试论中职学校电子档案规范化管理

张元逊

摘 要：随着社会经济和各项科学技术的不断发展，电子信息技术被广泛应用在了各种不同的领域。而将电子信息技术充分应用于中职学校的档案管理当中，在很大程度上提高了中职学校档案管理工作的效率，使档案管理工作得到了有效的创新。本文针对中职学校的电子档案管理工作展开了探讨，分析了当前我国中职学校在电子档案管理方面现存的主要问题，并提出了相应的规范化措施，旨在对进一步加快我国教育事业的发展步伐起到帮助作用。

关键词：中职学校；电子档案；规范化管理

中职学校的档案管理之中包含着教学管理工作、党政管理工作、教研实训工作、招生毕业工作等各项工作环节中形成的具有查询利用价值的文字、声像、表格等不同形式及媒介的历史记录，包括文书档案、教学档案、声像档案、会计档案、招生档案、学籍档案等等形式的档案。学校的档案管理是校部领导正确决策、教学管理、发展方向的重要依据，具有十分重要的凭证和参考作用，更是学校管理水平的一个重要表现。在中职校档案管理中的发展中，档案管理者应以时代的视角反思自身发展，不断优化传统档案管理方法，规范管理模式。

电子档案是以电子信息的方式将传统的纸质档案加以存储，其基础就是电子信息技术。在网络信息技术迅猛发展的形势下，电子档案早已在各政府部门和企业的档案管理中得到了普遍的使用。然而，对于中职学校而言，仍有较多学校在电子档案管理方面仍缺乏规范性，这就导致了中职学校在档案管理方面的工作水平参差不齐，管理效率发展缓慢。基于此，本文就针对如何提高中职学校电子档案管理的规范性展开了探讨。

1 我国中职学校在电子档案管理方面存在的主要问题

1.1 缺乏创新管理思维

中职校的档案工作是教育视野的重要组成部分，是学校管理的基础，是反映和维护学校发展历史真实、为教学管理服务、为学校建设服务的坚实基础。但就现阶段而言，我国部分中职学校在档案管理方面的思想观念仍较为保守，在进行档案管理时，依旧仅用纸质档案的管理方式。这主要是由于中职学校在进行档案管理的过程中欠缺现代化的电子信息技术经验，认为档案管理仅局限于纸质档案。同时，從事档案管理工作的相关人员思想相对保守，较少参加现代化档案管理培训，几十年一直沿用传统的档案管理方式，缺乏创新管理思维。

1.2 硬件设备不够完善

电子档案管理工作的开展以计算机为基础，但是常有中职学校较为忽视档案管理工作，尽管明知档案管理工作中有诸如检索困难、重要纸质档案损害等问题，仍难将学校的经费资金投入到档案管理的工作当中。硬件设施的缺乏使中职学校在电子档案的管理方面缺少相应的基础设施，导致电子档案的管理工作的开展无从谈起。

1.3 软件系统过于陈旧，缺乏符合不同中职校特点的定制系统

电子档案管理工作的有效开展，不仅要配备完善的硬件设备，还要有与时俱进的软件系统以及“因地制宜”的个性化定制。全国各省市中职校专业设置培养方向呈多元化发展，每个地区、每个专业类型的中职校在档案管理中的要求大相径庭，而电子档案的管理软件在开发时，开发人员和管理人员常忽视对不同中职校的同专业设置、教学模式、管理运行的个性化、细节化的考量，致使软件操作系统与中职校的档案管理“水土不服”，工作使用中深感各种不便利或资源浪费。此外系统软件的后期维护和更新也应引起重视，软件系统过于陈旧或在很大程度上降低了电子档案管理工作的效率。

1.4 缺少档案管理的专业人才

中职校的档案管理工作关系着学校的发展，必须具备相关的专业人才。结合当前档案管理人才的要求，虽然在各中职院校中都基本配备了的档案管理人员，但是进入新时期之后，对于档案管理工作也提出了很多新的要求， 在较多的中职学校中，档案管理工作人员或为多岗位兼职；或不具较强的计算机应用能力；或中职学校在人力资源的配置方面难以引进相关的专业人才，这就导致了档案管理工作进展不顺，电子档案管理不能开展或不能发挥出其应有的作用等问题。

