电子文件和数字档案的登记备份制度

王虹

摘 要：电子文件与数字档案的登记备份是档案部门进行创新的重要形式，是建立电子文件及数字档案安全监管体系的重要方法。本文主要讲述了电子文件与数字档案登记备份的基础理论、主要内容，并提出电子文件与数字档案登记备份的发展方向。

关键词：电子文件；数字档案；登记；备份

随着科技的不断进步，信息逐渐趋向电子化，电子文件也随之不断出现并且日趋重要。但当今处于网络化时代，电子文件和数字档案具有易篡改、易泄露的特点，其安全面临着很大的威胁。我国档案界从理论与实践两个层面对电子文件安全问题进行了广泛而深入的研究和探索。电子文件的登记备份制度即是实践内容之一。电子文件的登记备份制度不仅可以保障其安全性和真实性，还能使各类民生档案进入政府重视范围并得到有效监管，而且确立了强有力的容灾保障，有效地提升了抵抗人为的和自然灾害威胁的能力。

1 电子文件与数字档案登记备份的基础性理论

1.1 电子文件与数字档案登记备份的概念

2009年国家档案局提出“进一步推进社会信息化建设，加快建设电子文件中心，对各机关的电子文件进行集中备份，确保电子文件的安全性”，电子文件与数字档案的登记备份是由县级以上的档案行政部门对本行政区内形成的、对国家和社会有着重要的保存价值的电子文件和数字档案进行登记，接着同级国家档案馆对经过登记的电子文件和数字档案进行逐一备份，对纸质或者其他各种各样载体形式的档案进行数字化管理，然后备份，从而保全档案证据、提高档案的安全性、推动档案信息的整合[1]。

1.2 电子文件与数字档案登记备份的必要性

1.2.1 登记备份有利于保障历史记忆的真实和完整

我国电子文件的登记备份顺应了档案管理的发展需求，只有登记备份才能尽可能的避免出现电子文件及数字档案混乱和丢失的情况，登记备份能最大程度地保障电子文件的完整。由于电子文件与数字档案自身比较脆弱，因此电子文件与数字档案易被篡改、伪造并且不留痕迹，分辨不出真假，当有人恶意修改、伪造电子文件及数字档案或遭遇自然灾害时，这时登记备份就发挥了它的作用，登记备份中心可以及时抵御风险，减少甚至消除破坏，登记备份以后，我们可以将原始文件与备份后的文件进行比对，从而可以检验出档案是否是真实完整的。

1.2.2 登记备份的法律意义

在当今社会，电子文件被篡改、被伪造的现象时有发生，很多人为了找到一个好工作，学历造假，人事档案造假，当他们被录用时，就产生了不公平的结果，于是电子文件登记备份就有了重要的法律意义。

1.2.3 登记备份制度体现了政府的公信力与权威性

通过人们对电子证据的信任程度就可以看出政府在人们心中的公信力如何。如果政府深得人民的信任，那么政府拿出来的电子证据在法律上就是最为可信的；如果政府的公信力降低，失信于民，那么政府拿出来的电子证据的可靠度就不及“第三方”拿出来的电子证据。因此为了社会大众的利益，政府应制定相关政策确保电子文件的登记备份是真实完整可靠的[2]。

2 电子文件与数字档案登记备份的主要内容

从电子文件登记备份的概念可以看出，其内容包括了两个方面，一方面是电子文件和数字档案的登记，档案的登记是指档案部门对某些单位的具有重要保存价值的电子文件及档案管理情况进行记录，并根据其记录的数据确定电子文件和档案的备份范围，从而有针对性地对档案管理进行指导。另一方面是电子文件和数字档案的备份，档案的备份是指国家档案馆对某些单位及个人形成的电子文件和档案备份的数据进行接收、存储和管理[3]。

2.1 电子文件登记备份的范围

为了加强对各单位档案管理方面的指导，《电子文件和数字档案登記备份工作指导手册》提出了以下登记备份的范围：

第一，被纳入进馆范围的社会组织、企事业单位等形成的具有重要保存价值的电子文件及数字档案。这些档案反映了各个单位的状况，行政管理活动等内容，是登记备份要素的基础。

第二，在一些有关经济、政治、社会、文化等重要事件中形成的具有参考利用价值的电子文件及数字档案。这些档案记载了一些重要的活动事项，是登记备份的核心要素之一。

第三，与就业、医保、房屋拆迁、教育等民生问题有关的具有现实意义的电子文件与数字档案。这些档案与人民大众的利益休戚相关，能有效解决人民群众在日常生活中遇到的各种问题，更加贴近生活，贴近社会。

