档案服务优化的反思与构想

摘 要：伴随着档案服务环境的变迁以及现代档案管理学理论的不断更新与丰富，档案局档案服务模式需要进行革新，以不断适应档案管理发展趋势以及社会发展规律。同时，科技条件和物质条件的改善催生了许多先进的信息化设备，这些信息化设备能有效优化档案服务模式，激发档案管理人员的创新思维。现阶段，档案服务应当朝着体系化、规范化和科学化的方向发展，服务领域、服务内容和服务方式都应当有所拓展。因此，有必要以现代档案管理理论为基础，检视并反思现阶段档案局档案服务工作。

关键词：人才；档案服务；信息技术；培训体系；规范化

现代档案学的迅猛发展意味着档案服务工作需要不断改进和创新，一旦档案服务工作中的许多内容与社会发展态势脱轨，则会影响到档案服务工作成效。如何以提升服务效能为目的，以标准化管理为手段来改进档案服务模式是现阶段档案学界的重大课题。现阶段档案局档案工作中存在一些共性问题需要加以研究并解决，需要档案管理人员找出工作规律并分析工作发展趋势。除此之外，信息技术与档案服务工作高度融合并带来机遇的同时，档案服务工作也面临着突破的困境。因此，从理论上对这一领域展开探讨具有积极的现实意义，也符合档案学界的研究方向。笔者紧盯这些共性问题，设计几条可供参考的路径供实务工作界借鉴，希望能够帮助实务工作者打开思路，助益于档案局档案服务工作。

1 档案服务工作概括

档案服务工作是档案管理利用体系中最为关键的环节，档案服务工作直接关系到档案信息价值能否被有效挖掘，直接关系到整个档案系统的建设[1]。所谓档案服务工作就是指运用相关档案资源、掌控档案中的各项信息，为社会经济建设和社会建设提供服务，满足不同主体的信息需求。档案服务工作是一个动态性的过程，其会随着社会环境的变迁以及科技的发展而相应变化，会在一定时期内影响整个档案管理系统。

现阶段档案服务工作需遵循下列原则：第一，平等原则。随着信息资源在社会中的价值增大，社会公众利用信息资源的意识不断加强，各个主体基于自身利益需求都迫切想要了解某些档案信息。在法律法规框架下，除了涉密档案和涉及隐私的档案以外，与需求主体有切身利益的档案信息，在需求主体进行查询时应当向该主体提供。服务平等原则要求用户身份的平等，不论是专家、官员还是社会公众，依法依规按照程序查询档案时，档案管理部门都应当予以提供，否则就会有损档案管理部门的公信力。第二，系统性原则。档案服务工作并不单单就是档案查询工作，还应当包括档案主动利用、主动收集等工作。尤其是在互联网环境下，档案服务工作还可能包含档案共享工作，这是档案服务工作发展趋势所决定的。第三，可操作性原则。档案服务工作要面向社会工作，相关的档案查询系统和利用系统要简单实用，应当具有可操作性。简而言之，就是档案管理部门提供的服务系统、利用方式和检索涉及应当符合社会大多数公众的习惯。第四，用户导向原则。档案管理部门在开展服务工作时应当广泛听取社会各界的意见，根据反馈情况及时调整服务工作的方向，做好与需求主体的双向沟通，提升档案服务效能。

2 档案服务工作应当避免的问题

2.1 避免与信息技术脱轨

信息技术与档案行业融合速度加快是該行业发展的必然趋势，档案管理部门只有迎合这种发展趋势，才能使自己保持竞争优势，才能更加规范、高效和科学的提供档案服务。现阶段，部分地区档案管理部门存在信息化建设滞后、信息化技术运用率不高以及信息技术运用能力欠缺的困境。例如，单纯的将信息化管理等同于计算机管理，只是在计算机上对电子档案进行操作，忽视了对纸质档案的数字化处理。又如，缺乏与其他档案部门的沟通协调，档案共享意识匮乏，不能运用信息集成技术和大数据技术打造信息共享平台，花费大量人力、物力和财力的同时却并没有实现资源利用效率的最大化[2]。又如，没有充分发挥档案管理系统的作用，档案没有分批次的集中进行处理，在检索和利用档案时仍然需要人工操作。

