小议总承包项目档案管理

李洪党

摘 要：总承包模式是当前国际工程承包中一种被普遍采用的承包模式，也是在当前国内建筑市场中被我国政府和我国现行《建筑法》积极倡导、推广的一种承包模式。本文作者根据总承包单位和分包单位的职责划分，对总承包项目竣工资料管理工作进行了详细的阐述，并发表自己独到的见解。

关键词：档案；项目；总承包；分包；基建

工程总承包是指受建设单位的委托，按照合同约定，对工程项目的勘察、设计、施工、设备和材料的采购供应及试运行等实行全过程或若干阶段的承包，并对所承包的建设工程的质量、安全、工期、造价等全面负责，最终向建设单位提交一个符合合同约定、满足使用功能、具备使用条件并经竣工验收合格的建设工程承包模式。由工程总承包单位对整个工程项目建设进行整体构思、全面安排、协调运行、前后衔接和系统化管理。

和其他工程承包模式相比，工程总承包有以下优点：

（1）总承包商负责整个项目的实施过程，不再以单独的分包商身份建设项目，有利于整个项目的统筹规划和协同运作，可以有效解决设计与施工的衔接问题、减少采购与施工的中间环节，顺利解决施工方案中的实用性、技术性、安全性之间的矛盾；

（2）工程总承包模式使工作范围和责任界限更清晰，建设期间的责任和风险可以最大程度地转移给总承包商；

（3）工程总承包模式中合同总价和工期固定，业主的投资和工程建设期相对明确，有利于对费用和进度的控制；

（4）工程总承包模式能够最大限度地发挥工程项目管理各方的优势，实现工程项目管理的各项目标；

（5）工程总承包模式可以将业主从具体事务中解放出来，仅关注影响项目的重大因素，便可确保项目管理的大方向。

从项目管理的角度来看，工程總承包可以使各参与方的责任更加明确，使工程质量更有保证；从业主的角度来看，工程总承包模式能够帮他从琐碎、繁杂的项目管理中释放出来；从总承包商的角度来看，这一模式使它有机会获得更多的利润空间。因此，工程总承包如今已成为当前国内建筑市场中被我国政府和我国现行《建筑法》积极倡导、推广的一种承包模式。

在工程总承包模式的实际实施过程中，总承包单位因承担的项目内容较多，往往凭一己之力很难在合同规定的时间内完成项目所有内容，因而会将项目拆分为若干个小的单位工程，并将其分包给其他有资质的施工单位，与之签订分包合同（更有甚者，分包单位会再拆分分包合同，将其转包给三级单位），这样，总承包项目业主单位的档案馆对同一个项目的基建档案就会面临多个施工单位，给基建档案的竣工验收带来困难。笔者从事基建档案管理多年，参加过不少基建项目的竣工验收，结合多年的工作经验，现就此谈一下自己的体会，希望对提高总承包项目档案管理水平有所借鉴。

总承包项目档案其本质上是基建档案，因总承包单位对项目承担的工作内容不同而稍有差异。笔者认为，工程总承包项目的档案管理，应该抓大放小，抓主放次，即在重点部位、重点资料（文件）上牢牢抓紧总承包单位，其他细节则通过总承包单位来制约其他分包单位，牵一发而动全身，从而达到规范总承包项目档案管理的目的。

众所周知，基建项目档案是随着项目的建设环环相扣、段段相连、步步延伸而逐渐形成的，这些档案一旦形成，他的完整、准确、系统就已经是客观存在的了，要保持这种客观性，就要从工程项目的开头开始积累、收集档案。因此，从工程项目立项、签订总承包合同开始，建设单位档案馆就应要求总包单位责成各分包单位配备专门的资料管理人员，负责施工过程资料的收集、整理、移交工作。建设单位档案馆也应按照国家和行业有关规范，结合本单位特点对竣工资料的收集和归档的规程、标准进行进一步的修改和完善，使其更加详尽和具体，并从工程开工之日起将其下发到总包单位手中，使总包及分包单位资料员从文件资料的形成、日常管理到收集、保管、移交都有一套完整的制度可遵循。通过分期分批针对总承包单位及分包单位的工程管理人员、资料员进行档案法律法规的宣传教育和档案业务知识培训，使之明确基建档案工作的法律法规和质量要求，明确各方应负的责任和义务，完成的时间和节点，使他们在增强档案意识的同时也熟知档案馆对竣工资料的要求标准，在项目开始时就用规范化、标准化来严格要求，杜绝施工过程中产生的不规范的原始施工资料和文件出现，确保形成一流的竣工资料。

