档案规范化管理的策略研究

肖玉华

摘 要：做好规范化档案管理工作，对于实现本单位工作决策，不断提高管理效率具有积极的影响。本文主要论述了档案规范化管理的意义、现状，并提出了档案规范化管理的有效策略，以期为我国档案管理的规范化提出有意见解。

关键词：档案；规范化管理；现状；策略研究

单位的档案记载着从创立到发展过程中的优秀成果，涉及科技图纸、文件文书、财务报表、人事资料、信用凭证、科技成果大量资料，主要包括文件、图片、录音、录像和实物等等，对研究本单位的工作提供了第一手资料，是进行科学分析、扬长避短、制定发展方向的好材料。然而，目前一些单位的档案规范化管理还存在一些问题，需要根据具体问题具体分析，采取科学有效的策略加以解决，对促进本单位的发展具有十分重要的意义。

1档案规范化管理的重要意义

档案是社会实践活动中形成的一种对客观历史事实进行真实记录的信息数据文库，其中有确凿的历史事件、原始资料信息等，真实可靠，具有很高的价值。因此，推进档案的规范化管理对本单位来说具有重要的意义。具体来说，首先，事业单位如果想保证自己能够稳定快速发展，就要对本单位工作人员的过往经历进行充分的了解，而档案恰好能够为单位提供这些方面的资料信息，由此可见，档案信息的规范化管理就显得尤为重要，单位应选择专业的管理人员进行管理，保证档案信息发挥应有的价值；其次，档案信息中还包含着事业单位某一历史时期的成果总结情况。因此，对其进行规范化管理，可以使相关人员从这些档案中可以总结出重要的数据信息，为以后的工作提供有价值的参考，不断推进本单位的发展；最后，在进行档案规范化的管理中，管理人员也得到了锻炼，他们的思想理念会有所转变，业务能力也会提高，并不断提高档案管理工作的效率。

2档案规范化管理存在的问题

2.1对档案规范化管理重视程度不够

随着我国经济以及科技的飞速发展，大多数事业单位都采取了积极的措施对本单位的档案管理进行了规范，但是，仍有一些单位对档案规范化管理不够重视，没有认识到规范化管理的重要性。主要体现在以下几个方面，首先，一些单位目光短浅，不能夠从长远的角度出发认识档案管理的重要性，只盲目的认为其在短期之内不能获得经济效益，不想将过多的经历放在档案管理上，导致档案管理中存在很多潜伏问题，一旦爆发对单位发展必然产生不利影响；其次，虽然有些单位领导在思想上十分重视档案规范化管理工作，但是，实际行动却落后于思想，在资金和人才方面供应不上，同样不利于档案规范化管理工作的实施。

2.2缺乏健全的档案管理制度

首先，从调查中可知，大部分事业单位又有建立档案管理的相关制度，但是这些制度并不健全，其中的内容仅仅能约束档案管理人员，对其他部门和工作人员的行为都起不到约束的作用，具有一定的片面性，这直接导致档案管理工作缺乏整体合力。其次，虽然有的单位档案管理制度比较健全，但是对其的执行力度不够，不能将其有效的落实，所以，及时制度很完善也发挥不到应有的作用，形同虚设。

2.3电子文件管理工作中所需要的设施不齐全

在网络信息技术普及的大背景下，办公中的纸质文件也逐渐被电子文件取代，为了适应这一变化，提高办公效率，电子文件的统一及规范管理也应纳入我国事业单位的档案管理工作中。但是就目前档案管理的情形来看还存在一些问题，要想发挥好电子档案的作用，就应准备充足齐全的硬件设施，可是一些单位的硬件设施并不齐全，给电子档案管理工作带来了很多阻碍，不利于其管理的规范化，因此，相关单位应注意这一点。

3推进档案规范化管理的有效策略

3.1提高档案规范化管理的意识

目前，很多单位的档案规范化管理工作存在问题，其首要原因就是缺乏管理意识，对档案管理的重要性认识不足，鉴于这一点，单位应该采取各种措施提高档案管理人员对该工作的重视，认真投入其中，真正做到档案管理的规范化。比如，单位可以根据自身档案管理的实际情况，在单位内部积极开展宣传教育工作，借助展板摆放、发放宣传单、集体活动等形式来提高管理人员对档案规范化管理工作的重视程度，鼓励员工强化服务意识，并积极探索档案规范化管理的途径，不断推进档案管理工作的规范化。

3.2健全档案管理制度，并明确员工职责

针对当前事业单位档案管理制度不健全的问题，相关单位应采取措施健全档案管理制度，弥补本单位档案管理制度的不足之处。除此之外，还应加强档案管理制度的执行力度，严格要求档案管理人员，使其真正落实到实处，发挥应有的作用，并杜绝一切违法行为。同时档案管理部门应遵循统一领导、分级管理的方针，在实际的实施过程中，单位领导要不定时对档案管理工作进行监督和审查，发现问题后及时采取措施加以解决。明确档案管理人员的职责，将具体责任落实到具体人员身上，避免出现问题时管理人员互相推脱责任，有利于提高他们的责任心，并有效的提高档案管理工作的效率，对单位的稳定发展也提供了保障。

3.3提高事业单位档案管理的信息化水平

由于网络信息化的普及，将信息化引进工作中已经成为了一种势不可挡的趋势，因此，相关单位应加大资金的投入，引进一批先进设备，并保证硬件设施的齐全，确保电子档案能够正常发挥作用。加强对信息资源档案的收集力度，其中最好包含图像、文字、影音等资料，不仅能够提高档案管理工作的质量，同时还能够提高档案的价值。此外，电子档案与纸质档案相比虽然有很多优势，比如方便查询，占据空间小，能够节省大量时间和人力，有效的提高了档案管理工作的效率，但是，电子档案依据的媒介是计算机，计算机偶尔会被病毒、黑客攻击，这就导致电子档案容易被泄露出去，这种情况下，如果档案刚好需要保密，就需要相关人员定期对电脑进行维护，对档案进行备份，以防止其丢失或泄露。对于不需要保密的档案，管理人员可以通过计算机技术和网络将其公布出去，以便更好地服务于群众，发挥其更大的价值。

3.4采取有效措施提高档案管理人员的素养

档案管理人员素养的高低直接影响档案规范化管理的质量和效率，因此，事业单位应注重对员工职业素养的培训。首先，单位应提高招聘的准入门槛，面试时应进行严格的考核，确保应聘者的专业素养合格才能录用；其次，对单位内部的在职人员应进行定期的职业培训，针对培训内容进行考核，并将考核内容与员工的薪资联系在一起，不仅能够激发他们学习的积极性，同时还可以有效的提升员工的整体职业素养和业务能力；第三，应重点培炎员工的计算机操作能力，如今越来越多的单位开始应用电子档案，如果管理人员不懂计算机操作，则无法对电子档案进行分析、整理、校对等，而且当遇到突发事件时会束手无策，对档案管理工作造成了一定的阻碍；第三，采取各种措施引进档案管理方面的顶尖型人才，并在他们的带动下提升整个队伍的层次；最后，单位应实施一定的激励政策，激发员工的干劲，比如，制定一些年终奖、绩效奖等，对于表现好、业绩好的人员应给予一定的物质奖励，或升职加薪等，可以有效提高员工工作的积极性，对于做好档案规范化管理工作具有积极的促进作用。

4 结语

对档案进行规范化管理有利于本单位更稳定快速的发展，因此，对于档案规范化管理中的存在问题，部分单位一定要采取科学有效的措施加以解决，提高档案管理工作的效率，确保其发挥应有的价值。

参考文献

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