信息化背景下档案管理改革初探

于汇升

摘 要：随着我国经济的快速增长，互联网时代到来，促进档案管理的信息化。随着互联网时代的到来，档案管理工作也逐步进入了信息化时代。传统管理技术已经无法满足现有工作要求，利用计算机技术实现档案管理工作的信息化这一任务刻不容缓。同时传统档案管理工作繁琐，日后不方便查阅，造成许多不必要的麻烦。通过本文对信息化背景下档案管理工作的改革原因与改革方向的探析提出建议，希望能促进传统档案管理工作的发展，提高工作效率与工作质量，进而更好地为大众服务。

关键词：档案信息化建设；档案管理；思考

档案资料的管理，是为了更好的发挥檔案的价值作用。在档案管理是存储信息、整理信息、查询信息的重要方式，因此需要积极对档案管理进行信息化建设改革，革新档案管理措施。

1信息化背景下档案管理工作改革的意义和必要性

随着我国经济建设的快速发展，网络生活是当下大部分群众的选择，因此档案管理工作改革顺应了时代发展进程。《关于加强国家档案管理工作的决定》中提出：“档案工作的任务就是要统一管理国家档案的原则下建立国家档案制度，科学地管理这些档案，以便于国家机关工作和科学研究工作的利用。”从中我们可以明显意识到，传统的档案管理方式已经不能满足日益增长的档案管理工作量的需要，只有适应新形势的社会需求，立足当下管理形式，不断提高管理能力，才能满足社会需求，增进档案工作者热情，实现档案管理的价值，为社会发展与前进作出贡献。档案记录了一段时期重要事件，在经济、文化不断发展的今天，我们应牢记“四个自信”的主要内容，做好档案管理工作，注重对档案的保护，顺应时代的发展，充分发挥档案管理工作的优势。

档案管理信息化建设与档案管理的必要性（1）做好电子政务。在现实生活中，作为承担公共管理的职责的政府部门，日常工作中，会形成大量的电子化的信息资料，包括图片、文字、音视频、动漫等资料，政府公务平台上也会形成大量的政府与民众互动的信息资料，政府部门也会将发布的公文、法律法规等文本公布在网络信息平台之上，从而在网络上形成了越来越多的电子党政文件资料。（2）促进网络、数字化发展。现实中，还有相当数量的档案管理部门工作仍旧停留在传统的纸质文件资料的管理模式当中，面对着突入齐来的大量党政电子文档资料的现状有些无从着手。（3）开发档案管理的价值。档案资料的管理，是为了更好的发挥档案的价值作用。在平时的工作中，档案管理工作者要努力探究，做好档案资料在收集、整理、使用、管理等环节的改进工作，如何更好的提高工作的效率，充分发挥档案资料信息在提供公共服务职能方面的重要作用，借助现代计算机信息技术，开发提供服务平台，更加便利公众对于信息的获取，挖掘档案管理的深层次价值。（4）促进档案馆发展。档案馆的建设要紧跟时代发展的步伐。提供优质、高效的信息化服务，离不开现代高科技含量的档案馆的建设。、

2当前档案管理工作存在的主要问题

2.1管理不重视，方法单一

在现实生活中，有些单位部门因对档案管理不重视与法治建设理念薄弱造成档案系统的不完整，基本信息缺失；还有的地方档案管理划分紊乱，信息储存不完整，查找交接存在严重困难，影响档案管理质量与办事效率。档案管理方式单一、收集资料形式单调落后、档案管理者工作经验的欠缺导致传统的档案管理方式遭淘汰。

2.2缺乏现代化管理体系

在档案管理工作实践中，一般精力都在主营业务上，不管在工作统筹还是资源调配方面，对档案管理工作都缺乏足够的重视，一般也很难建立起有效的管理体系，在人力和财力资源的配备上，也缺乏足够的专业性和实效性，如何构建现代、信息化档案管理体系，也直接关系到整个管理工作的水平。在这样的背景下，如何优化提升档案管理综合效能，也是档案管理人员关注的焦点，将档案管理工作纳入到现代信息化管理体系中，是推进我国档案管理的重要改进方向。

