企业档案管理电子信息化及其重要性分析

李佩霖

摘 要：随着社会经济的发展和信息化水平的提高，我国企业壮大自身的同时，也开始采用电子信息化的方法进行企业档案管理工作，提高了其工作效率。基于此，本文以企业档案管理电子信息化作为研究对象，通过企业档案管理现状进行分析，探析企业档案管理电子信息化的重要性，分别从实时收集档案资料和划分多级权限等方面详细阐述企业档案管理电子信息化应注意的问题，从而保证了企业档案管理的工作质量，提高了企业的资源利用效率。

关键词：企业档案；电子信息化；有效管理

改革开放以来，我国一直十分关注高新技术的发展，现如今电子信息技术已经广泛应用于各行各业，人们的日常生产生活已经离不开信息化技术，大量的资源与信息数据在企业经营活动中存在，尤其是企业档案管理工作，传统的管理方式过于落后，已经无法满足当前企业发展的需求，因此企业档案管理电子信息化是企业档案管理工作发展的必然趋势，有利于提高企业的资源利用效率，促进企业经济效益的增长。

1 企业档案管理现状

企业面临着经济全球化的时代背景，想要在市场中脱颖而出，势必要努力发展自身，争取获得发展优势，对于企业档案管理的现状，具体如下：（1）企业档案管理的工作人员素质较低，管理水平无法达到企业档案管理信息化要求，很多企业的档案管理人员的专业能力不够出色，对于企业档案管理的基础理论知识掌握不明确，不是专业人士，对于信息化技术不够了解，无法熟练应用计算机软件进行企业档案管理，企业缺少相应的培训，导致企业档案管理经常出现问题。（2）企业对于企业档案管理工作不够重视，在企业的发展与经营活动中，管理人员一般情况下都更加重视经济效益的增长，对于企业档案管理工作很容易忽略，很多人认为企业的企业档案管理知识将文件资料归类整理，并不会为企业带来什么实际作用。（3）关于企业档案管理的相关制度不够完善，当前企业中普遍没有完善的管理制度，长久发展下去，企业档案管理工作会出现混乱的局面，良好的制度可以规范工作人员进行有秩序的管理，约束工作人员的行为，有利于促进企业档案管理工作朝着系统化和科学化的方向发展[1]。

2 企业档案管理电子信息化重要性

随着信息化时代的发展和互联网的出现，人们的生活已经离不开手机和电脑等设备，很多业务和需求都是在信息化手段的支持下完成，企业档案管理工作也是一样，将信息化技术与企业档案管理工作融合，产生的企业档案管理电子信息化对于企业未来的发展十分关键。企业档案管理电子信息化会根据专业性技术和财务工作将所有的资料与文件归纳分类，形成集成化管控，工作人员寻找什么只要通过信息化技术就可以，提高了全体的工作效率，所有的信息实现平台共享，各个部门的人无需四处寻找文件，只要通过电脑下载即可。减轻了企业档案管理的工作量，提高了工作人员的管理效率。

企业档案管理电子信息化可以将文件完好的保存下来，重要的文档保存下来，为公司未来的发展和经营提供了准确的数据参考，员工在寻找文件的时候可以使用信息化手段下载文件，无需接触原文件，无形中对原文件进行了保护，提高了企业档案管理的原件保存度。企业档案管理电子信息化突破了原有的地域限制障碍，只要有互联网的地区，就能够查询到跨地区和跨时空的档案数据，通过企业档案管理电子信息化的建立，有利于企业加快自主创新的步伐，完善对企业实时动态的管理与跟踪，有利于企业宏观决策的制定。

企业档案管理电子信息化能够将硬件和软件完美的结合在一起，提升信息化管理水平，企业拥有完整的设备和系统，在综合档案室与资料室中安排了专业的管理人员，根据不同的部门和不同的文件类型进行分类管理，使企业档案管理工作看起来更加具有实际意义[2]。

3 企业档案管理电子信息化应注意的问题

3.1 实时收集档案资料

企业档案管理电子信息化工作中，有着企业每一日的经营活动信息，随着时间的推进，信息与资料在不断增加，想要落实企业档案管理电子信息化，就要实现档案资料的实时收集与管理，保证企业的档案处于完整清晰的状态，从档案的存储到档案的借用，以及最终档案按时归档，都属于企业档案电子信息化管理的核心内容。首先，建议企业将档案室工作制度明确，具体部门的工作人员职责所在，日常的文书管理工作以及档案归档工作等相关制度和规范落实，将员工的职责明确，每日的档案收集与档案管理工作以排班的方式将责任落实到个人。定时对档案进行检查，及时的补充空缺档案，防止企业档案信息丢失，提高企业档案资源的完整性。如果企业有人借阅档案或者归还档案，相关工作人员都要做好实施登记工作，并且将档案的实时状态录入平台中，各个部门的工作人员可以直接登录平台就能查询到文件资源的动态信息。

其次，建议企业设立综合的企业档案管理和归档的工作标准，进一步明确企业档案电子信息化管理制度，确保信息归档工作质量。按照《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》的通知和《电子档案管理基本术语》相关要求进行档案管理工作。企业档案电子信息化管理工作人员做好电子扫描处理工作，根据档案的类别和特征做好收集与分类，最终保证原始的档案信息与电子档案信息保持高度一致，二者之间不会存在差别。

2018年5月14日，某市汽车电子健康档案系统建设培训会在市道路运输管理局召开，全市140多家一、二类汽车维修企业负责人参加了培训学习，并决定建设汽车维修电子健康档案主要是实行企业维修记录的信息化管理。该系统建立后，车主可通过手机了解故障车辆附近的维修企业信息，查看该维修企业的经营资质、消费者评价等情况。同时，还能够在系统上查看到自己车辆以往的维修记录，帮助维修企业更快更准地找到车辆故障原因，为故障排除节省时间。

3.2 划分多级权限

如果根据各个企业所属的行业特征，为企业的档案信息设置保密等级，从而在企业档案电子信息化管理工作中设定一定档案查阅权限，在企业档案电子信息化管理系统中，无论是平台修改还是查询都应该有着相应的权限范围，并且严格设定浏览器的应用权限，将企业档案电子信息化管理的保密性落实到实处，根据档案信息的保密等级，确定该档案是否可以查阅、下载或者打印，整个应用软件在企业档案电子信息化管理平台中都应做好加密处理，从而有效的保证了企业经营活动的稳定安全，保证信息资源的完整以及高度机密，既能实现资源共享，方便所有的人查閱，保护原文件，又能实现企业档案信息的等级制度，只有这样才能对工作人员起到约束的作用，权责分明，责任明确，将企业档案电子信息化管理工作真正落实。

4 总结

伴随着企业的经济发展和制度建设，想要全面提高企业档案管理的水平，提升档案管理的效率，就要坚持企业档案电子信息化管理方式，明确技术的重要性，根据科学合理的对策，总结过去档案管理工作中的经验和教训，实时收集档案信息，划分多级权限，只有这样才能真正保证企业档案电子信息化管理工作的实际作用，推动企业的档案管理和经营活动，促进企业加快发展的道路。

参考文献

[1]谢东晓.企业档案管理电子信息化及其重要性分析[J].办公室业务，2018（05）：43.

[2]黄黎黎.企业档案管理电子信息化及其重要性分析[J].企业改革与管理，2017（08）：15.