大数据时代档案管理工作的挑战与机遇

摘 要：信息时代的迅猛发展，大数据技术对传统的档案管理模式产生巨大冲击，而大数据的管理优势也逐渐凸显，因此大数据对档案管理来说，既是机遇也是挑战。本文主要就大数据时代档案管理工作的挑战和机遇进行分析，明确大数据时代档案管理优化的主导思路，以期更好地提升社会档案管理水平。

关键词：大数据;档案管理;工作挑战;机遇;对策

社会的不断发展，信息化建设程度加深，互联网技术广泛应用于生产生活，现代社会的档案资料实现纸质载体向电子存储的转化，数字化趋势明显，也带来信息检索及档案管理的高质高效。而这种转型的主动力是大数据，大数据是呈指数增长且具有广泛可用性的数字数据，其自身的特殊性意味着档案管理必须创新思路和模式，侧重对大数据的量化管理与分析大数据有4V特点，即Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多样）、Value（价值），为使得档案管理工作更好地适应当前环境下信息多样化，大量化，传播高速率和价值密度低的现实情况，在档案管理中我们必须抓住机遇，迎接挑战，发挥大数据的技术优势，借助大数据技术使得档案管理工作再上新台阶，无论是服务内容还是服务效率都显著提升。

1 大数据时代档案管理的机遇

档案管理在大数据时代下的发展机遇主要体现在两个方面。一方面从档案信息存储和管理来看，实现了数据的安全高效管理，数据电子化存储，复制黏贴使得其更好地保存，减少对纸质资源的依赖，寿命更长，传播次数不受限制。而数据信息的电子化备份与存储也实现了重要档案信息的永久保存，在档案统计方面，可以准确获知档案的增长及使用情况，大数据技术实现了纷繁数据工作的精简处理，更侧重档案信息的安全保护。档案完整有效，安全可靠。另一方面从档案信息资源的收集方面看，大数据时代能充分保障档案的齐全和完整性，大数据技术可以利用当前的电子政务、新闻及活动类的大数据环境，进行档案文书资料的智能分析，明确档案的经济价值和社会价值，帮助档案归类，也确保档案内容的完整有效。还量化的结构数据可以建立数据模型，进行聚类、分类及关联性分析，明确数据信息的关联性，大大提升档案的价值，让档案更富灵活性与生动性，提供有效的决策支持。

2 大数据时代档案管理的挑战

大数据时代下档案管理也面临一定的挑战。其一数据存储与处理方面的困扰。大数据需要对相关数据分类处理，存储到云盘中，而大数据时代信息更新迅速，云盘数据准确性受影响。云计算的分布方式也与大数据分析需求有出入，处理时数据从存储点传输到处理点，很容易出现数据堵塞，數据处理效率低。而数据存储点直接处理数据，不能确保数据的完整性和有效性。这是大数据时代档案信息存储与处理中遇到的主要问题。其二是数据的保密性与安全性。因为档案管理中很可能涉及机密信息，因此信息的私密安全保护就显得尤为必要。但是大数据技术使得信息技术可以通过网络传播，人们档案信息获取更便捷，也导致安全管理的忽略。大数据系统自身的特殊性也使得档案管理带有开放性特征。如果档案信息安全无法保证，对于企业和个人来说都是巨大的生存发展威胁。其三基于技术层面的挑战。主要是容错率、可扩展性问题。大数据容错计算困难，算法复杂，因此容错管理难度大，对应的成本投入也较大。在可扩展性方面，传统档案系统平行运算离不开硬件支持，而大数据档案管理系统属于多处理系统，软件更新换代成为必然，对应的系统成本增加，而系统故障的频率也不可控，因此这也是技术上的难题。

3 大数据时代下档案管理的有效思路

3.1 强化档案管理中的大数据意识

思想上的重视带动行动上的执行，因此档案管理中必须强化大数据意识，信息管理者和公众用户更关注档案信息自身的价值，因此在档案管理中基于大数据的技术支持，加强有效资源的挖掘，提供更有价值的档案信息是当务之急。大数据技术框架指导下的档案数据流处理要求必须树立大数据意识，对档案数据、档案信息价值进行挖掘与传播共享，基于大数据意识开展档案管理与服务，基于数据的挖掘提升档案信息开发深入，提升档案信息的利用价值。

3.2 引入大数据档案管理的新技术

传统档案管理其对象是实体档案信息，人工管理最为常见。而信息时代的发展，信息量激增，信息处理难度加大，信息处理效率要求更高，我们必须引入大数据档案管理技术，从档案的整理到编目到装订坚持信息化的处理，在计算机辅助下实现档案管理的升级。在信息筛选与价值挖掘时提升技术的敏感度，选择性地引入档案管理创新技术，基于大数据的时代背景，建立数据化信息化的档案信息体系，建立共享性的云服务平台，为档案管理信息化建设指明方向，提供有效的技术支持。

3.3 创新模式再造管理的业务流程

大数据环境下的档案管理必须创新档案业务流程，无论是档案管理的“收”、“管”还是“用”将增加更多的内涵，从定期的被动提交到档案数据的即时接收与自动归档。实现信息获取流程的动态控制。在管环节实现手工管理向自动化管理的转变，建立统一的档案云平台，实现档案数据的统一存储与处理，高效利用。而用环节提升档案服务的主动性，主动挖掘信息价值，调研分析用户需求，为档案用户及社会提供高价值的档案服务，实现档案服务的全智能化。

4 结语

大数据时代是不可逆的趋势，基于大数据的时代背景我们必须做好大数据技术在档案管理中的融入，带动管理流程的优化，管理模式的创新，真正实现档案价值的提升。而大数据时代是柄双刃剑，对于档案管理来说，既是机遇也是挑战，基于大数据的时代背景，只有抓住机遇，加快发展，积极迎接挑战，大数据技术才能带动档案管理实效的提升。

参考文献

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[2]郑金月.数据价值：大数据时代档案价值的新发现[J].浙江档案，2015（12）：11-14.

[3]黄少芳，刘晓鸿.基于大数据的地质资料档案信息化与服务[J].资源与产业，2015，17（06）：56-61.

作者简介

刘东旭（1980-），男，汉族，职称：中级档案管理员，单位：大同市房屋交易权属登记管理中心。