第四，一些民营企业、社会团体及个人形成的电子文件及数字档案。这些档案的登记备份工作也同样不可忽视，有时也能起到关键性作用。

这四项核心要素都表明登记备份的档案对于国家或社会来说有着重要的保存价值，没有重要保存价值的档案是没有必要进行登记备份的。而对于以上四类核心要素的界定则根据档案行政部门具体要求来做出相应的界定。

2.2 电子文件登记备份的类型

《电子文件和数字档案登记备份工作指导手册》中还提出了登记备份的类型：

电子文件登记备份的类型通常有三种，第一种是传统载体档案，这种类型的档案通常为纸质档案，一旦保存不完好，极易随着时间的流逝而被损坏，所以登记备份是必要的，这类档案应该先要求各部门对其进行数字化的加工，当这些传统纸质档案形成数字化成果后，按照档案管理部门的某些标准将这些档案保存为光盘等脱机载体后备份到国家综合档案馆；第二种是电子公文类型的，这种档案要求各单位按照国家有关标准进行归档，以在线或离线方式备份到国家综合档案馆；第三种类型则是重要的电子业务数据，这种档案应该是根据一个项目拟定一个具体的方案，用一定的备份方式向国家综合档案馆进行周期备份。

各个单位应该明确自己单位档案的类型，并且根据这三种类型各自的要求进行登记备份。当然，进行登记备份的一定是电子文件或数字档案，对于其他类型的档案，应转化成数字化成果，然后进行登记备份[4]。

3 电子文件与数字档案登记备份的实施情况（以浙江省为例）

浙江省作为试点省，在2010年首先实行电子文件与数字档案登记备份制度，这对浙江省来说是一项全新的挑战。在2012年这一关键之年里，浙江省的各级档案部门贯彻落实电子文件登记备份工作，努力完善工作协调机制，加强队伍建设，保障电子文件的安全真实，有力地推动了档案事业的发展。浙江省的电子文件登记备份工作已经成为各级政府领导了解档案管理的重要平台，得到了各界人士的重视和好评。

3.1 浙江省各市电子文件的登记备份简介

3.1.1 浙江省义乌市的登记备份系统完善

义乌市登记备份中心的特点是登记备份系统比较完善。它采用了集中存储数据的方法，可以更方便地对电子文件及数字档案进行登记备份，登记备份的目的是为了恢复数据，如果备份的数据不能在有限时间内恢复其数据，那么备份系统就没有了价值。现在很多系统对于登记备份工作何时何地进行等有一定的局限性，如果在深夜系统运行比较快速的情况下，是适合进行登记备份的进行登记备份，但是由于工作人员的问题，疲劳很容易导致登记备份的安全性受到威胁，从而导致信息出现错误。因此义务市的登记备份工作人员致力于改善备份系统，使备份系统能自动定时备份，并且具有日志的功能和异常情况下的报警装置。

义乌档案局的管理系统上安装了代理软件。在备份过程中，确定好需要备份的电子文件及数字档案后，备份系统会在有效时间内自动将数据库服务器中的信息数据备份到S2600中。备份完成，系统会显示出备份的情况，系统管理员就会对备份数据一目了然。

义乌档案局的登记备份系统对数据库的备份采用的是在线备份方法，它可以在不停止数据库运行的情况下，进行数据备份，这种登记备份的方法能确保系统一直处于工作状态。

3.1.2 浙江省嘉兴市建立异地异质备份库

到2015年底，浙江省嘉兴市大多数单位都建成了数字档案室，并根据国家容灾备份的要求，建立异地异质备份库。

根据嘉兴市档案馆的工作人员的叙述，进行异质异地备份的原因有很多，一是因为电子文件及数字档案易复制、易更改、易损坏，难保存，极易受到人为的、自然突发事件的威胁，一旦在某些方面受到破坏，电子文件及数字档案的恢复工作将会变成一个难点，甚至无法解决，其安全性很难得到保障，因此异地异质备份极其重要。二是由于存储工具的寿命有限，电子文件和数字档案的数据保存在存储工具中，电子文件的寿命与存储工具的寿命息息相关，因为存储工具大多是电子设备或者光学设备，它们的寿命会受到环境的种种影响，因此其寿命是有限的。三是由于读取设备的不断更新，电子文件不能直接读取，因此要依靠不同种类的设备，随着科学技术的进步，读取设备不断更新，有的新的读取设备并不能读取旧的电子文件，从而造成电子文件及数字档案的信息数据的丢失。

