得文书档案在企业中的作用效果得以彰显。对于企业文书档案管理中出现的问题来说，就应在网络化模式支持下解决相应问题。提升企业文书档案管理水平，促使企业向着更加合理的方向发展。

参考文献

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