文书档案管理问题及对策探讨

摘 要：文书档案管理体现着一个单位或者企业的管理水平，对档案资料的质量和完整性有着重要影响，它的重要性越来越受到人们的关注。随着社会经济的快速发展，档案管理工作也在不断进步，但是依然存在一些问题需要解决，本文分析了文书档案管理工作的重要作用，以及文书档案管理中存在的问题和具体解决策略。

关键词：文书档案管理；问题；对策

随着科技的飞速发展，文书档案管理已经成为了各大单位或企业工作中的重要内容。文书档案管理工作属于单位或企业管理中最根本的一项服务工作，记录了单位或企业各项活动的内容，体现了单位或企业的管理水平。

1 文书档案管理工作的重要作用

文书档案是机关、团体或者企事业单位进行行政管理事务活动中产生的，其中包含有命令、指示、决定、布告、请示、报告、信函、简报、会议记录、计划和总结等等各项内容。因此，文书档案管理工作属于一项政策性、专业性、保密性比较强的工作。身为文书档案管理人员一定要意识到其重要性，尤其是在新时代背景下，书档案工作的顺利进行和企事业单位的长远发展有着直接影响。这是因为文书档案通具有真实性、客观性以及法律效应的特点。文书档案和其他各种文献资料的区别就在于它的历史凭证效用是在自身形成过程中的各种因素。同时，文书档案能准确的反应事业活动的记录，保存形式可以是纸质或者电子形式。文书档案能为企事业单位以后工作的开展提供丰富的经验，因此，文书档案管理工作对于企事业单位有着重要作用。

2 目前文书档案管理工作中存在的一些问题

1）企事业单位各个部门之间没有形成良好的配合关系。企事业单位在进行管理工作过程中，如果各个部门之间没有协调好关系，互相配合，就会严重影响文书档案管理工作。比如在文书档案的归档这一过程中，需要收集各个部门的文件资料，但是有些部门为了自己的利益或者受其它原因的影响，致使资料收集工作不顺利，或者放弃文件资料的收集。因此，很多单位的重要文件都没办法找回来，对单位造成了一定的损失。

2）文书档案管理工作缺乏规范化管理。目前大多数大中型企事业单位的文书档案管理工作没有形成系统规范的体系，例如文件档号、卷宗分类、案卷名称不规范、一些档案文件内部缺少目录、卷宗组卷不规范等等。另外，文件档案检索效率较低是也是当前文书档案管理工作存在的重要问题之一，当前多数单位使用人工检索和电子检索另种方式，但是人工检索方法依然是多数单位的主要选择，一些书档案管理工作人员通过工作实践也研究出了很多检索工作，但是他们却认为检索工作的使用能提高档案管理工作的质量。

3）文书工作和档案工作连接不紧密。文书和档案管理工作相辅相成、密不可分的。因此，要想提高文书档案管理工作效率，可以使用分体式管理模式来进行，才能保证二者都能有层次合理開展。但是目前有一些企事业单位进行文书档案管理工作的过程中仍然按照分块式管理模式来进行管理，这种管理方法在传统的工作中具有一定的优势，然而这种做法也会让文书工作和档案工作之间的距离更大。另外很多文书人员对档案管理认识不足，档案管理人员对文书方面的工作了解也不深刻，长此以往就会导致二者在管理过程中出现很多矛盾。

4）企事业单位领导阶层管理人员不重视文书档案管理工作。一些单位中的领导阶层没有认识到文书档案管理工作的重要性，对此项工作不够重视。一些管理人员认为文书档案管理只是进行资料采集、保存、管理，虽然目前很多单位在一定程度上给予文书档案管理工作大力支持，但依然会因为管理意识的问题而达不到最终的管理效果，也不能给企事业的单位带来经济利益。有着单位的领导管理人员只是要求工作人员简单的收集和保存了文件资料，没有对其进行其他规范化的要求，致使文书档案管理工作在实际工作中得不到重视。

