事业单位档案保存和利用管理方法分析

摘 要：随着时代的不断发展和进步，社会信息越来越多元化，档案管理工作在社会发展过程中更显得日益重要起来。社会信息化程度越高，档案管理工作也变得越来越重。在这种新形势的驱动下，事业单位档案保存和利用管理工作也需要不断的进行革新来适应社会发展的需求。但是目前很多事业单位在档案管理方面还存在诸多问题，比如档案管理制度不够完善，档案管理人员素质普遍不高，档案管理模式陈旧等等。这就需要我们引起重视，不断加以改革和创新，积极寻找对策不断完善档案管理工作。本文主要针对目前事业单位档案保存和利用管理的现状和存在的问题进行分析，并对应对策略和改进建议进行浅析论述。

关键字：事业单位；档案；保存和利用；管理方法

1 事业单位档案保存和利用管理的现状

事业单位档案管理工作是一项主要工作之一，是机密性、专业性和政策性较强的一项工作。目前我国的事业单位虽然一直在开发和管理档案工作，但还是存在很多漏洞和亟待解决的问题。比如，一些管理层对于档案工作的不重视，缺乏相应的制度保障，未能与时俱进的将档案管理工作与信息现代化相结合，总体的技术水平落后以及缺乏相应的安全问题等等。随着科学技术的发展，对档案工作的要求也越来越高，要求管理部门及人员要合理地有效地对档案加以保存和利用，但目前仍然存在上述这些问题，整体来说是事业单位的档案保存和利用管理方法不够完善，还需要不断实现制度和技术方面的改革创新。

2 事业单位档案保存和利用管理存在的问题

2.1 档案保存和利用管理的制度不够完善

制度是进行一切工作的标准，目前事业单位存在的普遍问题就是档案保存和利用管理的制度不够完善，对于档案的收录和调动没有明确的标准要求。一些事业单位的管理人员不够重视档案的管理工作，管理制度上存在漏洞，对于一些档案的收入和利用都没有明确的步骤规定，导致很多档案管理人员马马虎虎。对于借阅档案的程序也不够完善，造成有借无还不清楚，或者造成资料损失的相关惩罚措施也不够明确。因此，整体看来档案保存和管理利用杂乱无章，工作人员缺乏制度束缚，导致整个档案管理工作水平不高。

2.2 档案保存和利用管理的工作人员素质偏低

档案管理工作并不是只要将纸质的资料装入档案袋放于相应的位置那么简单，档案的保存和管理是一项专业性很强的工作。需要相关的工作人员具备相应的综合素质，这种素质包括专业素质和道德素质。首先是管理人员必须具备系统的管理知识。其次是必须具有高度的责任感。这些都是一个合格的档案管理人员必须具备的最起码的职业素养。有些事业单位的档案管理人员不能紧跟时代的步伐，他们的档案管理工作跟不上新时期新形势的变化，某些事业单位中，对于档案管理人员的要求不高，没有专业的限制，相关领导对档案管理人员以及档案工作都没有引起高度重视，有的单位对档案管理人员甚至没有经过专业的培训，而仅仅是利用一些年龄较大的退休人员来进行档案管理工作。因此，事业单位的档案管理工作存在很多的漏洞，人员的总体素质不高，缺乏一定的专业性，这就导致档案在管理和保存利用的过程中无法有效的进行，在一定程度上影响了档案的有效使用和合理利用。

2.3 档案保存和利用管理的信息化程度不高

信息化是将档案资料和现代信息互联网相结合，能最大限度的发挥它的潜能。由于事业单位的管理人员对档案管理的工作重视度不高，使得档案信息的现代化水平较低，有些事业单位的档案室就是之前的小办公室，而且装档案袋的箱子也缺乏相应的防潮防火处理，档案极其容易受潮导致字迹模糊不清。传统的档案管理仅仅是认为需要简单的进行存档和调动，但是这种观念严重影响了档案利用的效率，在实际的档案管理工作中，应当认真收集相关的资料，并对相关资料进行整理和保存，并科学辨别其真实性，这样是为了使档案更具参考价值，更好地得到利用。而实际的事业单位在档案管理工作中缺乏这种服务意识，他们仅仅停留在手动管理方面，缺乏相应的信息管理，没有很好的将互联网利用起来，因此一旦纸质的档案丢失就导致整个资料消失，影响到相关工作的顺利进行，而且手动管理较信息管理来说工作效率大大降低，十分不利于事业单位档案的保存和利用。

3 针对事业单位档案保存和利用管理方法存在问题提出建议

3.1 完善档案保存和利用管理制度

建立健全档案管理制度，规范档案归档方法、范围、期限等。改进和升级资料要做到及时，确保资料的完整性和有效性。除了一些相关的纸质资料外，还需有一些有价值的照片图像、图表、录音等资料，也要进行收集。必须严格对档案管理提出要求，做到合理有序的收入资料，档案的标题应该简明清晰，保管的期限也要做到准确合理。定期的对档案进行相关的归纳和处理，由专门的人员进行看管和定期查阅。对于一些过期不还和造成资料丢失损坏的需要有明文的惩罚规定。针对不同密级的档案，需要相應的进行保密管理，对于兼并的行为要严格进行处理。

3.2 提升档案管理工作人员素质

要充分认识到档案管理工作并不是一项简单的工作，而是一项对专业要求很高，责任意识很强的工作，因此事业单位必须要高度重视这项工作。随着社会的进步，对档案管理相关人员的工作技能和业务水平也有了更高的要求，因此更要对相关的工作人员统一进行严格的培训和筛选，并且定期的进行专业考核，择优录用，优秀的管理人员能有效提高档案管理工作的效率，让档案的保存和利用更加的有秩序，这样才能充分发挥出档案的潜在作用。

3.3 提高档案信息化建设

当今社会已经进入信息化高速发展的时代，信息化的快速发展为档案管理提供了多种管理新方法，为档案管理信息化发展提供了技术支撑，在工作过程中将计算机技术、网络技术有机结合起来能够大幅提升工作效率。有条件的事业单位应该根据不同类型档案的具体要求，充分利用信息现代化进行档案管理，将互联网办公和档案管理工作有效的结合起来，合理利用网络优势对档案进行保存和调动，逐步建立档案信息资源共享、传递、存储以及利用的一体化管理模式，实现事业单位档案管理的信息化。

4 结束语

综上所述，本文分析了当前事业单位中档案保存和利用管理的现状，以及传统的档案保存和利用管理模式在实践中逐渐暴露出来的诸多问题和不足，并提出解决的对策和改进建议。为了增强事业单位的竞争力，必须对这些问题重视起来，紧跟时代发展的脚步，建立健全科学完善的管理机制，加大人才培养力度，提高档案管理人员的专业素质，加强档案保存和利用管理工作的革新，深入开展信息化建设，进一步提升档案的利用效率，以更好的适应信息时代的历史洪流。

参考文献

[1]李小红.事业单位档案保存和利用管理方法分析[J].科技与创新，2016（20）

[2]曹书军.事业单位档案保存与利用管理[J].中国国际财经（中英文），2018（02）

[3]王玉珍.事业单位档案的保存与利用探究[J].办公室业务，2016（11）

作者简介

任正琼（1983-），女，汉，云南寻甸，档案管理员，助理馆员，本科