新时期事业单位档案管理的创新思路与方法

汤奇

摘 要：档案管理是当下事业单位中一项重要的工作内容。事业单位与其他单位在档案管理方面有很大的区别，其管理的质量的好坏直接关系到事业单位的相关工作。我国相关领域在事业单位档案管理方面虽然已经有了一定的研究，但是随着事业单位的不断变革和发展，现有的对档案管理的研究已经不能满足新时期下事业单位档案管理的要求。因此，在今后该领域的发展中，要加强对事业单位档案管理创新思路及方法的重视和研究，并且在研究中，逐渐将对事业单位档案管理创新思路及方法的研究纳入到该领域研究的一个重要课题之一，促进事业单位档案管理水平的提高。

关键词：事业单位；档案管理；创新思路；方法

1 新时期事业单位档案管理的重要性

事业单位内部工作需要的档案与材料相较于普通企业较多，要对这些文件进行归档处理，工作人员不仅工作量较大，而且需要对文件的处理方式很熟悉，但是由于这项工作普遍得不到重视，久而久之，不少工作人员也逐渐懈怠起来，致使工作越积越多，造成事业单位内部档案管理工作人员工作难度的不断堆积。就目前我国事业单位档案管理部门运行情况来看，过程繁琐复杂，人员责权不明已成为其中的通病，因此需要对档案整理工作的规范高效状况进行检查监督。事业单位档案管理工作涉及到人事的变动、日常文档的收纳与整理，与事业单位整体的正常运行密不可分，因此这项工作首先应该引起管理人员的重视，将现有的资源集中起来对其管理方式进行创新优化和升级。

2 新时期事业单位档案管理的发展现状

2.1 管理制度不完善

目前很多事业单位的档案管理制度混乱，单位领导不重视档案管理，制度建设不完善，而且制度执行效果差，形式化严重。管理人员没有认识到档案资源的重要性，有时候甚至会丢失一些档案管理文件，影响事业单位的档案管理工作。对于事业单位外借的档案，管理人员的手续办理也存在问题，造成很多档案的流失，事业单位的档案管理信息缺乏真实性。

2.2 管理方法陈旧

事业单位的档案管理方法陈旧，在管理过程中现代信息技术应用的比较少。多数事业单位的档案管理运用的还是传统的人工管理方法，严重影响其管理水平和效率。对于信息量和工作量都比较大的档案管理来说，就会增加其出错率，工作时间延长，影响档案管理工作的有效开展。

2.3 档案信息利用率低

事业单位档案管理的作用和价值非常高，可以为社会发展提供有效的信息。但是有的事业单位没有认识到档案管理的价值，对档案信息的利用率非常低，使得档案管理出现重收藏轻管理的局面，档案信息的利用价值降低。

2.4 管理人员素质不高

目前很多事业单位中专业的档案管理人员不足，综合素质不高，使得档案管理中不能发挥其重要作用。档案管理工作人员必须要具备专业的知识水平和个人素养，有些事业单位的领导不重视档案管理工作，档案管理人员态度散漫，使其管理效率低下头这都与管理人员的素质有关。

3 新时期事业单位档案管理的创新

3.1 加强档案管理重视程度。

行政事业单位的领导要重视档案管理工作，可以从本单位档案管理的实际情况出发，为档案管理人員制定档案管理的日常工作目标和任务，增加对档案存放记录的检查次数，要求收上来的档案必须在短时间内完成有效的整理和收纳工作，保护档案管理人员在工作中的合法权益，激发档案管理人员的工作积极性，可以不定时邀请管理人员针对实际工作情况对档案的管理创新提出建议。事业单位还可以组织相关人员做好档案的保密工作，拨出相关资金用以进行档案室的修葺完善，为档案建立一个干净安全的存放场所，从而为管理人员即将进行的档案分类收录工作提供便利。促使单位人员明确档案工作的重要性，在需要交纳自己档案的时候先自行做好整理工作，为管理人员的收录管理工作提供便利，另外要加强对出入档案室的人员、查看或者借出档案的人员进行登记，做好档案保护工作。

3.2 明确档案管理人员职责。

新时期的档案管理任务极为重要，加强对档案管理人员的业务能力培养，对管理人员明确自身工作职责，提高工作中的档案管理效率有着至关重要的意义。行政机关单位领导要注重创新对档案管理工作人员的培训机制，培训档案管理人员对各部门各种性质的档案文件，进行科学有效的分类再存档，为日后的人员流动进行调档工作提供便利。例如：某事业机关存在档案管理人员业务能力差的现状，领导会不定时组织档案管理人员进行业务知识的“充电”，参考学习其他事业单位的档案管理工作先进措施做法，并为档案管理的创新思路提出自己的见解，提高了档案管理人员的业务素养，提升了管理人员的工作积极性。通过学习其他单位先进的档案管理方法，可以激发管理人员的创新积极性，督促档案管理人员明确自身职责，强化专业知识和基本技能，不断适应档案管理新时期对管理人员提出的新要求。

3.3 推动档案信息现代化。

在互联网已经融入工作生活方方面面的时代大背景下，档案管理的发展趋势也要迈上信息化道路。档案管理人员需要借助计算机技术手段来进行档案的数字化发展，加快档案管理的现代化管理进程。例如：面对以往采用手记笔录的档案归档方式，对档案进行分类查找极为不便的情况，一些行政机关单位开始借助声像技术、光盘技术，来实现对档案入档的备忘记录，以及快速进行分类归档，查找起来只需要输入指定信息，就可快速拿到需要的档案文件，提高了档案文件中重要资源的利用价值。通过网络技术化手段，在对重要性文件进行存档管理时还可以设置文件机密性保护，从档案的管理和保密两个方面进行存档，做到档案存档时有效率、调档时有速度、机密性有保护的管理工作，对行政事业单位中的国家级档案材料进行数字化归档，对日后实现联网异地调档有着重要的意义。

3.4 创新服务手段

针对一些事业单位档案管理利用效率比较低的情况，必须要不断创新其服务手段，加强对档案信息的利用率。目前事业单位还不够重视档案管理工作，使得其档案利用率低，而这又对事业单位的档案管理工作产生反作用，使得这一工作开展困难。因此，首先要更新其管理观念，加强对档案管理工作的重视，并不断创新其管理服务手段，最终提高档案信息的利用率。在具体操作中，事业单位要将内部局域网运用进来，加强对网站信息检索功能的运用，建立数字化图书馆，提高其档案服务的手段和能力。同时，档案管理部门也要建立内部的在线服务系统，提供用户的在线服务功能和体系，多方面的提高档案信息的利用率和管理工作水平。

综上所述，针对当代事业单位内部档案管理工作的创新事项进行的研究有利于推动事业单位整体工作的顺利完成。当然我们不能否认的是，当前我国事业单位档案管理工作的开展仍存在各种问题，这使得与档案相关的管理工作水平的提升受到制约。针对这种情况的解决办法是完善方案管理制度、注重对工作人员的个人素质进行把关，给予档案管理工作以重视，为档案管理工作的现代化提供有利前提。

参考文献

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