基于信息时代下档案管理工作的创新

姚近

摘 要：在二十一世纪，最重要的资源就是信息，随着网络的逐渐普及，网络信息时代已经来临。无论在什么时代，创新都是发展的源泉，同时也是时代进步的动力。在这一时代背景下，所有的领域行业都要受到信息技术的影响。因此就一定要对档案管理工作进行创新，有效的提升档案管理水平。基于这些本文对档案管理工作的创新进行了系统研究，力求可以为日后开展档案管理工作供以帮助。

关键词：信息时代；档案管理；工作创新

一、引言

当今时代是信息化时代，不论是什么行业，都必须要符合时代发展的趋势并一直进行断创新下去，才可以保证自己的可持续发展，对于档案工作来说更是如此。原始的档案管理工作明显不能够适应当前的信息化时代，唯有创新并结合现代化的管理措施才能够完美提升档案管理水平的整体质量及效率，才能有效应对现在的时代背景中人们及时获取信息的基本要求。信息化时代对于档案管理工作来说一定是利弊共存的，所以必须借助创新来发挥信息化的先进性，保证能够应对信息化时代所带来的冲击。

二、现存主要问题

2.1观念陈旧

档案管理工作的历史可以向前延伸到千年之前，这段时间的管理工作重心主要就是保存，包括保存的工艺技术等都是工作重点。事实上能保证档案不丢失不损坏就足够了，同时这个时期档案管理工作在实用性方面的要求并没有什么过多的考虑，但现在是大数据横行的信息时代，许多档案以信息数据的形式存在，这些需要进行处理的档案信息量极大，因此这个时候也能够及时展现档案的实用性。同时这对工作人员的要求很高，无论是专业技能还是基本信息素养都有着较高的要求，传统的工作理念明显已经不能适应如今的时代背景。

2.2管理模式落后

很长一段时间因为技术资金方面的原因，我国的档案管理工作中所有工作都是由工作人员完成的，档案的所有信息都是由工作人员完成填写，之后的运输存放标记等也是由这些工作人员进行。但是，这需要花费很多时间并且一定会有错误发生，同时要进行使用时也需要花费大量的时间去翻寻，这是一种极不便利的档案管理方式，无论是工作质量还是效率都有很大问题。并且在当今信息化时代的到来后，直接使得档案信息两呈几何倍数的递增，这已经不是人力可以完成的了，这个时候的信息更新也无法得到保障。

2.3管理规划问题

一般来说档案信息资源会受到很多因素的干扰，无论是地区差异还是管理环境不同都会造成一系列的问题，这就导致我国并不能建立起一个统一有效的管理规划。比如说南北方的气候环境差距很大，在存储过程中就可能会因为湿度问题出现光盘失效的状况。同时现在的环境变化莫测，很难确定全国所有地区的档案信息存储环境最佳值。除过环境因素以外，在档案信息化管理过程中本身也有着很大的变动性，这是属于不可抗力因素，会致使档案信息管理出现问题，比如说档案信息的载体突然消磁，无法继续使用，这要想进行下一步的管理规划就是天方夜谭，所以说，管理规划是现存的一個重要问题。

三、信息时代下档案管理工作的创新途径

3.1创新思维

在当今信息化时代背景下，信息即资源，而档案也自然就成了社会的重要资源。所以对于档案的管理思维也需要创新。档案管理工作的主要重心不能再是档案资料的保存应该要逐渐转变为信息资源的实用性，最终使其为社会提供更大的价值。在这种时代背景下进行档案管理工作，这对档案管理部门也就有了更高水平的要求，同时对档案管理中的工作人员提出了，一定要做到创新思维，做到与时俱进不断的提升服务意识，使档案信息能够更好的服务于社会。

3.2优化服务

档案管理工作的优化能够从两个方面来谈，首先就是建立一个网络服务的平台，一般的档案服务没考虑到实用情况，要使用这些档案信息必须要使用者亲自去馆藏中查找，而这个过程是很复杂的。先是工作人员去大量的备注资料中找到相应的信息，然后在根据这些信息在馆藏中把相应信息资源取出，不论大量信息的查找，还是下一步的搜索都是个庞大的工程，对工作人员的要求很高。如果成功建立起网络服务平台，就可以利用便利的网络信息技术快速完成信息输入搜索，节省下大量的时间并能快速找到想要的档案信息。

其次就是要增强建立档案管理自动化设施，详细一点就是和网络平台相结合，把所有的信息转化为数据信息，讲信息以数据资料的模式进行存储，这种方式不仅保证档案使用者能够快捷使用，还节省了工作人员的工作压力，进而保证了档案信息的实用价值。

3.3建设档案信息数据库

在这个信息化的时代，国家或者大型企业中的文件是一个庞大的数据流，要想保证这些工作量庞大数据文件的有效管理，就不能用传统的文件档案管理方法，需要的而是建立一个符合信息化时代的档案信息数据库，但实际上建立这么一个数据库并不是简单的工作，它有着很大的长期性与挑战性，绝不能急于求成，必须保证满足数据信息建设的客观发展规律。在建立数据库时，需要重视网络信息技术的全面应用，最终形成一个既可以快速搜索又可以网络在线浏览下载的信息化数据库。

四、结语

综上所述，现如今社会的经济飞速发展使得人们已经进入了这个信息化时代，这个时代对于档案管理工作来说是利弊共存的，所以这就要求了档案管理工作人员能够在自己的工作实践基础上融合目前的时代背景，从而找到创新工作的思维方式，转变理念思维模式来提升己身的专业意识。在此基础上最大范围的体现出档案管理的实际价值意义。

参考文献

[1]孟艳丽.信息时代下档案管理工作的创新探究[J].办公室业务，2017，3：147.