2 提高中职学校电子档案管理规范性的相关措施

2.1 转变档案管理的思想观念

中职学校作为当今为社会输送各类专业人才的坚实阵地，应深刻认识到档案管理及档案背后的发展历史，管理能力、办学特色、文化积淀及分析数据为中职校的办学方向提供了最有力的支撑，更可为人才培养模式的开拓夯实基础。中职校的档案管理水准即是学校的整体管理的重要体现，学校应当深刻认识到档案管理中使用电子档案管理所带来的高效、便捷、及安全性。校部管理层应将档案电子档案管理工作列入重要的工作议程之中，加强《档案法》的学习和宣传，组成档案工作领导小组，敦促协助档案管理工作人员一同建立档案管理中电子档案管理的体制，增强各科室各教研组的电子档案管理工作意识，保证电子档案工作有章可循，全校教师人人重视，档案工作与时俱进的良好趋势。

2.2 不断完善相关的硬件设备

不断完善相关的硬件设备是提高中职学校电子档案管理工作的根本条件。中职学校的档案管理领导小组在已经具备较完善的电子档案管理思路的前提下，认真研究电子档案管理之下所涉及经费、网络、办公场所等硬件需求，作出严谨的购置预算及完善的布局安排、管理维护办法，向学校申请采购相关的硬件设备，以此提高档电子档案管理工作开展的进行效率。在使用过程中，各中职校档案管理领导小组应要求档案管理人员应定期检测电子档案所使用的硬件设备的运行安全及保障措施，定期备份，先行做好硬件损坏或老化处理预案。

2.3 定制个性化管理系统、实施维护更新制度

中职校在完善的电子档案管理硬件设施配备后，应以前瞻性的眼光定制符合各中职校管理特性的系统软件。档案管理领导小组应组织档案管理部门以学校目前的规模、学生的数量和档案管理工作的具体需求为依据，以学校的专业设置、教学模式为框架，定制开发最适宜本校且最具经济性与高效性特点的电子档案管理系统。在软件开发初期，档案管理部门应将本校的档案管理流程及细节问题与开发方沟通开发一一梳理，方便开发部门更好的制定出高效的电子档案管理系统。为更好地服务于教学，档案工作人员应协助开发部门开设方便教师们查阅的检索页面端口，如文书、教学、编研档案的全引目录，案卷目录，全宗介绍，专题目录；在教师查询时实现关键字检索，更方便利用；各级文件及档案查阅权限设置清晰，方便档案借阅管理；二维码、条形码等扫码技术的引入会让档案管理的收纳及借阅查询中更便捷有序。

此外，在使用中，软件的及时更新及维护也是电子档案管理正常运行的注意要点，应建立健全软件系统的维护制度和时间要求，严格执行，防患于未然做好系统备份工作。

2.4 有效开展培训活动

有效开展档案管理的相关培训进修活动能够在很大程度上提高中职学校的档案管理工作效率。中职学校应积极鼓励从事档案管理岗位的工作人员不断提高自身的工作能力，坚持完成档案技术培训的在职教育，高度重视电子档案管理有效应用，向一些在电子档案管理方面比较成功的高校借鉴经验，多进行实地的参观和学习。学校也可聘请相关专家到校园里进行指导，使档案管理人员能够在实际工作中更好的发挥出工作能力，以此提高中职学校电子档案管理工作的整体效率。

3 结束语

综上所述，电子档案管理作为当今社会更高效、更便捷、更安全的信息化管理方法，推动着中职校档案管理的工作的高效进程。在各类专业人才供不应求的社会背景下，中职学校职业化教育的重要性日益突出：学生数量的不断增多，中职学校专业设置更多元化，学校的档案管理及档案管理背后的数据分析为学校发展方向提供了更强有力的支持，将传统的档案管理模式转变为电子档案管理模式，不断提高电子档案管理的规范性，使档案管理工作更加顺利的进行，以此更进一步推动各中职教育事业的发展，为我国的职业教育发展增砖添瓦。