信息化背景下企业档案管理分析

李宝婷

摘 要：在企业管理中，档案管理是重要的内容，对于企业的生产经营有着重要的影响，甚至关系到企业的生存发展。随着信息技术以及互联网技术的发展，传统档案管理与当前企业发展需要不相适应，为此提高档案管理者发挥现有资源优势，通过科学的信息化管理方法强化企业档案管理，促使企业进步。本文就信息化背景下企业档案管理进行分析。

关键词：信息化；企业；档案管理

如今市场竞争激烈，企业发展的形势严峻。企业档案管理作为管理工作的重要内容，也受到经济改革的影响。为满足经济发展需要，提高企业的经济效益，就必须要强化档案管理，将其作为企业管理中的重点工作。当前信息技术不断发展，网络资源的覆盖范围扩大，档案的信息化管理已经成为档案管理的重要趋势。为满足社会信息化的发展需要，依据企业的发展情况，科学的进行档案信息化建设，通过电子数字化的档案为企业发展服务。

1 信息化对于企业档案管理的影响

首先，企业信息资源多，种类复杂，单纯与人员相关联的就有工资、奖金、业绩等，人力资源在业绩考核、统计等工作中，任务量比较大，并且容易出现错误，若档案储存的位置出现问题，就需要花费大量时间查找错误[1]。通过计算机信息检索使各种项目数据清晰明确，准确率更高。并且检索功能也能够使工作人员的劳动量以及强度降低，精简企业档案管理人员，减少人力成本支出。

其次，企业档案信息中涉及很多关于企业人才、产品以及未来发展方面的内容，若这些信息泄露将给企业造成严重的影响，传统纸质档案不便于携带，查看人员不能有效的控制。而信息化管理能够使档案处于封闭的范围中，科学的设置权限以及加密，从而对人员浏览档案信息进行控制，避免信息泄露[2]，一个人或者几个人就能够对档案文件信息进行储存和修改，避免过多的人接触档案信息，维护档案信息的安全。

最后，档案信息具有一定的时效性，超出某一特定时间的档案是没有价值的，传统档案管理中，工作人员无法准确把握储存档案的时间，若档案人员不够稳定，还会使这一问题的难度变得更大。所以档案管理中常出现过期档案信息不能及时处理的情况，占据档案储存的位置，也使档案工作负担加重。而信息化背景下，可以依据时间对企业档案信息进行分类，并设置过期时间的提醒，及时处理过期信息。并及时对新建档案进行归类，保证其时效性。

2 信息化背景下企业档案管理策略

2.1 树立档案管理信息化的理念

企业的档案信息化管理与服务需要满足国家的相关政策，按照相关标准归档，提高企业对于档案管理信息化建设的重视程度，并将企业档案服务作为企业日常管理的关键性内容，使企业档案服务水平提升，并使企业档案信息化的有效性得到强化。在企业档案信息化管理中，档案管理人员需要抵制虚假的档案信息，并对档案信息的内容进行认真地阅读与核实[3]。企业还需要设立专门的部门，由专门的人员对档案进行信息化管理，从而使档案服务工作更加顺利，让档案信息化管理更加规范有序。

2.2 有效整合档案信息资源

档案资源的质量效果将对档案信息化管理效果、提供数据服务的效果产生影响。当前信息化系统的形式逐渐多样，涉及财务系统、电子政务系统、办公自动化系统等，这些信息化系统能够将信息提供给档案数字化，大部分档案信息也来源于这些数据应用系统。建立一体化的档案信息管理系统，在政府以及组织信息化的布局中加入档案部门的信息管理系统，使档案部门的信息化与社会信息化相结合，使档案数字化顺利实现，并对信息资源进行有效的整合，同时做好数据的备份工作。

2.3 强化档案信息化的资金投入

企业的主要目的是盈利，对于档案管理而言，投入大量的人财物，短时间是无法获得收益的，所以很多企业都愿意将精力放到市场、销售等部门，能够获得很好的收益效果。但其实，从长远眼光出发，档案管理对于企业运行、发展而言是最有说服力的，将这些信息应用到企业管理中能够获得很好地效果。可以通过员工资料横向纵向对比明确员工的业绩、部门的发展等；通过企业的季度销售额了解市场接受产品的情况，从而对未来企业市场的发展提供指导。所以企业管理者需要提高对档案管理信息化的重视程度，将其纳入到企业的日常建设中，并提供大量的资金支持。同时也避免要盲目的规划[4]，做好组织规划工作，将责任落实到人，提前规划资金投入、部门间的联系以及阶段目标等。

2.4 标准规范化管理企业档案

时代发展进步，企业档案管理也需要不断完善和优化，完善制度建设，并实现企业档案的信息化建设，促使档案管理工作顺利推进。企业要加强信息技术的投入力度，并依据一定的标准对档案工作的业务流程进行有效衔接，使企业获得好的发展。同时，企业档案信息化建设也必须要規范，有规范化的制度使企业管理工作运营正常，为企业档案信息化管理奠定好的基础。

2.5 强化信息化档案的安全管理

档案信息化管理中，安全性是极为重要的，对于很多档案管理人员而言，计算机系统内部的管理是比较陌生的，黑客、病毒等高新技术对于信息化档案管理会造成极为严重的威胁，专业化的信息技术人员也需要具备专业知识才能够避免病毒黑客的入侵。档案管理人员需要结合档案的保密等级，对档案采取不同等级按系数的保密措施，强化破密程序，重点保密那些安全级别高的档案，对于普通员工或者保密级别低的档案，只需要进行一般性的安全保护，保证档案的安全性。

3 结束语

当前社会发展，时代进步，企业档案信息化管理也是发展的必然趋势，在信息化背景下，纸质化的档案无法满足企业发展的实际需要，档案利用率不高。信息化的档案管理能够避免纸质化档案的不足，使档案管理的效率得到提高，有效保护企业档案信息，能够为企业档案信息化建设提供动力。在档案信息化管理中，管理人员要努力获得领导支持，优化档案管理的模式，有效维护档案信息化管理的力度，更好的促进企业进步。

参考文献

[1]鄢秀清.信息化背景下电力企业档案管理面临的问题与对策探析[J].办公室业务，2016（23）：60.

[2]张惠芳.探析信息化背景下电力企业档案管理面临的问题与对策[J].黑龙江科技信息，2014（14）：150.

[3]王玲.信息化背景下的企业档案管理[J].辽宁行政学院学报，2013，15（04）：159-161.

[4]李冬梅.信息化背景下企业档案管理趋势分析[J].机电兵船档案，2013（02）：66-69.