浅谈电子文件档案化的实质

刘慧佳

档案化是电子时代赋予档案学理论的一种新的理念。其实质在于忠实地业务活动。电子文件档案化，就是“确保并证明文件具有真实性、完整性、可靠性和长久可用性，并具有可持续利用的价值”、“使电子文件具备成为档案和法律证据的能力，具备了这种能力的文件才有可能归档，成为档案。”如何确保电子文件的档案价值，使其成为证据并没有直接答案。那么，电子文件档案化的实质究竟是什么？笔者从以下几方面来进行分析：

1 实质之一：确立科学管理意识的过程

在传统档案管理中，只要文件的原件归档并按标准进行整理，文件的内容、结构和背景信息等也一并归档，实现档案化，文件的真实性和证据价值等利用价值也就有了保证。对电子文件而言，由于其自身的特点决定了其真实性不可能依靠载体的原始性来确保和证明，因而其“归档管理”不能代替“档案化管理”，否则归档以前文件的真实性无从保证。对于电子文件来说，必须根据档案化的要求，建立元数据模型，“从一开始就进行档案化管理”。

1.1 正确认识电子文件的特点

树立档案化观念，首先要正确认识电子文件的特点。电子文件具备许多特点，但对电子文件的档案价值威胁最大的因素是其信息的易变性特点。其主要原因有三：第一，计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删十分方便，而且被增删修改后，没有明显痕迹，因此有可能造成动态文档中的数据不断被自动更新或修改；第二，电子文件载体性能的不稳定性，有可能造成文件中信息的改变；第三，电子文件迁移到新的技术环境的过程中有可能造成信息丢失、变异。上述原因，给电子文件管理带来重重困难。最根本的困难则是难以确认电子文件的原始性。由于电子文件的信息易变，“‘原件的概念变得难以定义，如何认定电子文件的原始性成为电子文件能否转化为档案的关键。”在原始性无法认定的情况下，其证据性也难以保障。失去原始属性的电子文件，就不能转化为档案。必须保持一种清醒的意识：保证电子文件原始属性，就是保证其档案价值。最有效的途径就是利用元数据来解决电子信息“易变性”的问题，实现电子文件的档案化。对电子文件特点的正确认识会帮助我们建立清醒的档案化管理意识。

1.2 确立科學的管理理念

档案化是通过确立科学的管理理念和管理方式实现的。基于对电子文件易变性特点的认识，必须改变传统的档案管理模式（定期接收、归档管理），档案部门必须在文件的孕育和形成阶段进行干预，实现“档案化管理”。否则我们将得不到真实、完整、可靠的档案信息。电子文件的档案化管理包括形成、捕获、保管和提供利用四个阶段。要保证文件的真实性、完整性、可靠性，关键是前两个阶段。文件形成过程中的档案化管理，是除了创制和完善文件内容，由计算机自动记录电子文档的特征和结构之外，更重要的是记录电子文件的背景信息，尤其是来源信息。“捕获”过程中的档案化管理就是在文件形成（或收到）的同时由系统实时完整捕获文件自身及其元数据，“捕获”的同时，继续关注背景信息和电子文档信息的记录。

实质上，“档案化管理”主要指电子文件的前期管理，即电子文件归档之前的管理，也就是通常所说的“前端控制”，这需我们必须建立的科学的档案管理理念。当然“档案化管理”也包括文件归档之后的管理，但这是我们已有的管理理念，归档之后的文件必然要进行“档案化管理”，确切地说是“档案管理”。因为，正如德里达所传达给我们的理念——在文件的形成阶段才是对事件的记录阶段，是真正意义上的档案化过程。这种理念在电子文件的前期管理中是十分重要的。

“档案化管理”理念还有另外一层含义，即无论文件的运动形式如何、运动阶段如何、价值类型如何，要将其作为档案而不仅仅是文件对待。这里传达的是一种全方位的档案管理理念，强调的是，文件的保存价值，不影响将文件作为档案进行管理。换句话说，是任何一份在业务活动中形成的文件，都要对其进行档案管理。这在电子时代是可能的，它可以最大限度地保证电子信息的完整、安全。另外，档案化管理理念的形成，需要有良好的社会环境，需要社会各方面的支持和努力，包括政策、技术、法律等方面的支持和努力，不是靠档案部门单打独斗可以实现的。

2 实质之二：寻求科学管理途径的过程

电子文件档案化，必须以统一的管理规范为指导，《标准》就是目前正在制定当中的管理规范。《标准》从元数据标准模型设计、元数据标准核心元素定义、著录实例三个方面全面描述了电子文件运动过程中产生的所有元数据。这些数据是描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程并可为计算机及其网络系统自动辨析、分解、提取和分析归纳的数据。通过元数据的记录，可以保证电子文件的科学管理。

1.能够确保并证明电子文件的真实性和凭证价值

在元数据中将电子文件的内容特征和文件形成、处理和利用的过程忠实地记录下来，能够保证电子文件内容的原始性，从而证明其真实性和完整性；在元数据中把电子文件形成时的环境和背景信息记录下来，有助于证明电子文件的价值，尤其是证据价值。

2.有助于对电子文件的保护与长期保存，使其具有长久有效性。在元数据中有关于电子文件的格式、制作、转换方式、技术环境等信息的详尽描述，便于电子文件的转换与迁移，达到长期保护、保存的作用，使之长期可读、可理解，具有长久有效性。

3.有效地管理电子文件。元数据中有对文件的管理信息，它不但是文件著录标引的工具，也是文件鉴别认证、鉴定、保护等其他环节的工具。

4.方便查询和利用。在著录过程中利用元数据，就可以对电子文件所有的具有检索意义的特征进行描述和记录，这样从文件形成之初就能为利用者提供查询途径，使用户清楚了解文件及其形成背景之间的关系，方便利用者发现和检索文件，满足利用者的需求。从电子文件元数据的功能看，在电子文件管理过程中，忠实地记录文件所涉及的事件以及文件的结构、形成过程、环境和背景，是必须和必要的，这是对电子文件进行科学管理的有效途径。