精细化融入企业档案管理的实践与思考

摘 要：档案是在企业各项活动中形成的，也是生产、经营和管理活动的控制手段。企业有效地管理档案，可协助企业管控运行。企业档案工作多年实践同样证明，精细化管理已成为企业管理的要求和档案管理的发展方向。新时代企业档案管理工作是集诸多事项为一体的管理过程，用精细化的管理手段保存好档案是企业档案管理的重中之重。

关键词：精细化；企业；档案管理；实践

档案是在企业各项活动中形成的，也是生产、经营和管理活动的控制手段。档案作为企业发展的歷史记忆和证据，印证着企业发展的每一步。企业有效地管理档案，可协助企业管控运行。企业档案工作经验来自企业改革发展的实践需要，也必然伴随企业改革发展、适应企业管理创新的新要求不断发展提升。精细化管理的理论已逐渐被越来越多的企业管理者所接受，精细化管理是一种先进的管理文化和管理方式。企业改革发展的实践表明，管理的作用越来越重要，而精细化管理也日益成为企业参与市场竞争的利器。企业档案工作多年实践同样证明，精细化管理已成为企业管理的要求和档案管理的发展方向。

1 企业档案精细化管理的意义

1.1 档案精细化管理是现代企业管理的新趋势

随着企业的不断发展，档案的种类和数量急剧增长，档案工作面临管理落后、利用效率不高等种种难题，给保管和利用带来诸多问题，不可避免地会影响企业档案事业的发展。同时，利用档案的人群也希望档案部门能及时地无遗漏地向其提供所需要的档案材料，并迅速传递到每一个需要利用的地方。这些都对档案工作提出了更高的要求，因此档案管理手段的改革创新已成为提高管理水平的必然要求。

精细化作为现代工业化时代的一个管理概念，最早是由日本企业在20世纪50年代提出的。现代企业制度的“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”要求和现代产权制度的“归属清晰、权责明确、保护严格、流转顺畅”的要求，没有有效的档案管理支撑就难以实现。企业管理发展的新趋势表明：管理的系统性、技术与管理结合、即时信息需求等特点，都需要有完整有效的档案管理为基础，也给企业档案管理创新提出更高要求和挑战。作为各类资产的凭证依据，企业的资产管到哪里，档案工作就应延伸到哪里。现代企业档案工作，就是适应现代企业制度要求，基于现代信息技术，有效服务企业生产经营管理、维护企业合法资信权益、记录传承企业文化的档案管理。

1.2 加强企业档案精细化管理是提高企业管理水平的需要

企业档案是对企业日常生产活动最真实、最直接的记录，只有通过档案才能明确企业领导及员工的工作情况。档案管理是确保企业管理工作的基础，企业档案管理是评判一个企业综合管理水平的重要标准。档案资料的积累和利用，直接关系着企业的经营管理水平和经济效益。

1.3 加强企业档案精细化管理为企业发展提供有价值的信息

档案是企业历史的真实记录，是一份完整的、宝贵的无形资产。企业只有充分开发与利用档案信息资源，才能创造出更多的经济利润，只有将这些历史记录进行收集和保存，融入精细化管理，形成有机的信息资源集合，才能充分为企业制定正确的创新发展目标，实现企业经营的稳定性和长久性。

2 实施档案精细化管理的有效措施

2.1 加强档案制度建设，健全档案管理机制

建立健全企业档案管理机制体制建设，档案管理负责人首先要“理顺体制”。科学设置专门的档案管理部门，设立自上而下逐级管理的领导机制体制，明确相关管理人员各自的职责权限，配备专职档案管理人员从事档案工作，切实加强企业档案工作管理力度。企业要强化档案管理意识，将档案管理纳入企业发展规划，使其与企业安全生产、经营管理等工作同计划、同部署、同检查；纳入部门年度绩效考核管理，同考核、同评价、同奖惩。

