提升办公室档案管理效率的探讨

陈燕虹

摘 要：近几年，随着我国社会的迅速发展，各企业单位的办公室管理工作也紧跟社会发展的脚步，并取得了一定的成果。但在此发展过程中还存在一定的不足之处，本文将结合中国疾病预防控制中心公益事业单位办公室档案管理过程中所存在的不足，对我国现阶段各单位的办公室档案管理工作普遍存在的现状以及管理的必要性进行分析研究，最终有针对性的提出相关的改进策略及措施，以此来更好地提升办公室档案管理工作的效率及成果，进而推动我国企业单位的可持续稳定发展。

关键词：提升；办公室档案管理；效率；现状及重要性；策略

1 关于办公室档案管理现状的分析

随着人们需求的不断增加，企业单位的工作难度及质量也发生了较大的变化，办公室管理制度得到了较好的完善，办公室工作员工团队的整合度也有所提高，相关单位的办公室档案资料被广泛应用，在人力资源方面，企业单位也优化了人力资源的配置，提高了工作人员的工作水准。但在改善办公室档案管理工作的过程中，还存在很多的不足，在很大程度上阻碍了办公室档案管理的效率[1]。以中国疾病预防控制中心为例，在单位内部仍存在部分工作人员综合素质不达标、档案管理方法较为落后及采用含量过低的信息技术等问题，单位对于档案管理工作的重视程度不够，把更多的注意力放在了一线活动，忽视了事业单位办公室档案管理工作的重要性及必要性，此外，企业的档案管理制度还有待进一步完善，档案管理种类较多，管理水平较低。因此，企业应该加强对该问题的重视程度，积极探讨解决策略，以此来提高办公室档案管理的工作效率。

2 关于办公室档案管理工作必要性的分析

办公室档案管理工作对企业的成长与发展有着至关重要的作用，改善档案管理工作是极其必要的。档案管理工作鉴证了企业的成长与发展，并对企业的愿景与决策有指导性的意义，其工作质量及工作效率直接影响到了企业办公室管理的成果，有效的协调了单位内部的管理工作，此外档案管理还决定了单位的资源利用及工作模式的选择。因此，企业只有通过档案管理，才能做到有据可依，用具体数据说话，通过档案中记载的实际数据对企业的未来发展及现状作出进一步的规划与调整，促进办公管理部门与其他部门的融合与协调，进而提高单位的整体工作效率。

3 关于提升办公室档案管理效率策略的探讨

在认识到企业单位办公室档案管理工作的重要性之后，对现阶段各企业单位所普遍存在的管理漏洞进行分析探讨，并有针对性的提出以下相关策略，来更好地解决管理过程中的弊端，促进企业办公室档案管理的更好开展。

3.1 创新传统的管理理念

现如今，企业大多已经进入了新的发展阶段，传统的办公室管理理念已经无法满足企业发展进步的需求，管理理念倘若跟不上企业发展的进程，仍停留在传统发展层面，将会使得企业的发展流失新鲜的血液，缺乏生命力与创新力[2]。就此，企业应当积极的转变传统的管理理念，通过企业的定期培训、教育及宣传等方式，将新颖的理念思想贯穿到每一名员工身上，积极探索适应企业发展的档案管理规律及特点，从而能够在保留传统管理优点的基础上，创新融合新的管理理念，完善相关的管理体制。

3.2 加强学习先进的管理技术手段

企业要想更好的适应新时代的发展、满足人们越来越高的需求，就要不断学习新进的技术手段，将现代化的科学技术与信息手段有效的融入到企业的管理发展过程中，对传统的技术手段进行新的改革创新，充分利用当今的科学技术，将人工作业与科技软件等相结合，既节省了大量的人力资源支出，又能减少人工作业过程中出现的失误，更好地实践证明“技术本是硬道理”原则，由此便可以根据人们的不同需求提供不同的个性化服务，使得档案的作用得以有效的发挥[3]。同时，办公室还应定期对档案进行整理、分类、总结及归纳，便于对档案的保存、查看，这样一来既节省了办公室的原有工作时间，提高了工作效率，又更新了档案的管理模式，节省了管理空间，进而提高了档案管理的准确度。

3.3 完善改革管理体制

完善的管理体制是提升办公室档案管理效率的根本前提，只有确保管理体制的良好性，才能在其他方面加以改善与创新。企业对此应当积极的探索企业的发展现状，并由此制定并完善相关的管理制度体系，让企业的管理有据可依，让员工的工作水平得以最大化的发挥。例如，企业应当建立赏罚分明的激励体制，以此来激发员工的积极主动性与创造力；充分利用信息技术，创建网络档案，易于保存和查询；建立有效的办公室档案管理互动反馈机制，利于办公室上级与下级之间的良好沟通；此外，还可以建立企业的专属档案管理平台，促使档案管理的经济效益实现最大化[4]。

3.4 加强人力资源的配置与管理

在人力资源方面，企业首先要做好招聘员工的基本工作，制定明确合理的招聘制度，根据空缺岗位挑选合适的人才，通过相关的培训考核制度，经过层层选拔最终确定企业的培养对象，要确保企业的每位员工具有较高的综合素质，有丰富的工作经验以及上进心等；其次，企业要定期对员工进行岗位的相关培训，不断激发员工的工作潜力，提高员工的知识储备量及专业技能；最后，企业还要加强对于办公室档案管理工作的相关资金投入量，充分利用当今的科技设备，将信息科学技术充分融入到办公室档案管理工作中，以此来提高工作的准确度。此外，企业要不断更新员工的工作理念，在培养其专业技能的同时还要加强对于员工服务意识的提升，培养高素质高机能的人才，从而促进办公室档案管理的良好进行，进而推动企业的更好

发展。

4 总结

现阶段，随着科学技术的不断进步、人们生活水平的日益提高，人们对于企业单位的要求也越来越高，企业单位要想在竞争激烈的背景下为人们创建更多的成果，就要加强对办公室档案管理工作的重视程度，结合企业单位的档案管理现状，制定相应的解决策略，在发挥传统管理理念优点的基础上对其不足进行创新，制定并完善适应新时期企业发展的相关战略制度，加大资金在档案管理方面的投入量，引进先进的科学技术设备，提高档案管理工作的准确度，最后企业还应做好人才的选拔培养工作，加强企业人力资源的科学配置。综上所述，通过诸多策略，企业结合自身现状予以采用，将会在提升办公室档案管理工作效率方面取的显著成效，进而会推动企业的可持续

发展。

参考文献

[1]付兴.试论如何提高办公室档案管理工作效率[J].办公室业务，2018（08）：109.

[2]石贞贞.浅析如何提升办公室档案管理效率[J].决策探索（下半月），2016（09）：72-73.

[3]宜玉琴.提升办公室档案管理效率的探讨[J].辦公室业务，2016（12）：114.

[4]闫思明.实施档案规范化管理 提升办公室档案管理效率[J].办公室业务，2015（05）：66.