当然还有一些人为的原因，比如登记备份时出现操作失误，遇到破坏性病毒，社会动乱等原因，因此需要异地异质备份来保障安全。

3.1.3 浙江省温岭市统一部署，分级管理

以前浙江省登记备份中心的技术人员缺乏并且不专业，各个单位对登记备份认识狭隘，并不了解登记备份的必要性。如今浙江省温岭市的登记备份工作实行了统一规划，具体的档案业务进行分级管理。电子文件登记备份优先适用于有关民生问题的电子文件，突出重点，统筹规划。温岭市的登记备份注重与民生档案数据库建设结合起来，与数字档案室结合起来，与重要的档案工程建设结合起来，从而使电子文件及数字档案更加安全。因此温岭市积极开展档案登记备份的培训工作，让工作人员了解登记备份的重要性、必要性，并熟练掌握登记备份工作，使之能顺利进行。

3.1.4 浙江省宁波市建立档案登记备份体系

宁波市积极建设登记备份数据管理系统、民生业务信息在线备份系统，建立登记备份体系。为了更好的做好登记备份工作，全市积极完善虚拟档案室系统，逐步开展登记备份工作。宁波市开发了电子文件登记备份客户端，使各个有关民生的单位能较及时地使用客户端提供的登记申请、数据管理、移交登记的数据等功能。

宁波市的各个单位按照要求先填写登记备份的表格和数据移交、接收的表格，再将纳入登记备份范围的档案生成备份载体包，并且为之加密，接着采用在线或离线的方式把备份载体包移交到档案局电子文件及数字档案备份系统，必要时可请相关专家检查核对，若不符合要求的，则退回各单位重新移交。

3.2 浙江省电子文件与数字档案的登记备份实施情况总结

上述四个方面分别介绍了浙江省四个市的电子文件与数字档案登记备份的实施情况，当然还有其他市也实行了登记备份制度，就不一一列举了。浙江省作为登记备份制度的试点地区，统一部署，分级管理，积极建立登记备份体系，完善登记备份系统软件，实行异地异质备份等等。

到目前为止，几乎浙江省所有的地区都建立了电子文件登记备份中心，工作人员也增长了好几倍。省级财政为各地的登记备份中心建设提供了一系列的补助，很多地区都建立了软硬件项目，大部分单位搭建了登记备份专门平台，重点民生档案登记备份单位增长率超过300%，登记备份数据增长率超过400%。另外，从具体的地区成果来看，杭州市已经把有关劳动模范、低收入保障、婚姻、公积金、移民方面的民生档案接收进馆；宁波市、温州市积极保障登记备份工作；嘉兴市把企业登记、公积金、房产电子业务数据作为关键的方面，努力落实登记备份；绍兴市积极开展电子文件的登记备份工作等。这些都表明档案登记备份取得了一定的效果。

尽管浙江省在登记备份工作方面效果比较好，然而还存在一些不足之处，比如登记备份工作在各个地区的开展情况不一样，尤其是经济落后地区，在众多方面的要求得不到满足，很大程度上限制了电子文件登记备份的发展。另外有的地区登记备份工作做得不够标准，由于登记备份中心成立的时间比较短，技术人才缺乏，中心内部的管理不成熟等等。因此針对这些问题还应做出相关对策。

4 我省探索电子文件与数字档案的登记备份的发展方向

浙江省虽然优先实行了以科学发展观为核心的电子文件与数字档案登记备份制度，但这是一项全新的挑战，不可能在初步阶段就很完善。根据浙江省实践电子文件与数字档案的登记备份过程中存在的问题，笔者对江苏我省电子文件与数字档案登记备份制度建设提出以下对策：

