浅谈档案信息化建设

付之鑫

档案信息化就是在档案活动中全面应用通讯技术、网络技术等现代化高科技手段，用信息科学技术对档案信息资源进行处理、管理、开发和提供利用。随着现代社会信息化程度的提高，档案信息化建设也成为档案界普遍关注的问题。2002年11月25日，国家档案局中央档案馆向全国档案部门下发了《全国档案信息化建设实施纲要》，这是促进档案管理现代化水平全面提高的一项重大举措。应当说，信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。因此，如何抓住信息产业发展的机遇，充分发挥档案信息来源的优势，是摆在每个档案工作者面前迫切需要解决的课题。

1 档案信息化建设的必要性

1.1 档案信息化建设是电子政务实施的要求

档案部门管理的档案很大一部分来源于行政部门形成的有保存价值的文字、图表、录音、录像资料。现在连政府机构的信息都放到网上，政府与公众的互动处理也放到网上实施电子政务了，即大量政府公文、信函、法规、法令都是以电子文件的形式在网上发布与处理，网上形成了大量电子党政管理类文件。另外，在计算机网络上全面实施的电子商务活动，商务数据交换和各种商务活动均是采用数字化方式进行，在线支付电子化形成了大量有凭据作用的电子会计档案，这些对开展档案信息化建设提出了迫切要求。

1.2 档案信息化建设是数字化、网络化发展的要求

档案部门所管理的档案目前大都停留在只对本单位形成的纸质文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，对上述活动中形成的大量电子文件、电子档案束手无策，无能为力。档案部门如何在数字化网络化的大潮中求生存求发展，保存在各级各类档案馆库房中作为知识原始载体的档案实体如何最大限度地发挥作用，这些问题就使开发档案信息，进行档案信息化建设成为必然。

1.3 档案信息化建设是开发利用档案价值的要求

提出控制论的数学家维纳，在其著名的、饱含人文关怀的著作《人有人的用处——控制论与社会》中明确地指出：信息的价值正在于传播，而不在于储藏。任何“意义”、“价值”一类的判断，在没有传播的情境下只能是无意义与无价值的。档案价值的实现是要通过对档案信息的开发、处理、传递与广泛利用来实现的。档案部门作为一个信息服务机构，只有实现了档案信息处理计算机化，信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务利用网络化，才可能最大限度地发挥档案的作用，对于科教兴国和精神文明建设服务意义深远。

2 档案信息化建设面临的困难

2.1 管理人员技术水平滞后

在信息社会，档案的载体形态和记录方式已呈多元化发展，纸质档案的固有结构被纸质档案、声像档案、电子档案并存的格局所取代，传统的档案编研模式已向多载体、全方位、深层次地开发档案信息资源转换。然而，目前在职档案人员在素质和结构上都不能满足信息化建设的要求，大多数档案员仍停留在原始手工操作的水平，制约了档案信息化建设的健康顺利发展。

2.2 档案信息资源的开发手段落后

档案信息化建设的核心是资源建设，主要包括两大方面的任务：一是现有馆藏档案的目录数据库和部分全文数据库建设；二是电子文件存档与电子档案管理。随着科技的发展，以磁带、磁盘或光盘为介质的数字档案成为档案管理的重要对象，档案信息资源通过网络、电视屏幕、报刊广告等形式为人们利用。现在的档案馆（室）虽然都普遍配备了计算机，但大多仅停留在利用微机进行档案目录管理，档案信息网络化建设没有跟上时代的发展，从而影响了档案信息资源的开发和利用。

2.3 技术支撑的差距

档案信息化建设是一项技术密集型的工程，技术支撑是信息化建设的重要条件。目前档案信息化建设中技术仍存在差距，諸如数据存储和压缩技术、网上档案信息组织技术、检索技术等还不为信息化建设的工作者所熟悉、掌握。同时，现有的技术忽视了文件、档案管理的需求，难以直接用来管理电子文件和数字化档案。因此，如何将信息技术和新的关键技术应用于档案工作，是档案信息化建设中亟待解决的问题。

3 加强档案信息化建设的对策

1. 制定档案信息化建设的总体规划及各种标准规范。档案信息化建设是一项庞大的系统工程。需要进行统筹规划，使整项工作有计划、有步骤、有重点地进行。要求网络环境中数据库格式档案信息的存贮和著录格式、网络体系结构和信息处理界面等工作必须实现标准化与规范化，且立足现实，兼顾与国际接轨。只有这样，才能做到标准规范，利于协调、统一，避免档案信息资源重复开发、利用率低等问题，为实现档案信息资源共享奠定基础。

2.加强档案信息储备和技术管理。只有经过组织管理的、具有开发价值的且具有一定数量的信息才能构成信息资源，重要的任务是狠抓信息的储备。使有开发价值的信息源源不断进入档案信息资源的范畴。如在档案收集渠道上，在重视归档与接收等传统渠道外，还要加大非主渠道的收集，对有关档案信息进行收集或监控。在收集方式上要实行“坐等收集”与主动收集相结合，注重信息资源的再生性和开采性。

3.探求更优的档案保密和档案安全解决方法。档案管理的服务性决定了档案部门要尽可能多地、尽快地开发档案信息资源共享。然而，共享和安全是一对难以调和的矛盾。为此，档案部门应以《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《计算机病毒防治管理办法》等法律法规为依据，结合本单位档案管理工作的实际，制定严格的规章制度，形成计算机网络管理档案信息的安全保障体系，保证制度到位，责任到人。档案管理人员必须要有保密意识，认真地对档案信息做出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围，严格审查，严格管理。

4. 建设一支适应档案信息化发展需要的干部队伍。①掌握现代管理的理论、方法和思想。将先进的理论与档案工作的实际业务有机地结合起来，感受信息化给工作带来的方便与灵活，使得每位从事档案工作的业务人员真正成为信息化的受益者，充分开展信息化的咨询、培训和宣传活动，确保档案信息化工作的顺利开展。②掌握现代化信息技术。档案信息化是一个复杂的系统工程，其过程的每个阶段都将涉及到多方面技术知识的渗透、融合和综合应用，这就要求档案人员，都必须深入学习信息化知识，了解和清楚各个环节的紧密关系和各个业务功能模块的来龙去脉，重点掌握自己业务范围内和所操作的系统功能模块的技术知识，并能熟练运用相关技术提高业务水平，使整个系统顺利开展。

参考文献

[1]刘蓬春，栾峰：对档案信息化建设的几点思考，《烟台教育学院学报》2004（3）

[2]王桂芬等：档案信息化管理中的信息安全与防范，《安徽电子信息职业技术学院学报》2004（3）