浅析科学管理企业档案，促进效益和效率提升

邹庚

摘 要：档案的形式多样，种类繁多。现代企业只有建立科学的档案管理制度，并实施规范的档案行为，才能保证企业可持续、高质量的发展。虽然档案管理不产生直接的经济效益，但是它能间接促进效益增长，保障企业和员工的权益。进行科学的档案管理能够提高企业工作效率，降低成本投入，实现社会效益最大化。所以，加强档案的科学管理就要从人和管理方式上下功夫，强化人的作用。加强管理方式的多样性、合理性，是促进档案管理工作的重要手段。

关键词：科学；人；数据

企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料，既包括企业文书、文件、纪要、合同等，又包括影像资料、数码照片、音视频等。企业档案管理是企业行政管理的重要组成部分，是现代企业区别于个体经济主体和农业主体的重要表现。建立一套科学合理的企业档案管理制度，可以有效促进企业主营业务的发展，减少企业运营成本，提升企业竞争力，确保社会效益最大化。所以，建立科学的企业档案管理制度，对于提高企业运转效率有积极的作用。下面我将浅析档案管理对企业效率的促进作用。

1 什么是档案管理

档案管理主要包括“实体管理” 与“信息开发利用” 两大方面。即以企业的档案实体管理为基础，以信息的开发为宗旨和方向，为企业的各项工作提供凭证和参考作用。例如：收发文、会议纪要、信息简报等都是重要的档案，是政令上传下达，各部门之间横向沟通协调的依据。对档案进行整理归档，需要的时候，通过档案查阅可以准确了解已经或者即将开展的工作要点，确保企业运转的连续性。

2 档案的种类

档案有广义和狭义之分，狭义的档案是指由企业正式制发，以纸质文档为载体，统一保管的实体文档。如：

1）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、发言稿、会议记录等。

2）企业对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3）企业的各种工作计划、总结、批复、统计报表及信息简报等。

4）企业与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5）企业职工薪酬福利方面的文件材料，以及员工合同、人元资料，台账记录等。

广义的档案是指记录企业运营轨迹、管理方式和企业文化的所有信息载体。除了以上5条，还包括：

6）本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

7）企业存储在电脑、光盘、U盘、服务器、网站主页上的电子数据等。

3 企业档案管理对企业运营的积极作用

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用是企业档案管理的主要形式，就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，保障性的工作。企业通过档案管理落实经营活动，依托档案管理进行必要的资料整理、数据分析、信息收集和制度调整，其根本目的是为了更好地适应企业自身的发展，为经营者提供有效的参谋。比如，企业制作利润增长分析表格，需要查阅往年同期利润报表，此时，档案管理就能派上大用场，帮助及时找到以往的记录存档，调阅相关资料，形成清晰的数据链条，为发现问题，修正经营方略提供参考。

所以档案管理在现代企业运营当中的作用日益凸显，利用科学的档案管理，不仅可以方便经营活动，还能有效提高工作效率，降低運营成本。

4 如何开展科学的企业档案管理工作

企业档案蕴藏着大量可待开发挖掘的隐含知识，但是，据调查表明，占企业所有知识46%的企业档案中蕴含的知识，“被很好地归类，并及时提供给需要这些知识的人，从而发挥作用的只有12%。”因此，企业档案管理工作面临的问题不仅仅开发企业档案的显在信息，更为重要的是发掘档案中的隐含知识，将这一部分知识转换成显在知识，实现企业的知识共享和知识创新，并转化为实际收益。从这个角度来说，企业的档案管理和知识管理具有共同的目标和动机。那么如何落实科学的档案管理工作呢？

1）加强人的作用。档案管理说到底其实是人的管理，档案是死的，人是活的，档案管理工作最后还是要为人的行为服务的，人在这其中的作用显得尤为重要。首先要提升管理人员的综合素养，培养细致耐心的工作习惯和认真负责的态度。档案管理是很单一、很繁琐、很枯燥的一件事情，整天和档案打交道，死气沉沉的，难免不会厌倦，这就需要管理人员时刻保持高度的责任心，认真对待每份档案，哪怕这份文件或者资料已经处理完毕。只有始终保持积极的心态，投入其中，才能融入其中，从被动的工作中，做出主动的实效。另外，管理人员也要不断加强学习，掌握最新的档案管理方式方法，学以致用，灵活运用，只有不断学习才能解决管理工作中的各种困难。最后，落实人事制度也是强化人的作用的重要手段，定岗定责，专人专管是档案管理的必然趋势。

2）建立适合企业发展的档案管理制度。现代企业已经不再需要人管人的粗放式管理，转而代之的是制度建设和制度管理。企业建立一套完整的规章制度，由规章来约束人的行为，进而形成一种制度化的企业运转模式，企业员工在制度的影响下，自觉参与企业经营，减少矛盾冲突和分歧。档案管理也是这样，制度对形成科学的档案管理至关重要。建立档案管理制度，不仅可以规范管理行为，防止泄密等情况，还可以形成良好的企业文化，毕竟“制度管人”是每个企业参与者乐于见到的情形。

建立相关制度要明确规定档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等条款，还要列举档案的种类、秘密等级、保存时限、责任主体、权利义务、追责条款等内容，确保档案管理工作有时效，有依据。

3）利用科技手段开展档案管理。当今社会是信息社会，各种科技手段层出不穷，如何有效利用科技手段开展档案管理成为新的课题。充分利用电脑网络、云存储、OA协同平台、门户网站等手段，拓展档案管理模式，也是促进档案管理的有效手段。在电脑进入办公领域以前，档案管理都是依赖手抄笔记，纸片满天飞，工作量巨大，大量的资源浪费在空间和时间上，档案管理的科学高效根本无从谈起。引入电脑后，很多的文档资料、影像视频可以永久保存，甚至可以无限传播，档案的含义也进一步延伸开来。将各种档案进行数字化处理，然后进行压缩归档，再辅以纸质目录登记，就能确保档案管理万无一失，既保证及时查阅的要求，又可以确保长期保存。我在日常工作中，就采取这样的管理模式，首先对收发文件先进行扫描，变成电子文档，然后编号放入指定文件夹，再登记造册，以便查阅使用。这样操作确实方便了管理，减轻了工作强度。此外，现在很多企业建立的云盘和门户网站，将信息整理上传，可以随时调阅，非常方便，这些手段也为科学的档案管理工作打下了坚实的基础。再比如，企业采编的工作信息简讯等文稿，通过网站发布，既可以展示企业文化和经营动态，又方便日后对相关活动内容的查询，可谓一举两得。

事实证明，档案管理对企业的发展有积极的作用，开展科学的档案管理不仅可以促进企业高效运转，还可以形成良好的企业文化。在落实科学管理的同时，合力调配人力资源，充分利用科学技术手段，能够完善管理体质，最大限度的实现社会效益的有序增长。