浅议地勘单位档案管理存在不足及改进策略

何惠丽

摘 要：随着互联网信息技术的不断发展，信息和数据成为推动人类社会进步的重要依仗，档案管理也逐渐受到各个单位组织的高度重视。本文基于地勘单位档案管理存在的不足之处，有的放矢的制定问题的应对之策，希望能提升地勘单位档案管理水平，使其更好地服务于地勘单位的相关

工作。

关键词：地勘单位；档案管理；问题；对策

近年来，各类资源开发和工程项目建设一直在如火如荼的开展之中，促使地勘单位得以快速发展和壮大。地勘单位大多建立于五、六十年代，时间长，资料多，随着地质经济的不断发展，不仅为社会创造了巨大的效益，也进一步加大了档案资料的数量，加大了档案管理工作的难度。当前，为了更好地适应经济发展需求，地勘单位持续深化改革，面临着经济发展与深化改革的双重压力。基于此，本文抽丝剥茧地探析地勘单位档案管理存在的不足之处，有的放矢的制定问题的应对之策，希望能提升地勘单位档案管理水平，使其更好地服务于地勘单位的相关工作。

1 地勘单位档案管理工作存在的不足之处

1.1 缺乏领导重视，档案管理设备缺乏

近十几年来，虽然地质经济得到快速发展，地勘单位也得到发展和壮大的机会，但单位领导和相关人员并未认识到档案管理工作的重要价值，长期缺乏对这项工作的重视。具体表现在两个一方面：一是忽视档案管理工作。对档案工作的人才配置、升级发展、技术改进等方面没有给予重视，导致档案管理工作的目标不明，缺乏创新的推动力。部分档案管理人员也没能意识到档案的重要价值，只是将其视作一项枯燥无味、繁琐无用的工作，仅将自主性发挥在档案的简单整理和储存方面，缺乏学习吸收先进的管理经验和方法的主动意识，最终造成档案管理的混乱。二是资金投入不足。一直以来，地勘单位重视日常经营活动，忽视档案管理，在档案管理方面的资金投入严重不足。档案设施、设备陈旧，档案柜基本上都是上个世纪六、七十年代的木柜，档案室狭小且没有现代化的软件和设备。除了现有的档案储存设备老化落后以外，档案管理依然沿用传统的纸质管理，缺乏计算机、扫描机和软件系统等现代化设施设备，也不利于资料的长期保存和可持续利用。

1.2 档案管理人员专业素质不足

地勘单位档案管理一般分四类：文书档案、人事档案、财务档案、技术档案，但档案人员都是兼职且调动频繁。现有的档案管理人员，既缺乏基本理论知识，也不具备扎实的专业能力，对档案管理也仅仅停留在资料储存和收录方面，对档案整理、分析和利用较少，也缺乏专业的方法和技巧作为支撑[1]。与此同时，地勘单位的档案管理岗位薪资水平较低，以往并没有设置专门的职称，因此缺乏对专业新型人才的吸引力，导致转岗率居高不下，人员流动性大。留任的工作人员大多也对薪资水平不满，造成工作态度的散漫和敷衍，不仅严重制约了档案管理工作的创新和进步，而且导致档案管理工作的混乱，致使大量资料堆积如山，既没有明确的分类，也无法再次利用，给档案管理工作增加了新的问题和难度。试想一下，如果聘请专业的档案管理人才，从事地勘部门的档案管理工作，不仅可以利用计算机和网络系统做好资料统计、分类和电子备份，也可以采用专业的档案管理办法，对现有档案施行系统化和程序化管理，方便相关单位对档案资料的调用和查看，这将大大提高档案管理工作的效率，也增加了资料保存的安全性和长久性。两相对比之下，我们不难发现，专业人才的缺乏已经成为制约地勘单位档案管理水平提升的关键因素。