5）文书档案管理工作人员的整体素养有待提高。当前大多数档案管理人员都是考取证件以后才胜任工作，但是真正掌握熟悉档案管理知识的人员却非常少，特别是对于文书档案管理中关于档案的立卷、分类等都不够了解，这会造成在工作中出现很多问题，例如档案信息的丢失、档案资料的保存不合理等现象，致使档案管理工作不能顺利进行。随着社会快速发展，档案管理工作也进行了一些改革，但是仍然有许多档案管理工作人员的专业素养依然没有进行更新，企事业单位也没有对他们进行合理系统的培训，这都会影响档案管理工作的开展。

3 提高文书档案管理工作水平的具体策略

1）增强各部门之间的配合工作。任何一个单位都是由不同的基层部门组成的，文件资料的主要获取方法就是从这些不同的部门中进行采集，档案管理工作者需要把握好各个部门之间的联系，做好各部门之间联系的枢纽角色，才有利于文件资料的采集。在实际管理工作中，文书档案管理人员一定要积极主动的去了解每个部门的情况，并且研究采集文件资料的具体方法。

2）促使文书档案管理工作朝着规范化、科学化方向发展。要想使文书档案管理工作实现规范化，就要对现有的文件资料仔细查阅，删除一些陈旧失效的卷宗，防止以后使用电脑管理的时候出现重复现象，影响工作效率。另外，需要对文书档案资料进行重新组合，特别是一些比较混乱的卷宗，一定要进行重新编排，编排过程中要尽量把那些有联系的档案重新组合，对于一些没有页码和标题的档案资料重新填写，最大程度上确保档案资料的规范化。

3）处理好文书工作和档案管理的关系，增强它们之间的连接。档案管理是在文书工作的基础上进行的，因此，文书工作水平的高低直接影响档案管理工作的质量。所以，文书工作人员要不断提高自己对档案管理工作的认识，保证文书资料能及时归档。在具体工作中一定要处理好二者的关系，增强文书工作和档案管理的连接，科学合理的限制好档案管理质量。

4）单位领导阶层要提高对文书档案管理工作的重视。领导阶层的重视程度直接影响着文书档案管理工作质量，因此，档案管理工作人员要积极主动的向单位领导汇报当前的工作情况，，使用多种汇报方式，使领导者意识到文书档案管理的重要性，尽最大程度得到他们的大力支持。同时，单位的领导者人员更要把文书档案管理规划到单位的重点工作之中，加强对文书档案工作的支持力度，促使文书档案管理工作朝着现代化方向发展。

5）建立一支高素养的文书档案管理队伍。文书档案管理工作人员的整体素养是影响文书档案管理工作的主要因素之一。文书档案管理工作人员不仅仅是对文件资料进行分类，因此，工作人员的专业知识不但要扎实，更要广泛。企事业单位要重点培养这方面的人才，为他们提供专业知识和技能学习的平台，定期开展一些文书档案管理知识交流会，增强他们的专业素养。处于新时代信息社会背景下，文书档案管理工作也在朝着信息化方向发展，企业对此项工作人员的要求越来越高，只有具备更加专业的知识和技能，提高管理人员的整体素养，才能保证企业的文书档案管理顺利进行。

4 结语

文书档案管理工作在企事业单位中发挥着重要作用，它能为单位提供丰富的管理经验，提高单位的管理水平。处于新时代背景下文书档案管理工作人员更要不断学习，提高自身整体素养，使用现代化管理方法，提高文书档案管理工作效率。企事业单位也要充分认识到文书档案管理工作的重要性，建立科学合理的管理体系，提高对此项工作的支持力度，促使文书档案管理工作朝着规范化、现代化、科学化方向不断发展。

参考文献

[1]刘磊.文书档案管理中存在的问题及对策探讨[J].办公室业务，2017.15.

[2]杜跃光.文书档案管理中存在的问题及对策研究[J].魅力中国，2016.48.

作者简介

岳晓伟（1970-），女，汉族，河南偃师，大学本科，馆员，研究方向：档案管理。