人事档案管理信息化建设中存在问题分析与对策

潘小寨

摘 要：人事档案管理作为人力资源的重要内容，随着经济全球化的快速发展，传统的管理模式已经不能适应时代发展。特别是近年来，人事档案管理的基础业务与核心都得到了延伸。但是我们也应该看到人事档案管理信息化依然存在很多问题，需要我们完善信息化建设对策。

关键词：人事档案；管理；信息化建设；问题

人事档案作为我国各级社会团体、国家机关、事业单位在管理活动中反映、记述某人德才与经历的表现，它是在个人的基础上组合起来的，为文件资料查找提供保障。同时，它也是任用、选拔人才的依据，对掌握人员状况具有重要作用。近年来，随着一系列条规、条例的出台，对人事档案管理的归档、收集、转递、整理、保密、利用等工作进行了严格的限制，其目的是保障人事档案管理的权威性、严肃性、真实性、准确性。与此同时，在社会主义经济体系和人事制度不断深入的环境下，传统管理越来越不能适应时代发展，甚至还出现了管理混乱、擅自扣挡、造挡、建档、弃档等现象，这样不仅影响了档案管理的可信度，同时也极大的影响了档案作用发挥。

1 新时期人事档案管理的意义

人事档案管理信息化是指运用现代化技术对档案资源进行现代化管理、处置和利用，在档案信息数字化、管理网络化的过程中，推动现代人事档案管理。它对现代事业单位组织、人事工作具有重要影响。首先，人事档案管理从信息化生成、验证、采集、归档、入库到整个工作流程的完成，避免了大量工作人员纠结于各种繁杂的事物中，同时这也是对工作效率的增加。其次，人事档案管理信息化也实现了人事档案网络化、微机化，在统一业绩考核、薪酬管理以及人事信息等模块下，通过数据库能快速检索各种信息，在减少档案人员和原始材料的接触的同时，对人事档案纸质资料进行保护，另外，它对共享信息资源也有重要作用。通过加强人事档案信息化建设，领导人员能够快速掌握各种信息，并且为晋升职位、培养人才、聘用干部提供依据。

2 人事档案管理信息化建设存在的问题

信息化作为信息社会的需求，也是现代人事档案管理的需要。在信息共享的环境下，不仅能为社会提供全方位的信息，对提升工作质量和劳动效率也有重要作用，我们能快速获取人事简历、自然状况、特长、素质和德能等综合性信息，并且随时查询生活、学习、工作等各种影像、声响资料。从信息化建设过程来看，主要存在以下问题：

2.1 多头分散，内容陈旧

从人事档案管理过程来看：它是在计划经济体系下不断完善起来的，大多数由用人单位进行保管，这种管理体系在计划经济相对稳定的环境下可行，随着社会主义市场经济和改革开放，各个事业单位开始进入市场，在流动人口越来越多，单位对人事管理认识不够的情况下，很容易出现多头分散的管理现象。其主要表现在以下方面：

首先，是隶属混乱，进行档案管理有人事、组织、劳动部门，还有一些无权管理与保存的单位进行人事档案管理与保存。其次，是档案管理分散。人事档案有可能是用人单位，也有可能在人才交流地，甚至还有的在私人手中，这样就出现了管理分散的局面。

而这种多头分散的管理局面和市场经济发展是不符合的，不仅阻碍了档案工作进程，对社会发展也带来了很多不利影响。它不仅会影响人事档案管理的权威性与真实性，还会减小可信度，不利于对其进行监督，在管理淡薄的情况下，如果不及时对档案进行归档，就很容易出现资料不全的现象。在缺乏有效监管的情况下，为别有用心的个人与单位提供了破坏人事档案的方便和条件。例如：在形成与补充档案中，出于私心和组织目的，弄虚作假，有意识的对档案进行篡改和歪曲，都会影响人事檔案的正确性，并且损害人事档案的可信度与权威性。

2.2 人事档案信息量不够

从人事档案功能来看，它是在市场体系下形成的，信息量需要根据经济管理记载，但是在快速发展的市场经济下，记载内容已经失去原来的意义，同时很多满足时代要求的内容却没有及时记载，这严重影响了人事档案的作用和用人单位的工作要求。还有部分事业单位忽略了信息化建设，在人事档案管理缺乏统一标准和规划的环境下，也影响了数据库的系统性和整体性。

2.3 缺乏创新，制度落后

在传统的人事档案管理中，主要靠手工艺制作完成，所以对工作人员的素质要求并不高，但是在现代化背景下，面对各种压力，落后的管理制度和标准很难胜任时代要求，迫切需要更高素质的复合人才进行档案管理。

3 加强人事档案管理信息化建设的对策

3.1 改善档案管理观念，强化队伍建设

在人事档案管理信息化建设的今天，为了推进档案管理进程，必须从改善观念、完善制度、增加投入、改善队伍等方面提供信息化水准。因此，在日常工作中，事业单位必须转变经营理念，通过提高信息化意识，注重各级领导的信息化建设；通过加大政府扶持和领导组织力量，进行多种方式的资金筹措，这样才能确保系统运行和建设需要的经费，从而加快软硬件基础设施建设和人事档案网络化开发和研究。同时，强化经营体系，完善信息化自检、保密体系，也是夯实档案管理信息化建设的方法。

3.2 改善人事档案管理内容

在人事档案管理中，我们必须整合职业需求，重新整理收集标准、范畴和分类，有目的的扩充信息内容。在档案管理中，通过反映当事人素质、综合能力和权威部门的考核资料，做好相关单位的用人记录。俗话说：意识受物质影响，人事档案管理和思想基础有很大关系，只有加大物质投入，才能保障信息化建设实现。在这过程中，基金投入作为重要的内容，事业单位必须拓展资金渠道，通过为其提供足够的备用资金，保障档案管理的先进性。另外，根据单位本身的情况，利用科研成果，也能增加经济收入。因此，在工作中，相关部门与单位应该充分利用科研人才，通过安排信息化工作进程，保障信息化建设进度和投入。

在人才管理中，为了将相关工作落到实处，除了要充分利用信息化工具，还必须以人为本，健全高素质、专业化的建设队伍，这样才能充分发挥档案管理的价值与功能。

3.3 加大管理模式创新进程

在激烈的市场竞争中，为了让社会更加简便、快捷的运用人事档案，可以利用网络技术、计算机研制的管理软件，健全对人事管理的维护、跟踪与监管，特别是个人档案中的电子文档与数据库的建立，这样才能保障信息资源共享。如：通过网络通讯，健全业绩跟踪过程，这样才能做好人才流动统计，始终保持流动人员以及档案内容的灵活性，以提高利用价值。

3.4 加强人事档案标准化、制度化建设

在企业规模不断扩大的今天，人员模式与人事制度发生了很大的变化，同时对人事管理也提出了更多的要求。人事档案管理作为一项政治性、专业性与机密性并存的工作，人力资源组织和管理单位，必须结合管理方法和理论，生成一套标准化、制度化的管理体系。具体如：管理条例、机构、职责、制度等。

4 结束语

加大人事档案管理信息化建设作为提高人力资源管理水准，加强现代化管理进程的途径，对现代化建设具有重要作用。因此，在实际工作中，必须正视人事档案管理现代化建设以及存在问题，这样才能保障人事档案可持续发展。

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