新时期对医院综合档案管理工作优化的思考

程晓琳

摘 要：档案管理是各类单位或个人历史记录式的文件管理，在城市、单位或个人的发展中均起到重要作用，对医院来说也不例外。医院综合档案囊括了医院各方面的信息，如党群管理、医院建设、医疗活动、药品器械管理等，是医院发展过程的历史见证，为医院各项重大决策提供了依据。因此，如何做好医院综合档案管理，提高档案的提取、利用效率，增强档案管理的专业性和服务的高效性，是医院档案管理部门需不断探索的课题。本文即从档案管理的现状谈起，分析其中存在的各种问题，并试图探讨可行的对策，以期为实际工作提供必要的理论依据。

关键词：新时期；医院综合档案管理；优化

作为医院历史文化的沉积与医院发展运作的如实记录，综合档案包括书面文字、照片、图表、录像等各种材料，在医院的发展中起到重要作用，为医院的发展道路提供了可靠的理论与事实依据，也对医院未来发展规划的制定有着不可或缺的意义。目前，正处于社会转型的新时期，新医改政策的不断深入，对医院的档案管理不断提出了新要求。但在实际工作中，医院综合档案管理仍存在不少问题。

1 医院档案管理问题

1.1 医院对档案管理工作欠重视

不少医院的管理层在医院建设及各项事务中，主要重心放在可以明显创收或提高医院知名度的项目上，比如临床业务的管理、新技术新项目的开展等，对档案管理工作缺乏足够的重视，认为该项工作并不能给医院带来直接利益，在资金、人员投入上均较缺乏，对档案管理工作内容、时效性等方面也缺乏必要的认知。医院管理层面的忽视，导致许多档案资料未能及时整理、归档，档案管理工作效率低下，甚至会出现档案资料泄露、缺失等问题。同时，档案管理部门的各项设施较为落后，也会影响到该项工作的效率。

1.2 档案管理制度欠完善

多数医院在各医疗职能部门、管理部门均有明确的规章制度，却唯独在档案管理上缺乏明确的管理方案和手段，导致该项管理工作的混乱。同时，在档案资料收集上缺乏一定的标准，许多管理人员并不清楚哪些资料需要收集，哪些不需要，也导致了许多应纳入管理范围的资料未能被及时收集、整理、归档，影响了医院综合档案保存的完整性。而且，不少医院在档案目录编排时也没有统一标准，档案管理部门人员在发生职位变动时，也没有做好清楚、完整的工作移交，都给档案的查找、保存等带来了难度。

1.3 管理人员专业素质欠缺

档案管理部门往往缺乏有足够专业素质的管理人员，大多学历偏低，对其专业要求、工作内容及重要性认识普遍不足，缺乏足够的工作经验及先进的管理办法，难以达到档案管理工作需求。除了专业技术上的欠缺外，不少管理人员还没有充足的责任心，思想观念松散，工作效率低，服务态度差，总体素质偏低。

1.4 电子档案管理缺失

随着信息技术发展，电子文档在档案中所占比例日益增大，此种方式有着容量大、空间小，查找方便、传递速度快等优势，在现代档案管理中发挥了重要作用。但在实际工作中，对于电子档案的管理方式、归档规范、格式标题要求等均缺乏一定的标准，导致多数电子文档都不符合管理要求。再加上电子档案缺乏足够的保护措施，有被任意修改的风险，影响了文档的安全性、可靠性。而且，对于一些保存环境要求较高的电子档案，稍有不慎还可能造成资料载体不能得到妥善保存，从而出现其中储存文件的损毁。

2 优化医院档案管理工作的对策

2.1 提高医院管理层对档案管理的重视

医院需提高对档案管理工作的重视，特别是医院的领导班子，需首先意识到档案管理对医院发展的重要性，加强档案管理部门建设。加强对档案管理部门的资金投入，用于更新设备，设立专门的档案室，购入一整套档案管理系统，由专人定期维护，以保证其正常、安全的运行。对档案管理工作，需结合该项工作的具体内容，设置一定的评价标准和有效的绩效考核制度，将其与个人的奖惩、晋升等相结合，一方面加强监督，另一方面也激发档案管理人员提高责任心，主动加强自身业务素质建设。

2.2 完善综合档案管理制度

在新时期，医院想要获得长远的发展，就要不斷扎实档案管理这一基石，构建良好的档案管理机制，不断巩固医院本身的点滴建设，为医院各项重大策略提供切实的依据，也为医院发展奠定基础、指明方向。因此，医院管理部门需结合本院实际，建立切实可行的档案管理制度，对档案管理部门各工作岗位都规定明确的权责，做到责任到人，避免出现互相推诿的情况。在管理制度中，也需要明确规定档案的收集范围，规范目录编排标准，对各项分支工作需确立细节标准，以进一步保证档案的真实、完整性。

2.3 提高档案管理人员综合素质

在新时期，随着科学技术的发展、工作节奏的加快，我国社会的发展对各行各业均提出了新的标准和要求，对档案管理工作的质量、效率的要求也不断提高，对工作人员队伍建设的要求也就自然不断提高。因此，医院需健全人员的培训教育机制，打造高素质的员工队伍。根据档案信息化的要求，加强员工处理信息的能力和计算机运用能力，定期组织部门人员进行计算机相关培训以及档案管理学科的专业培训，让档案工作人员能时常接触到较前沿的档案管理知识、技能，并自觉应用于实际工作中，同时，也不断提高人员对新事物、新技术的接受能力。

2.4 加强电子档案的管理

档案信息化是医院档案管理的发展趋势，档案管理部门需收集完纸质材料后，进行及时的扫描、归档及信息录入，认真整理各项信息资料，建立并完善档案信息数据库。档案管理部门需设立专门的档案库房，妥善保存纸质资料。在建立电子文档时，要规范相关格式、标题，提高分类的可辨识度。在电子文档提取、使用中，设立一定的权限，避免产生任何人都可以随意修改的情况，以保证信息库资料的可靠与真实。同时，医院信息档案平台要有专人维护，对其中各项软件需进行定期更新、杀毒等处理，保证医院档案的安全性。

3 小结

总之，新时期背景下，医院综合档案管理工作的重要性日益引起人们的重视。各医院要认真分析本院档案管理中存在的问题，提高对档案管理的重视，提高管理人员素质，完善管理制度，加强信息化建设，使医院的档案管理质量与服务水平不断提升，加强档案管理、使用的效率，让医院的档案能最大化发挥自身价值。

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