众所周知，基建档案按照内容形式不同分为图纸卷和文字卷（工程质量管理资料、工程质量控制资料和工程质量检验评定资料的统称）2种。笔者认为，为体现总包单位在总承包项目中的职责，竣工资料中以下几方面应稍做改动：

针对总承包项目的图纸卷，要求每一卷（每套图为一卷）图纸中的每张图都加盖竣工图章（有可能同一套图是多家单位施工），其中竣工图章上施工单位一栏填写履行施工责任的单位（如分包单位），在图纸卷的备考表上栏施工单位的审核说明处加盖总包单位红章来证明此工程是由XX单位总承包的。图纸卷的档案盒编制单位一栏第一行填写总包单位，第二行填写分包单位，若分包单位在两个以上的，以一家为主写在封面第二行上，其它几家单位均在备考表中注明。

针对总承包项目的工程质量管理资料，开工报告（工程开工报审表）应盖总承包单位红章；为使责任更加清晰明确，在竣工档案中同时体现出总包单位和分包单位，建议将图纸会审、交工验收证书等原先需要由建设、施工、设计、监理单位四方签章地表格，把施工单位改为分包单位，另增加总包单位签章栏。其他施工组织设计、工序方案、施工日志、预检工程记录、工程竣工报、工程竣工施工总结、工程质量保修书等可以由分包单位按照原来的方式填写。

对于工程质量控制资料，施工记录、工程洽商记录及各种验收记录体现分包单位即可，材质证明复印件上也加盖分包单位红章。

对于工程质量检验评定资料，单位（子单位）工程质量竣工验收记录、单位（子单位）工程质量控制资料核查记录、单位（子单位）工程安全和功能检验资料检查及主要功能抽查记录、单位（子单位）工程观感质量检查记录这4张重要的记录单均应由总包单位来签章，而分部工程、分项工程及检验批的验收记录则可由分包单位来填写。

另外，以上文字卷的封皮施工单位第一栏也要填写总包单位，第二栏再填写分包单位，若分包单位在两个以上的，以一家为主写在封面第二行上，其它几家单位均在备考表中注明，备考表上同样要加盖总包单位红章。

总结一下，在总承包项目档案的移交过程中，为体现分包单位对总包单位负责，总包单位对工程项目总负责，项目的竣工资料由总承包向业主单位档案馆统一提交。提交的竣工资料中，在备考表、文字卷封皮的施工单位栏及档案盒的编制单位栏要体现总包单位，而在竣工图上加盖的竣工章上施工单位一栏填写履行施工责任的分包单位；还有工程质量管理资料中的开工报告、交工验收证书及工程质量检验评定资料中的单位（子单位）工程质量竣工验收记录、控制资料核查记录、安全和功能检验资料检查及主要功能抽查纪录、观感质量检查记录四单需加盖总包单位红章，而控制卷中材质证明复印件则体现的是分包单位。另外还要向业主单位档案馆提交总承包合同副本及分包单位与总承包单位签订的分包合同副本各壹份。

工程总承包模式是近几年新型的工程施工模式，档案人员应结合实际，积极探索工程总承包模式下档案管理的新思路，使基建档案管理工作迈向一个新的更高的台阶。

参考文献

[1]周政坤 .提高基建档案管理水平的方法及措施.沈阳航空工业学院学报.2010.12

[2]王瑞云 .加强竣工资料管理 提升基建档案管理水平. 山西建筑.2008.11

[3]王伍仁.EPC工程总承包管理.中国建筑工业出版社. 2008