大数据环境下的人事档案管理探讨

摘 要：人事档案智慧管理指人事档案信息化管理基础上，通过大数据技术对人事档案实行档案自动监控管理。当前一些企业人事档案管理处于人工管理模式，存在管理方式落后，档案利用率低等问题，大数据通过对数量巨大的数据信息进行分析管理，有效解决人工管理模式中存在在不足问题。提高人事档案管理工作效率水平。

关键词：大数据技术；人事管理；档案管理

人事档案指组织人事部门在培养选拔人才等工作中形成的文件等材料，记载员工的个人学习工作经历，政治面貌，道德品质，业务能力等内容。是企业公平公正选用人才的重要基础依据。市场经济的发展使得人事档案管理出现了一些新情况，对人事档案管理工作提出了新要求。90年代我国开始进行人事档案信息化管理研究，随着信息技术的发展，人事档案管理的利用逐渐发展至对档案信息的挖掘分析。当前一些企业的人事档案管理模式中在档案利用，信息管理等方面存在很多不足。大数据技术的出现应用为人事档案管理带来了全新的思路，利用大数据技术进行人事档案管理，可有效提高人事档案管理的效率水平。

1 人事档案管理改革的重要性

我国对人事档案管理信息化相关研究起步较早，大数据时代的到来实现了智慧档案管理。目前我国大数据技术发展尚处于初级阶段，企业人事档案智慧化建设相对滞后，大数据环境下的人事档案管理工作有待加强提高。

大数据指超大复杂的数据集合，大数据的处理包括对数据的获取处理及管理，对数据进行深度分析挖掘。大数据处理采用的关键技术主要包括云计算技术，分布式数据库系统。随着人们生活水平的提高，網络应用逐渐深入广泛融入到人们的日常生活。2012年以来，大数据一词被频繁提及。大数据开始全面渗透到社会各领域。对时代发展产生了深远意义。

80年代开始，我国人事档案管理逐步进入规范化阶段，企业人事档案管理形成了较完善的管理体制。人事档案管理部门是管理人事档案的唯一机构，人事部门应建立与管理级别对应的人事档案管理处。

当前我国企业人事档案管理方式多为传统的人工管理模式，管理档案数量较多的单位有专门的人事档案管理库房。档案管理人员要负责档案库房日常管理及人事档案管理相关工作。相应人事档案管理部门管理工作繁多，管理人员日常工作量较大，对档案材料的装订，整理需耗费大量时间[1]。

人事档案管理最重要的作用是为管理工作提供相关服务，对人事档案的查阅只针对相关部门，相应管理部门可按查阅档案相关规定查阅人事档案，查阅人员不得复印拍照档案信息。人事档案利用方式为被动等待查阅，不能有效发挥人事方案的更大价值。

人事档案信息化指利用计算机等硬件设备及管理软件对人事档案相关数据进行管理，90年代，我国积极倡导大力推进人事档案信息化建设工作，我国人事档案信息化建设逐步推进。但当前我国很多企业人事档案信息化建设仍处于无序状态，对人事档案信息化管理处于初步探索阶段。

部分单位虽在人事档案的目录录入实现了计算机操作，但并未实现人事档案的数字化管理。人事档案信息化程度不高，一些单位在管理人事档案工作中仅对部分个人信息进行录入，人事档案信息化水平较为落后。随着科技的进步与档案管理的需要，智慧化管理成为人事档案管理发展的必然趋势。

2 大数据环境下人事档案管理的智慧化

2.1 建立人事档案大数据系统

随着科技的进步发展，信息数据呈爆炸式增长。人事数字档案的建立使档案数据内容形式产生很大变化。要运用物联网技术对人事档案实体及库房智慧感知网络，创建存储人事档案相关数据的云计算存储平台，提供人事档案智慧化管理系统进行利用分析。

云计算从服务范围上可分为共有云，私有云与混合云。人事档案具有涉密性，不能将档案信息放在公共网络中，私有云是最适合人事档案管理的云计算模式。物联网是以互联网为核心鸡翅，将其用户端拓展到物品间，使物品间进行信息通信。认识档案物联网能实现对档案实体与库房进行智慧化管理的功能，应在感知层进行设计，实现档案与其位置自动配置，管理人员能及时发现系统异常及时处理。感知层收集到信息后传递到网络层的数据库进行处理，在应用层按用户需求实现用户需要。

对人事档案实体库房的管理能通过接受私有云储存平台传输的物联网数据定位跟踪人事档案。实现对档案数量动态管理，如人事档案发生变动系统自动提醒，方便管档人员进行管理。

通过人事档案智慧化管理系统实现档案管理涉及的软件及相关数据信息智慧化管理。档案RFID标签的使用可使管档人员随时掌握在册的数量及变动情况。减少了很多不必要重复的劳动[2]。对人事数字档案及其相关数据信息进行智慧化管理，系统对数据档案进行自动识别。有新人事档案加入需变更档案管理权限时，系统对名册自动添减，保证现有名册内容与人事档案对应。

2.2 优化管理方式

制作数字档案是实现人事档案智慧化管理的首步，首先要对纸质档案材料进行严格甄别，存疑材料应经过调查核实验证后方可入档。对人事档案相关数据进行管理包括对人事数据档案管理及对个人信息管理，对人事数字档案管理为保障人事数字档案的真实性，人事档案智慧化管理系统能对扫描生成数字档案图片形成统一标准。人事数字档案生成后，系统自动辨别不能识别的图片，保障数字档案与纸质档案真实一致。

人事档案智慧化管理系统中信息共享的问题要确定信息共享范围，人事档案管理目的是为管理工作服务，首先应确定人事档案管理部门与人事管理部门间数据信息共享。对不同涉密级别的数据信息进行分级管理。人事档案管理部门间数据共享要根据管理权限确定。

通过使用人事档案智慧化管理系统，同级人事档案管理部门与人事管理部门进行数据信息共享，人事管理部门根据单位填表人事信息生成人员名册与人事档案管理部门人事名册共享。保证两部门人事信息准确无误。

2.3 提高信息化水平

人事档案智慧化管理系统在私有云存储平台上的数据量庞大，必须严格把关数据相关的每道程序。确保信息数据真实安全。将档案材料以卷为单位存储在人事档案管理私有云存储平台。防止恶意篡改数字档案。对查阅权限进行明确区分设置，防止人事档案相关数据伪造。

3 结语

大数据的特点是从巨大的数据信息中找到有价值的数据，对其进行分析得出有价值的结论。大数据环境下研究人事档案管理，对改变人事档案管理现行管理系统落后，信息化水平落后等方面具有积极意义。本文从理论层面研究了大数据环境下企业人事档案管理的改进方法，得出利用大数据环境下实现人事档案管理智慧化的结论。通过大数据相关技术与人事档案管理相结合，建立人事档案管理智慧化系统理论框架，使得人事档案智慧化管理系统对人事档案数据进行分析共享。提高人事档案管理效率与档案利用率。

参考文献

[1]王玉.大数据背景下高校人事档案管理的思考[J].山西档案，2015（04）：96-98.

[2]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案，2013（06）：48-50.

作者简介

肖钦钦（1973-），女，汉族，长沙市望城区人，衡阳市不动产登记中心，房地产经济师（现有），本科。