建立健全企业档案归档、借阅、保密、安全、利用等管理制度和服务机制，要制定科学完善的档案收集制度，把收集到的信息集中统一移交到档案管理部门，形成一个系统的档案收集、保存、管理体系，最后，达到档案管理工作有规律有秩序地进行。例如：成立“公司档案管理领导小组”，加强对档案工作的领导；成立“公司档案鉴定销毁领导小组”，对档案鉴定销毁进行各环节个流程审批，确保档案科学保管、安全有效。制定《档案工作突发事件应急处置预案》，对突发事件的处理进行详细的部署和安排，确保档案资料的安全和完整；制定《工程项目档案移交风险抵押金管理办法》、《项目档案管理实施细则》，进一步加强项目档案管理；制定《电子档案管理办法》，按标准要求建立档案数据库、实现档案信息化。通过以上措施，进一步规范企业档案管理工作，做到有法可依，有章可循，使档案工作走上制度化、规范化、精细化的轨道。

2.2 严格审核把关，做好档案材料的收集

档案是来源于各项活动的原始记录，它真实再现了各项活动的过程和结果。企业档案收集工作就是按照国家的有关规定，通过切实可行的措施和方法，把对国家和企业有保存和利用价值的各类文件材料集中到企业档案管理部门，使它们得到安全保存的工作。档案的收集和归档是档案管理工作的前提和基础，档案齐全完整的程度与整理质量的高低，都可以通过收集工作直接反映出来。一份档案材料收集是否完整、准确，分类是否合理，储存是否得当，直接影响到其后期的使用。档案管理人员在把握收集材料范围和途径的基础上，要根据工作实际情况，参与文件材料的管理，加强对日常收集工作的检查和指导，尽可能地防止和减少档案材料的流失。只有做好各类档案材料的收集工作，才能为提高案卷质量打下扎实的基础。

2.3 加强档案基础工作，规范档案管理流程

档案工作是科学性、标准性、专业性强的工作，但也是一项以利用为主的服务性工作。档案管理标准化也是档案管理精细化的一项重要基础，档案精细化通过制定和贯彻各种标准、规范，使管理职责、业务范围、分工协作有了统一的科学准则和依据，确保了档案各项工作能够有机结合，在管理中得到最佳的效益。让档案管理人员明确自己“要做什么，怎么做，达到什么效果”，对岗位职责、流程和效果一目了然，从而避免走弯路，避免不必要的疏漏，提高工作质量。例如：可以结合企业档案管理实际，对档案工作六大环节（收集、整理、鉴定、保管、统计、利用）按流程操作，按标准归档。严格依据《企业档案工作规范》制定分类规则，按照永久、定期（30年、10年）的档案保管期限进行分类整理、归档保管。根据档案管理各项制度，对各类文件材料的收集、保管、利用等情况进行监督检查。档案管理员对需归档保存的各类文件材料进行认真分类、组卷，系统整理，确保归档资料的规范、准确，负责资料的复核、归档和电子数据的维护工作，对不符合要求的材料，及时要求有关责任人员进行补充完善。档案借阅、复制、移交都必须履行必要的手续。通过规范档案管理流程，使管理人员在动态管理中不断完善自我，使企业在动态管理中不断得以创新，进而突出人在管理中的地位，实现以人为中心的管理，发挥精细化管理的作用。

2.4 加强教育培训，提高管理人员综合素质

档案工作的性质决定了档案管理是综合性、专业性、管理性较强的岗位。企业档案部门应配备满足企业档案工作各环节的需要，兼有熟悉档案专业和懂得有关技术的人员。档案管理人员要熟悉党和国家有关档案工作的各项法规、方针政策等，必须严格遵守《中华人民共和国档案法》，牢固树立纪律观念，自觉遵章守纪；要熟悉档案业务，主动学习、领会和掌握档案行业标准、规范，树立高度的工作责任心，具备一定的综合文化知识和熟练的业务技能；还要熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，能把档案政策法规和专业知识灵活运用于实际，熟练完成业务工作。企业档案管理人员应树立终生学习的理念，经常性地参加系统的理论知识更新与专业继续教育，不断扩展自己的知识，提高专业技术水平，以适应业务需要。