1.3 档案管理工作缺乏创新

随着地质经济的发展和进步，产生的档案资料数量庞大，类型各异，加大了档案管理工作的难度。而纸质档案也极容易受到外部因素的影响，产生霉变、氧化、破损等现象，甚至引发火灾，最终导致纸质档案被损毁，并陷入恶性循环的怪圈之中。这些都是由于档案管理工作手段和方法的落后造成的，由此可见，创新对改善档案管理工作不足的必要性和迫切性。在互联网+背景下，如何利用互联网信息技术，对档案资料进行分类整理、備份保存、搜索查找等管理环节的创新，成为地勘单位档案管理工作面临的新任务。

2 地勘范围档案管理工作的改进策略

2.1 加强档案宣传，提高单位重视

相关领导要转变观念，充分认识到档案管理的重要性，明确档案管理在公司利益创造过程中的价值和地位，建立健全档案管理制度，促进档案管理工作的制度化和规范化，提高档案管理工作的成效。同时，地勘单位要对档案部门内部施行“一人一责制”和“问责”制度，在明确分工的基础上，将责任细分，落实到人头，在根据任务完成情况进行奖惩。此外，单位领导还需要加大对档案管理的宣传力度，鼓励员工使用现代化档案，充分认识到现代化档案的便利之处，同时鼓励相关人员对档案管理工作提出建议，督促档案部门进行改良，提高档案管理人员在生产和管理过程中的参与程度，提高档案管理人员的工作积极性和主观能动性，让档案管理工作的转变成为现实。与此同时，加大资金投入，改善办公环境，引进先进的现代化设备，技术和管理理念，推动档案管理设施设备的更新换代，提高工作效率。

2.2 重视人才培养，优化人才结构

要想地勘单位档案管理工作达到高效率的发展，首先必须让管理地勘单位档案的相关的工作人员专业化，对他们的要求必须提高，专业知识的学习以及对自己从事的档案管理工作的职业素养的培养必小可少。为了达到档案管理相关人员专业知识的提升以及职业素养的培养的目的，必须有完善的档案管理机制作为保障，才能使地勘单位的档案管理工作专业化，系统化，完整化以及科学化。同时较为重要的是让档案管理工作的相关从业人员自己自觉的进行，想方设法得让档案管理工作的相关从业人员充分认识自己工作的相关属性。同时地勘单位应该定期地对档案管理工作的相关从业人员进行专业知识以及其他相关的培训，这样一来，在一定程度上能保证他们工作的效率，业绩也会有所提升。从各方面让档案管理工作的相关从业人员对自己充满信心，认可自己从事的档案管理工作，才能干劲十足。

2.3 引进新兴技术，改进管理方法

运用新兴科技管理技术，是对人力、物力、财力与资源的有机整合，是对旧的档案管理方案进行升级改造。计算机是新兴科技发展的产物，也是搜索最快的检索工具，利用计算机管理档案，全面、准确、快速的提供档案资料，收集档案利用的实际效益，促进档案利用率的提高[2]。首先，有利于档案调用的便利性。员工调用档案资料时不必去档案室对庞大的资料库进行翻找，节约工作时间，提高工作效率，能为单位带来更多的个人经济效益。其次，有利于资料的永久保存。传统的档案保存方法不能避免纸质的档案受潮发霉等损坏档案的自然现象的发生，对单位重要档案的保存工作产生不利影响，而存入计算机中的档案资料杜绝了这一问题的发生，实现了档案“零损毁”。最后，增强单位对重要资料的保密性。对单位重要的资料进行权限设置，避免了信息的泄露所造成的重大经济损失，保障了地勘单位的利益

综上所述，地质经济的进步使得地勘单位不断发展壮大，加大了档案管理工作的难度。地勘单位唯有从实际出发，立足自身在档案管理中存在的诸多问题，对症下药地制定改进措施，才能推动档案管理工作发生根本性的转变，进而使地勘单位工程建设项目档案管理工作逐步走向制度化、规范化、创新化管理的轨道。

参考文献

[1]杨虹.对事业单位档案管理的创新思路探讨[J].科技资讯，2010（4）：125，127.

[2]土冬梅.浅谈事业单位档案管理的现状及对策研究[J].科技视界，2014（06）：181，75.