基层档案管理工作存在的问题与对策研究

古丽努尔·托合塔尔

摘 要：本文立足于档案管理工作的现状，重在指出其中的不足之处，主要包括管理方法、思想意识、硬件设施三个方面，进而据此就如何做好档案管理工作提出建议，如完善档案管理工作制度、提高档案管理人员的综合素质、引进现代化信息技术等。

关键词：档案管理工作；问题；措施

档案管理作为基础管理工作当中的重要组成部分，是真实再现基层工作历史原貌的重要载体，做好基层档案管理工作，意义十分重大。但笔者根据近些年的工作实践以及通过调查了解，发现在基层档案管理工作中，还存在很多问题。这些问题的存在，不仅严重影响了基层档案的工作质量，而且关系到了档案事业的长远发展。因此，笔者提出改进基层档案管理工作的举措，旨在促进基层档案事业的健康发展。

1 档案管理工作的现状

纵观现阶段我国的档案管理工作情况，其不足之处主要在于管理方法陈旧、思想意识薄弱、硬件设施落后三个方面，具体如下：

1.1 管理方法陈旧

在新形势之下，档案的涵盖范围持续扩大，其形式与内容更渐趋多样化，对档案管理工作提出了更高的要求。但是，现阶段我国部分基层单位依旧沿用传统的管理方法，无法跟上信息化时代发展的客观需求，缺乏高素质的档案管理专业人才，无法实现应用网络技术与计算机手段进行档案管理服务的实际要求，基本上还是以手工操作为主，例如人工编目、手工检索等。上述这种陈旧的管理方法，在新形势之下，其局限性更为突出，与时代发展的客观需求相悖，手工操作的工作效率太低，甚至会出现档案丢失或损坏等问题。

1.2 思想意识薄弱

无论是领导干部还是工作人员，其对档案管理工作的认识均存在明显的误区，未能从根本上认识到档案管理工作的重要性。在其认为，档案管理工作仅是简单的事务性工作，针对历史性的文件资料进行整理与保管并无太大的实际意义，仅需要应付查档与外调即可。此外，大部分的档案管理工作人员缺乏专业而系统的档案知识培训指导，在档案材料收集、分类、整理、归档等具体的工作当中存在明显的缺陷，未能展示良好的职业道德与高度的工作责任感，缺乏系统而成熟的档案管理工作理论体系的指导，实践技能的提升显得举步维艰。

1.3 硬件设施落后

档案管理工作对物质基础的要求比较高，主要包括库房设施、专项经费等方面的内容，部分基层单位限于对档案管理工作的重视程度不够，在档案管理工作经费方面的投入力度显然不足，更有甚者，根本就没有将档案工作经费列入到预算规划的范畴当中。以至于档案管理工作的硬件设施非常落后，大部分情况下仅是随便摆放几个柜子作为档案的存放地点，缺乏标准而固定的档案管理库房，导致档案丢失、损坏等现象屡见不鲜。经费投入力度不足，硬件设施落后，档案管理工作实现规范化与标准化的目标更是无从谈起。

2 如何做好档案管理工作

在新形势之下，想要全面提高档案管理的工作水平，更好地发挥档案资源的作用，关键在于完善档案管理工作制度、提高档案管理人员的综合素质、引进现代化信息技术等方面，具体如下：

2.1 完善档案管理工作制度

档案管理的工作带有明显的动态特性，把控的难度比较大。因此，应当对现有的档案管理工作制度进行深层次的完善与健全，以确保档案材料的收集、鉴别、分类、移交、归档、调阅、外借等具体的工作内容均有章可依，提高档案管理工作的纪律性与政策性。完善档案管理工作制度需要做好如下的几点工作：

（1）针对现有的档案材料收集的运作程序进行进一步的规范与完善，重点在于明确普通收集与定向收集、突击性收集与长期性收集之间的异同之处。全面调动档案管理工作人员的积极性与主动性，确保档案资料的真实性与完整性。

（2）从各个方面着手拓展档案文件资料的渠道来源，以期更好地满足档案资料收集的完整性与全面性的要求，更好地发挥出档案材料的利用价值，即是更加准确地反映出问题与事件的本质。

（3）重点考虑档案文件资料归档制度的合理性，对于不符合归档要求的档案文件资料，可通过多方渠道进行核查，重新收集，同时安排专门的管理人员监督档案文件资料的办理进程，充分体现出档案管理的时效性。

2.2 提高档案管理人员的综合素质

在新形势之下，部分档案管理人员综合素质低下的弊端逐渐突显，作为新时代的档案管理工作人员，必须要具备多元化的知识以及较强的专业知识运用能力，以期更好地适应实际工作的需求。整体而言，档案管理工作的绩效水准与档案管理工作的综合素质有着必然的联系，建立一支高水准的档案管理专业队伍是当务之急。提高档案管理人员的综合素质，需要从如下几个方面着手：

（1）定期开展专业培训指导活动，要求档案管理人员积极踊跃参与，以丰富其知识结构体系，指导其如何将现代科学成果运用到档案管理工程当中，提高档案管理工作的水平。

（2）创办计算机培训提高课程，二十一世纪是信息化时代，利用计算机网络进行档案管理是时代发展的必然要求。鉴于此，部分档案管理工作人员对如何操作计算机软件进行档案管理尚不十分时熟，创办计算机培训提高课程向其灌输计算机技术、现代网络的数字化技术，进而提高档案管理工作的效率。

2.3 引进现代化信息技术

传统的档案管理工作基本上是以手工操作為主，档案管理的形式也多为纸质资料，不仅管理的工作效率低，并且容易损坏或是丢失档案资料。在新形势之下，传统的档案管理的手段与形式已经濒临淘汰了，重点在于引进现代化的信息技术以期更好地完成档案管理工作。引进现代化信息技术关键在于落实如下的几点工作：

（1）建立完善的内部档案管理信息数据库，将现存的纸质档案资料全部录入到电脑磁盘当中，实现永久性保管，避免遭受潮湿、虫蛀等的损坏。同时方便档案资料的调阅与外借，实现档案资料在允许的范围之内实现共享，避免在调阅与外借出现丢失或损坏的现象。

（2）提高所创建的档案管理信息数据库的安全性。安全性问题是利用计算机管理档案资料需要高度重视的问题，避免因系统的漏洞而给了黑客与病毒可乘之机，侵入到档案管理信息数据库当中，窃取重要的档案资料，酿成泄密的严重后果。鉴于此，需要安装与系统高度兼容的杀毒软件，同时安排专业人士定期对系统进行检修与维护，保证档案管理信息数据库系统的安全性与稳定性。

3 结语

总而言之，鉴于现阶段档案管理工作所存在的种种不足，需要采取具有针对性的措施，提高档案管理工作的效率与水准，以期更好地适应新形势之下的客观要求。

参考文献

[1]王述寅，张良.浅谈如何做好档案管理工作[J].中国管理信息化.2014.24：98-99.

[2]朱丽华.论新形势下如何做好医院档案管理工作[J].办公室业务.2014.23：193.

[3]黄小英.浅析档案管理工作的规范化[J].经济与社会发展研究.2014.07：79.