档案工作者肩负着历史的职责，他们不仅要具有较高的政治素养和积极进取的精神，进一步提高档案专业水平和业务技能，积极参与档案学术研究，不断提高理论研究水平，促进档案管理队伍整体素质的提高。此外，还应掌握计算机的基本理论和操作技能，加强对信息技术、计算机、系统软件等新技术的学习，能够进行技术操作和管理，并灵活运用到实际工作之中，这样才能适应档案工作精细化管理的需要。企业应从实际出发，对档案人员进行培训培养，关心爱护档案人员，切实解决实际困难，改善工作环境，提高工资待遇。通过专业培训、继续教育等方式，切实遵守学以致用的原则，及时更新工作人员的专业知识。给档案人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平；给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补专业教育的不足。

3 实施档案精细化管理的关键在领导

档案管理工作不能滞后于企业发展步伐，传统的管理方式，对实行档案科学管理起着极大的阻碍作用。企业档案如果不被利用，常年沉睡在库房里，就会成为企业的负担和包袱，企业领导就不会重视档案工作。任何一个企业的某一项工作，都必须有领导的重视，才能顺利开展。领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。

精细化管理的发力点在于抓落实。领导是企业运营的核心组织者和指挥者，具有决策、指挥、创新和人事管理等方面的职能。把档案工作列入议事日程，是规范档案工作的需要。企业档案实行精细化管理，需要领导者发挥组织职能，充分了解档案管理工作在企业发展过程中的重要性，使企业档案为企业的发展服务，为在市场竞争激烈的环境中实现跨越与发展。对档案人员来说，则应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响、争取领导对工作的重视。要使一个企业的档案工作有起色，領导和档案人员都必须重视档案工作。同时，企业领导要把企业档案管理纳入企业管理体制，实行档案集中统一管理，保证档案管理工作在企业领导心中的特殊地位。这样有利于企业档案工作的统筹规划和发展，有利于理顺企业部门及上下级之间的关系，使档案工作更好地为企业服务。因此，实行档案精细化管理的关键在领导，各级领导共同协作，互相配合，进一步抓好企业档案管理工作，充分发挥核心的组织和指挥职能，为实现企业档案精细化管理创造条件。

4 以精细化管理为目标，加快档案信息化进程

随着科学技术的发展，以计算机技术为核心的现代信息处理技术正在深入到档案管理之中，运用现代科学技术手段和方法，达到优化档案管理的过程。显然，计算机技术在档案管理中的广泛应用是档案管理现代化的主要内容和核心。档案管理现代化不仅涉及新的技术装备、新的技术手段的运用，而且涉及档案事业管理思想、管理方法的现代化等很多问题。

随着企业的发展，各类档案材料数量、种类、载体形式等的日益增加，给档案管理提出了越来越高的要求。因此要跟上发展的步伐，就要切实做好企业档案基础管理工作。在信息时代，信息资源的共享与网络、沟通更依赖于统一的标准与规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、数据信息的共享、网络平台的链接等等，都需要通过建立一系列的标准、规范来实现。档案管理信息化是档案管理工作实现信息资源共享，为经济建设提供有效服务的主攻方向，是企业精细化管理的发展方向之一，也是档案事业发展的必然趋势和战略选择。企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业精细化管理和信息化的进程。

利用计算机系统管理档案，则可以收到事半功倍的效果。计算机将以前手动检索查阅档案的方式改变为计算机检索查阅，大大的缩短了查找时间。在文档的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还、利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制卷内目录。既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥了计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于企业。

“天下大事，必做于细。”实行精细化管理有助于提高企业的竞争力，推动企业向纵深发展。新时代企业档案管理工作是集诸多事项为一体的过程，其形成的最原始、最真实的记录，是企业档案管理工作中重要的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要性、基础性工作，用精细化管理手段保存好各门类、各载体档案是所有企业档案管理的重中之重。企业档案管理人员必须有一种积极进取、开拓前进、知难而进的创新精神，切切实实做大量艰苦细致的工作，才能有效地把精细化管理方法运用到档案工作实际中来，取得应有的效果。

参考文献

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[2]汪中求，吴宏彪，刘兴旺.精细化管理[M].新华出版社，2005.

[3]国家档案局.《企业档案工作规范》实施指南[M].中国档案出版社，2010.

[4]闫建榕.加强企业档案管理工作的几点思考[J].城建档案，2010（6）：47-49.

作者简介

郭佳，女，汉，陕西渭南，馆员，本科，神华新疆能源有限责任公司，研究方向：企业档案管理。