浅谈如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化

摘 要：事业单位档案管理工作是事业单位内部管理工作中的一项重要组成部分，受到机关事业单位特点的影响，事业单位的方案管理工作具有保密性以及公共服务性等方面的特点。当前在我国机关事业单位行政体制以及人事制度改革的社会背景下，对机关事业单位的档案管理工作不断提出更加严格的要求。本文将主要围绕着在机关事业单位行政体制改革以及科学信息技术提供更加科学化、系统化的管理手段的时代背景下，我国机关事业单位在档案挂你工作中存在的问题进行讨论分析，并为推进我国机关事业单位档案管理工作的规范化、标准化提出针对性的措施。

关键词：机关事业单位；档案管理；规范化；标准化

1 事业单位档案管理工作规范化的重要意义

机关事业单位中的档案是对以往社会实践活动过程的真实记录，档案的建立有助于在以后的机关事业单位的工作过程中提供可靠且真实有效的原始材料和历史证件。因此加强对机关事业单位的档案管理工作具有重要的意义。

1.1 有助于机关事业单位的持续稳定发展

事业单位的档案中是对自身发展历史的与自身工作建设的真实材料记录，同时档案中包括了对机关事业单位中的公职人员人生发展经历的相关记载，档案中的资料记载是对整个机关事业单位相关信息材料的汇总，对事业单位日后持续、稳定的发展起到重要的支持与保障作用，因此需要不断加强机关事业单位的档案管理工作[1]。

1.2 为机关事业单位的后续工作提高可靠的参考依据

机关事业单位所建立的档案，是对事业单位自身以及相关工作人员发展与建设的真实记录，对发展过程中所建设和取得的成果的归纳与总结，因此在事业单位后续的发展建设过程中，档案的资料记录可以成为有效、可靠的数据资料支持。因此加强对档案的管理工作，可以将档案库建设成为机关单位后期持续发展的数据资料库，利用科学管理的手段对档案中的信息进行有效的提取与利用。

2 目前我国在机关事业单位的档案管理工作中存在的问题

2.1 缺乏对方案管理工作重要性的认识

随着机关事业单位的制度改革，其逐渐意识到加强对档案管理工作重视的重要性。目前我国机关事业单位对档案管理工作的重视度逐渐提高，并且在这个过程中不断重视档案管理方法的研究与创新工作，但是仍然档案管理工作仍存在一定的问题。机关事业单位在进行档案管理的工作过程中，受到自身管理经验不足等方面的影响，无法对档案进行全面化、科学化、系统化的管理，导致在档案管理的工作中，档案数量多、分散、孤本等状况层出不穷。无法对档案资料进行有效的利用。不符合当前我国对档案管理工作的相关要求，对我国机关事业单位的档案管理工作的连续性与可持续性发展造成不良影响。

2.2 档案管理的工作人员队伍建设存在缺陷

档案管理工作是一项具有较强专业性的工作，对档案管理人员的专业素质的要求相对严格，由于以往机关事业单位对档案管理工作的忽视，对档案管理工作人员的专业素质等方面没有提出具体严格的要求，没有专门的档案管理的工作队伍。纵观目前我国事业单位在档案管理工作的人员队伍中，普遍存在档案管理工作人员对档案管理意识不足、业务能力较差的问题。

2.3 档案管理工作的法律规范意识较差

我国有明确的法律条文对机关事业单位的档案管理工作做出了明确的要求与规定，比如：《档案法》、《档案管理办法》等相关法律。但是目前我国部分事业单位对该法律条文规定的认识不足，忽视对法律条文的学习与解读，在真正的档案管理工作进程中，又缺少相应的执行贯彻能力。这都是由于该机关对法律规范意识的缺失而导致的[2]。首先，机关事业单位必须要认识到档案是对我国宝贵文化财富的记载于传承，认识到档案管理是一项重要的国家事业，才加强法律规范意识，认真解读我国相关法律的要求，才能够做好事业单位的档案管理工作。

3 促进我国机关事业单位档案管理工作规范化、标准化的方法

3.1 将公文制发作为推动档案管理工作规范化、标准化的基础和前提

档案是在公文的基础上发展而来的，公文制发是档案建设与管理工作的重要前提与基础。只有做好公文制发工作，才能为后续的档案记录工作的高质量化，档案管理工作的标准化提供重要的依据保障。因此在公文制发的过程中首先做好公文的规范化与标准化，为实现档案管理工作的规范化标准化提供可能性。公文制发要求，公文纸质的选择要好，所选纸质大小规格要求统一，满足国家专门的相关规定。

3.2 坚持“以我为主”的立卷建档原则，推进档案管理工作的规范化、标准化进程

目前我国机关事业单位在进行档案管理的工作中，最突出的问题是重复建档立卷组合的现象，这一现象与我国建档工作要实现档案保存与利用的科学化、实用化、便利化的理念相违背，因此要想解决这一问题，就必须坚持在档案管理过程中“以我为主”的原则，在进行建档管理的过程中，要坚持以本单位形成的文件为主的原则，该原则是在档案建立与管理中总结出的实用性原则。他要求我们在进行档案管理的实际工作进程中，不但要严格遵守《不归档文件销毁办法》，还需要认真把握一下三方面的问题：1）在进行文件立卷建档的过程中，为了避免造成建档混乱无序的状况，准确把握文档的时效性，只有将现行任务完成以后在能够进行立卷建档环节的工作，否则不能进行建档工作。2）准确把握建档的要点并进行分工合作。在进行实际的文档立卷的过程中，注意区分不同文件之间的性质，精确把握文件对资料数据记载的区别，避免出现重读立卷建档的现象。不但造成建档工作效率低的状况，还导致出现数据资料的冗杂与重复现象的发生。3）实现建档的规范化、标准化最基础最重要的保证是提高案卷的质量。案卷的质量是指案卷资料在收集整理过程中是否能够保证资料的完整性与准确性，这对档案管理工作的规范化、标准化有着直接的影响。

3.3 引入信息管理技术，不断加强对档案管理工作人员的素质建设

社会经济与科学信息技术的发展为社会各行业的工作带来了巨大的发展变革。那么在进行机关事业单位的档案管理过程中，可以利用现代信息科学技术的方式进行档案管理工作，打破传统档案管理时效性与保存可靠性较差的缺陷，实现档案管理工作的安全性与可靠性[3]。其次不断加强对档案管路工作人员的素质建设，提高档案管理人员对档案管理重要性的认知，开展档案管理工作人员在职培训等活动，不断加强在职工作人员的业务管理能力和相關服务意识，为我国机关事业单位的档案管理工作提供可靠的人员保障。

4 总结

面对我国事业单位不断进行体制改革的时代背景，加强事业单位的档案管理工作成为重要的工作内容。当前我国机关事业单位在进行档案管理的过程中仍存在许多弊端，针对存在的问题不断进行完善创新，实现我国机关事业单位档案管理工作水平的快速发展与完善。

参考文献

[1]新时期事业单位档案管理的创新方法研究[J].徐春秀.才智.2018（08）

[2]新形势下事业单位档案管理与创新[J].欧阳唐喆.中外企业家.2017（33）

[3]浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].薛君.现代经济信息.2018（04）

作者简介

刘殿强（1976-），男，汉，山东省沂水县，大学，研究方向：机关事业单位档案业务