2.2 避免人才的匮乏

无论档案服务模式多么优良和先进，最终都需要相应的员工来实施相应的工作计划。档案需求日益拓展，信息技术发展迅猛都对档案管理人员的综合素质提出了更高层次的要求。现阶段，部分单位的培训体系与档案管理人员依然存在着不协调和矛盾的现象。例如，有些单位只是单纯的聘请培训人员对档案管理人员进行office等最基础的培训，忽略了在数据集成处理、数据共享库建设以及云储存技术等方面的培训。又如，有些单位过于注重理论培训，安排工作人员到高校进修现代档案管理学知识，忽视了在信息技术方面的培训。总而言之，人才综合能力不仅与其之前文化背景有关，而且与后期的单位培训工作息息相关，培训体系欠缺科学性势必导致人才的匮乏，势必会直接影响到各个工作的运行。

3 档案服务工作的优化路径

3.1 加强信息化建设

信息时代不断发展进步，档案管理部门应当牢牢抓住信息技术这一有力抓手，利用这一抓手搞好档案服务。一方面，创新档案服务模式。单位可以开通相应的微博和微信公众号，拓宽档案服务的宽度和维度。微信公众号可以与本单位的档案查询系统相关联，用户能够通过登录微信公众号直接查询到相应的档案。微博则用来宣传档案知识和向社会公众发放调查问卷，了解社会公众的意见[3]。另一方面，提升档案共享程度。单位有必要打通与其他档案服务部门和机构的沟通渠道和信息交流渠道，为社会公众提供更便捷的服务。例如，通过档案共享平台查询某一档案所在的单位并告知社会公众，提升档案管理部门的公信力，树立单位良好形象。

3.2 打造兰台铁军

现代档案管理人才应当掌握相应的信息技术，应当具有良好的分析并处理问题能力，应当具备良好的管理能力和道德素养。一方面，单位要从针对性、规范性和针对性的角度出发，建立健全培训体系。笔者认为单位要通过调查问卷，并结合本单位工作实际，了解现阶段工作人员的知识体系在哪方面存在薄弱之处，进而有针对的设置培训计划，做到有的放矢。总体而言，应当围绕档案安全、档案规范、信息技术运用和现代档案管理理论等几个层面开展培训工作，优化档案管理人员的知识结构。另一方面，要搭建经验交流平台，通过组织培训会、交流会和论坛的方式，加强本单位档案管理人员与其他单位档案管理人员的交流，各自交流管理经验和服务经验，实现双方互利共赢。同时，单位也要注重培养工作人员服务意识、责任意识和创新意识，培养一批热爱档案事业、责任心极强和创新能力较高的专业人才队伍。

4 结语

信息数据呈现爆炸式增长趋势的环境下，未来档案服务工作在社会体系和经济体系中所占据的地位会愈发的重要，这是信息时代和知识经济时代发展的必然趋势。作为档案服务工作的具体实施人员，我们必须要用新思想和创新意识武装头脑，使档案服务模式有所创新的同时，创造出更多的经济效益和社会效益，体现自己的职业价值和人身价值。笔者撰写本文的目的不仅仅在于理论研究，也希望有更多的人员参与到这一领域研究当中，为档案服务工作提供更多的理论借鉴和理论参考。相信在档案学界和实务部门的努力下，档案服务工作会呈现出崭新的面貌，服务效能会显著提升。

参考文献

[1]江佩琼.互联网+档案新业态的服务方式创新[J].兰台内外，2018（04）：15-16.

[2]景勤娟.多元化需求背景下的大数据档案服务模式创新[J].山西档案，2018（05）：62-64.

[3]阎爽.从合作的角度探究档案信息资源开发途径[J].办公室业务，2018（15）：37+44.

作者简介

丛国华，女，黑龙江省海伦市，本科，业于黑龙江省委党校，副研究馆员，研究方向：档案管理。