2.3档案管理智能化水平不足

只有提升我国档案管理水平，才能够更好的助力档案工作发展。这就说明我国档案管理工作离不开现代信息技术的支撑，在开展档案管理的实践中，由于缺乏科学的管理手段，很多单位档案管理模式和手段较为落后，智能化水平较低，制约了档案管理效能的提升。在档案管理实践中，涉及到大量的数据，如果不能引进有效的信息管理系统，容易出现档案管理漏洞和管理风险，同时也难免存在管理效率低下的问题，基于此，探寻有效的信息化管理模式，对于提升档案管理综合水平，助力档案管理发展具有重要的意义。

3加强档案管理信息化建设的对策

3.1制定完善的档案管理工作体系

积极完善档案管理工作体系，结合档案管理的实际要求为基础，明确档案管理的主要目标，针对档案管理的具体活动进行详细管理，结合综合评价的方式对档案管理质量进行评价，完善相关规章制度内容，引导档案信息化管理快速进入到工作状态。

3.2根据档案馆职能的变化进行机构改革

档案馆的职能随着社会的发展也在不断的调整和变化之中，需要相关的管理人员根据时代发展的变化和要求，及时的调整机构设置和确立新的功能定位。围绕为公众提供在收集、查询、制作、阅读、整理、机构管理等方面的提供的服务，创新改革部门机构的设置和做相应的人员的调整，为档案馆工作人员提供一个更加良好的工作平台，从而有利于更好的促进档案馆的工作，更好的满足社会大众。

3.3明确档案信息化体系建设目标

档案管理工作具有较强的体系性，在信息化管理体系建设过程中，普遍存在工作标准与目标不明确的稳定，很多工作处于无序状态，基于此，造成了档案管理资源的大量浪费，也制约了档案管理综合效能的提升。在实践中，要不断明确档案管理信息化工作标准，实现标准化管理，对于档案管理流程和运作机制，都出台明确的标准，让档案管理工作有章可循，提升综合管理水平。一方面要根据相应的业务标准制定准则，另一方面则要根据档案管理进度及实践情况，及时进行调整，提升档案管理工作的灵活性，适应当代档案工作发展需求。

3.4提高工作人员管理能力与信息技术应用能力

优化传统工作方式，提升管理水平，构建更缜密、更先进、更专业的工作队伍。不仅要对档案管理专业知识运用自如，而且掌握一定的计算机办公技术，有上进心和对新事物的探索与学习能力，工作人员的责任感强弱是办事效率质量高低的关键。牢记档案工作的基本原则：统一领导，分级管理，从质量上维护档案的完整性，保证档案安全，避免天灾人祸的损害，便于社会各方面的利用。

3.5提高档案管理技术支持与资金保证

信息化建设下，对档案管理技术提出更严格的要求，积极完善档案管理中的技术支持，为其提供更充足的档案管理信息化建设资源，确保档案管理建设系统的稳定发展。同时增强档案管理信息技术基础，强化档案管理中访问权限的设置，提高档案管理信息的安全。完善档案信息化管理中基础设施的建设，建立档案信息化专项预算并对建设资金进行科学管理。

4 结语

综上所述，随着现代档案管理工作的发展，信息化建设工作的重要性不断凸显，通过对传统档案管理工作与社会信息化的探析，对于提升档案管理效率、保障档案安全都具有积极意义。在开展档案管理信息化建设过程中，要找准工作节点，不断优化工作体系和流程，及时发现问题并解决问题，提升档案管理综合水平。

参考文献

[1]张爱群.信息化背景下传统档案管理工作的改革研究[J].人力资源管理，2017（07）：349-351.

[2]常晓燕.浅析档案信息化建设与档案管理[J].现代国企研究，2017，（12）：107.

[3]常晓燕.浅析档案信息化建设与档案管理[J].现代国企研究，2017，（12）：107.