4.1 广泛宣传，推动登记备份顺利开展

部分单位对电子文件与数字档案的认识比较狭隘。一些有电子文件的单位以为档案行政管理部门应该只管纸质档案，电子文件不属于档案的范围；还有一些电子文件数量很多的单位认为档案行政管理部门的技术手段不足以对全部单位的电子文件及数字档案登记备份[5]。正是因为这些单位认识上的不统一，导致档案行政管理部门对于电子文件与数字档案登记备份的工作很难顺利进行，因此我们要加大宣传力度。

第一，利用报纸、网络、电视等平台，我们要加大电子文件登记备份的宣传力度，让更多的人了解并配合登记备份工作。

第二，在各个单位开展有关登记备份的座谈会，发宣传单等，让这些单位能更加深入地了解电子文件登记备份的含义。

第三，积极开展电子文件及数字档案的人为或自然突发事件应急演练，通过演练让人们了解到登记备份的至关重要性，并积极引导人们推进电子文件登记备份，让人们熟悉其流程及内容。

4.2 转变传统观念，运用全程管理和前端控制原则

当前，电子文件的登记备份重在关注民生方面的档案。因此各级档案部门要进行观念创新，把档案管理的重心从历史档案转移到民生档案上来。运用电子文件与数字档案登记备份的全程管理原则，扩大档案管理范围，把以前应该管理而未管理的电子文件及数字档案有效监管起来[6]。而前端控制原则则是在档案进行登记备份后，通过档案行政部门的有效监管，熟悉各个单位的档案管理情况，从而使各个单位的重要档案提前进馆，实行前端控制，使电子文件与数字档案管理工作的效率得到提高，构建既涉及民生档案又涵盖历史档案的信息资源体系，建立数据库，实现数据整合，信息共享。

4.3 搭建电子文件与数字档案的登记备份专门平台

为了使登记备份更加专业化、科学化，各省、市应按照自己地区的特点建立登记备份中心，登记备份中心既有着电子文件备份中心的用途，又有着数字档案馆的用途，在此基础上，还增加了容灾保障功能和异地异质备份的用途[7]。在数据管理对象上，重点关注民生权益或公共权益方面的电子业务数据；在备份方法上，采纳了在线周期备份和离线脱机备份两者结合的备份方法；在制度方面，改进考核制度和安全评估制度。登记备份中心将更好地提高工作效率，使证据保全价值最大程度化。

4.4 改进各单位登记备份技术设备，加快培训技术人员

虽然浙江省优先开展了电子文件的登记备份工作，但是还处在初步阶段，有的档案登记备份单位只有一名技术人员，甚至有的单位没有技术人员，因此在向登记备份单位说明登记备份要求时，往往不能按照规范指导登记备份单位进行登记备份工作的开展。各单位可以与政府部门商榷，得到一些财政上的帮助，组织开展登记备份培训班，培养具有较高业务素质的登记备份技术人才，并引进技术先进、质量较高、安全性能高的设备，从而提高登记备份的效率，使登记备份工作可以更加顺利地开展。

5 结论

电子文件与数字档案的登记备份制度是我国一项具有创新意义的制度，有效地保证了电子文件及数字档案的安全性、真实性、完整性，使国家、社会的历史记忆得以延续，为我国占据信息资源制高点做出了巨大的贡献，因此我国应积极完善电子文件登记备份制度，积极打造“服务型”政府，为人民群众服务，从而促进国家发展、社会进步。

参考文献

[1]周峰林.浙江省电子文件和数字档案登记备份工作全面启动[J].中国档案，2010（3）：8-8.

[2]王英玮.“电子文件和数字档案登记备份”制度的创新价值和所依托的原理分析[J].浙江檔案，2010（s1）：12-16.

[3]邓小军.创新“三个体系”建设开展档案与电子文件登记备份——档案与电子文件登记备份工作现场会在杭州召开[J].中国档案，2012（5）：16-16.

[4]付华.档案登记备份："三个体系"建设的重要抓手[J].浙江档案，2010（s1）：7-11.

[5]占晖.档案与电子文件登记备份中心的建设要求[J].浙江档案，2011（7）：46-47.

[6]吕红，林伟宏.论档案与电子文件登记备份的战略意义与实施策略[J].档案学研究，2012（4）：58-61.

[7]盛春梅，张晰.档案登记备份数据存在的问题与解决方法[J].浙江档案，2011（6）：48-49.