高校学生档案管理工作的现状与解决措施

田镇源

摘 要：随着时间的推移，经济技术与生活水平的快速提升，我国高校学生档案就是每个大学生在整个求学过程中的全部数据的这样一个集合体，同时也是高校教师进行教学活动和进行学生政治辅导工作的一个合理的根據之一。因此，为了可以良好的管理和体现高校学生档案管理的重要性，因此，需要学校内部各个方面的努力，倾尽全部，灌溉浇筑高校学生档案管理工作。

关键词：高校；学生档案；信息化；现状；隐私；解决措施；

通常情况下，大学生在我国高校的全部学习生活都被记录在档案中。大学生从进入高校的时候档案就自此生成了，大学生毕业后在学校里的政治面貌、学习经历、人际关系都会被记录，可以很直观的看到。因此，看学生的档案就能分析出这个学生在校真实情况，真实的反映学生的在校具体情况；在对学生档案资料进行分析后，可以知道学生的成长经历；同时还可以，通过学生在校的方案可以帮助学生规划今后的发展。所以说，学生的档案伴随学生的一生，一定要做好学生档案管理工作，将学生的档案管理工作当成工作重心，在档案管理中应该转变之前的管理模式，通过运用现代信息技术、互联网技术进行电子档案的创建，将学生的全部信息都录入到电子档案数据库中，其中一个就是要提升档案查询快速化、精确化，另一方面就是要创建一个全面的管理体系。

1 目前我国高校学生档案管理的现状

1.1 高校档案管理部门

目前，因为我国高校档案管理部门没有明确档案管理的工作规范和标准，因此，每个学校的档案管理部门都不是一样的，因此，就造成了工作尺度的不同。

1.2 高校学生教师档案管理意识不足

现在我国高校普遍存在的问题就是只说不做。在工作中很多老师都将重心放在不重要的位置。又加上人员的调动，更是没有将档案管理工作做好交接和转递工作，会出现档案丢失的现象。还有就是学生不认真填写自己的档案，书写不认真，信息错误等现象。毕业后很多学生对自己的档案不管不顾。有极少数人在需要的时候才会想起档案。

1.3 高校档案归档材料存在差距

根据我国《高等学校档案管理办法》的规定，归档材料内容、格式、详细程度都存在差距。就算是材料全部归档，可是在实际操作中出现了工作单位需要其他方面的材料，然后学生再回到学校找档案管理人员进行相关资料的补充，但是有的材料很可能已经缺失。

1.4 档案管理信息化程度低

现在，我国有很多高校内部还运用之前的档案管理手段，没有对档案进行信息化和电子化的处理。信息化程度低导致了档案难以寻找，针对档案的合理运用也产生了负面影响。

1.5 学生缺乏隐私保护意识

档案记载了学生不同方面的信息，例如家庭和健康状况的信息。再信息整理的过程中工作人员需要借助其他人的帮助进行档案的整理。在这种情况下很容易造成信息的泄露，在不同程度上对学生造成了影响以及伤害。

2 高校学生档案管理问题的解决措施

在《高等学校档案管理办法》的知道下，应该提升制度的创建，规范学生档案管理的标准，并制定一套合理的、有针对性、可操作性强的档案管理标准。规范档案主管部门、责任人、档案要求、开发、运用以及传递等不同环节的规范。

2.1 提升并宣传档案的意识

为了提升大学生档案管理的意识，学校领导以及相关档案工作人员应该先提升档案管理的意识。我们应该先重视这份工作。在日常工作中高校领导和档案管理工作部门还应该提升对管理部门工作的监督和检查工作，进行奖罚政策。如果档案管理好的应该进行奖励政策，相反，如果档案管理工作出现问题或者是负面消息，应该追究责任人进行惩罚。因此，学生在步入高校后应该对学生进行档案基本知识、管理规定以及怎样做好档案的重要性进行普及。让学生认识档案，知道档案，重视档案。只有这样，档案形成的过程中学生才会给予重视，在高校毕业后也会知道该如何处理自己的档案。

2.2 高校档案材料归档

高校大学生在创建档案之前需要材料的采集，材料采集后需要将材料第一时间归还。提升大学生档案材料的开发，同时还应该根据每个学生的情况对档案进行适当的润色。就好比学生的成绩单，心理档案以及志愿服务时间记载表等。让大学生档案在具备个性和规范化的同时还能有效的作用。

2.3 提升高校档案的信息化建设，增设服务功能

在我国飞速发展的今天，高校只有通过信息化技术才能为大学生档案的电子化提供坚实有力的基础。高校在信息化部门的调整下，将学生的不同档案都进行扫描，然后生成属于学生的影像，创建一个容量比较大的储存空间，将学生档案管理系统和服务网站进行开发，并进行管理，设置管理员，为档案的合理咨询和查询提供有利的保障，提升工作和办事效率。

2.4 提升我国高校学生档案隐私保护手段

在我国高校大学生档案管理的过程中一定要着重隐私的保护，在学生档案材料收集、整理、传递的过程中，作为工作人员一定要做好记录教育，并保护好学生的隐私。将高校大学生的档案安置在一个专业人士看管的地方，如果有人要进行档案的借阅，一定要做好政审工作，专人专件，在传递的过程中为了保证学生档案被不必要的人查看，要盖骑缝章。

3 结束语

综上所述，我们通过上述描述可以看出，高校学生档案工作是非常重要的，是高校培养人才的整个过程，每一位学生从学习、生活、人际关系都会记录在内，是学生毕业后离开学校步入社会后就业或者是再深造等提供了一个重要的原始凭证。一个学生的档案是从不同层面反应了一个学生在学校期间的学习能力、水平以及结果的一个综合成果，是为用人单位人才的录取提供参考，与此同时也体现了学校的教学质量和成果。因此，我们在进行学生档案日常管理的过程中要转变思想，及时更新，改变工作方式方法，主动的跟信息化建设接轨，档案管理不仅是学校和工作人员的事，同时也需要招生部门和地方学校的配合，因为只有这样才能将档案管理工作更加信息化、规范化。

参考文献

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