电子档案管理在推进档案信息化建设中的应用

蔡玲玲

摘 要：在档案信息化建设里，电子档案管理扮演着重要的角色，通过管理电子档案可以提高信息化建设的规范性，有利于高效的处理信息。在实际工作过程里，不同行业的电子档案管理方式也存在很大的区别。文章通过结合笔者自身的工作经验，分析了电子档案管理在推进档案信息化建设中的应用，为相关的工作人员提供参考和借鉴。

关键词：电子档案管理信息化建设行业应用

在长期的发展中，人类传承文明的主要方式就是借助于文字记录，借助于这些资料来研究好世界的发展史。伴随着科学技术的发展，其改变了我们生活的方方面面，应运而生的电子档案成为记录，交流的重要手段，在推进档案工作信息化建设中最为基础和重要。

1 电子档案特点及管理

1.1 电子档案的特点

过去的档案只要是借助于纸质档案完成的，最早的记录载体就是石头，龟壳，竹简，布帛等，而伴随着信息技术的发展，电子档案出现让档案信息化建设水平大大提高，借助于一些电脑和手机都可以制作出档案。和过去的档案存储工作相比，电子档案存储是借助于虚拟空间实现的，突破了传统的时间和空间的限制，可以在短时间内完成一些电子档案的存储和管理。因此，电子档案有着适应现代社会快速发展的特质，能为各行各业提供巨大的信息，方便存储，同时可快速供人们使用。

1.2 电子档案的管理

电子档案的制作比较简便，修改起来也比较简单，但是在具体管理时要有一定的规范性，尤其是一些比较重要的电子档案，必须要具备一定的制作规则，只有这样才能更好的开展后续工作。另外，电子档案的分类非常重要，良好有序的分类方式，利于迅速的查找，提取，因行业不同，档案内容特性不同，要求针对性的制定科学分类方式。电子档案在存储时更加简单便捷，但是也存在一定的安全隐患，如果缺乏相关的防范措施，那么保密性降低，甚至还会遗失一些重要的档案资料。最后，从电子档案的提取和传递上来说，相关的电子档案管理者必须要具备一定的专业素养，只有这样才能更好的传递电子档案。

2 电子档案管理在推进档案信息化建设中遇到的问题

在促进档案信息化建设的过程里，电子档案管理也面临着很多問题，这些问题的存在阻碍着档案信息化建设，具体问题分析如下所示。

2.1 要求标准不统一

要想推动档案信息化建设，就要设置统一化的标准，对于电子档案来说，其对系统具有一定的依赖性，在进行电子档案管理的工作中覆盖的范围更加广泛，所以必须保证数据的原始性，让数据的交换环境更加安全，与此同时还要设置具体的格式标准和检索的方法。事实上，电子档案管理比过去的档案管理复杂的多，如果缺乏统一的标准，也可是说是一片空白领域，所以，对其进行规范标准统一的工作刻不容缓。

2.2 档案人员业务能力不高

在开展电子档案管理工作时，必须要借助于技术人员的力量来推动档案信息化建设，提高管理的质量。所以，必须提高相关档案人员的业务能力。但是，现在的电子档案管理在推进档案信息化建设里缺乏高素质的档案人员，一方面，与传统的模式有所区别，在电子档案管理工作中，其面向对象已经不是特指的某个人，因此就需要对其进行规范与要求，以便于需要的对象均能熟练操作使用；另一方面，由于电子档案管理属于新兴的信息处理技术，需要对其进行一段时间了解之后，才可以将其运用于实践，所以只有提高业务人员的实际操作能力才能更好的在档案信息化建设里应用电子档案管理。

2.3 电子档案管理工作量大

一般情况下的电子归档包含了两种，首先，借助于现在的存储信息数据对信息进行数字化的管理，其次是接收档案。从目前来看，以数字化的数据库信息为来源，因此在数据信息处理上会面临一定的问题。

2.4 信息专业人才缺失

电子档案管理工作需要专业的科学技术的支撑，借助于先进的通信技术和计算机网络技术可以提高电子档案管理的效率。不过，仅仅具备先进的科学技术是远远不够的，必须要具备高素质的信息专业人才来应用这些先进科学技术才可。优秀的电子档案管理工作者，不仅可以熟练操作计算机工作，而且对于信息具有一定的敏感度，还涉猎其他相关领域的技术技能。然而，针对我国现状，具有电子档案管理才能的人才少之又少，甚至会出现一些没有职业责任感的管理者，如果企业招聘了不能掌握先进技术的员工，那么就算有再先进的设备也无济于事。不能让电子档案管理在推进档案信息化建设里发挥作用。

3 电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用实践

通过上面的 分析可以得知，电子档案管理在推进档案信息化建设中遇到的问题比较多，缺乏专业的信息专业人才，相关的工作人员综合素质不高，所以必须加大重视力度，分析好电子档案管理在推进档案信息化建设应用实践。

3.1 实施统一的规范标准

事实上，电子档案工作涉及的领域非常多，为了让电子档案管理发挥其价值，必须进一步规范好电子档案管理工作，让其在档案信息化建设应用里发挥自己的作用。实施统一化的标准可以推动大家的相互合作，合作推进信息化建设发展。

3.2 实现信息安全保障

我国的电子档案信息管理工作的时间不长，缺乏一定的工作经验，同时对于电子档案管理的法律发挥不健全，这样一来电子档案管理的安全得不到保障，电子信息的安全性比较低，长此以往必然会失去用户的支持，导致此项管理工作被荒废。在处理电子档案的过程中，信息安全问题绝对是工作重点，因此，需要建立信息安全保障系统，保证电子档案在存储、传输、使用中的真实、完整、可用和安全。

3.3 提高电子档案管理人员的专业能力

从目前来看，网络对于提高办公工作的效率具有重要的意义，对于每一个档案管理者来说，他们都在电子档案管理应用里扮演着重要的角色。然而通过上述的分析可以得知，很多电子档案管理人员不能积极的适应现在的技术，因此必须尽可能的提高其档案信息开发与研究的专业能力。具体来看，主要从以下几个角度出发采取措施：首先，在进行招聘时不能局限于招聘档案专业人才，还要适当充实一定数量的信息技术人员，负责档案信息方面的研究，为档案工作信息化建设提供技术支持；其次，要加大对于现在工作人员的定时培训，帮助他们解决工作上遇到的问题，同时还可以让一些专业的专家到企业里开讲座，并且还可以通过实际操作，将书本知识落实到实践中。最后，不断提高相关技术人员的专业能力，培养专业复合型人才，形成专业人才、复合型人才结构的合理配备，有侧重点地分别承担不同要求的工作。

4 结束语

通过上面的分析可以得知，电子档案管理可以推进档案信息化建设，也就是现在所说的大数据管理，其中覆盖的科学技术比较先进，包括数据库，云端，物联网，人工智能等。国家已经具备相关的管理标准来规范档案工作信息化建设和电子档案管理，随技术和需求变化，标准要不断完善，对我们的档案管理人员也有更高的要求，档案工作信息化建设电子档案管理任务面临的挑战巨大，需要我们不断学习。文章通过结合笔者自身的工作经验，分析了电子档案特点及管理，研究了电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用实践，为相关的工作人员提供参考和借鉴。

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