事业单位档案管理工作中存在的问题与解决措施

赵玉红

摘 要：随着事业单位改革的推进，档案管理工作的重要性越发显著。然而现阶段事业单位的档案管理工作尚存在一些问题，如缺乏完善的档案管理配套设施、缺乏高素质的管理队伍等，严重影响了事业单位的档案管理水平，促使档案失去应有的作用。为此本文就事业单位档案管理中存在的问题进行分析，并结合这些问题提出一些相应的意见，希望可以为事业单位提高档案管理贡献意见。

关键词：事业单位;档案管理;问题;解决措施

处于信息化时代，档案管理的作用越发突出，甚至已经成为影响事业单位管理水平和综合竞争力的重要因素。因而如何做好档案管理成为摆在每个事业单位面前的难题。对此，事业单位应首先从自身档案管理工作中存在的问题进行分析，结合事业单位管理现状予以改进和完善，提升自身的档案管理水平。

1 事业单位档案管理工作中存在的问题

1.1 缺乏高素质的管理队伍

首先事业单位档案管理工作具有工作量大、工作复杂等特点，其中很多工作难以量化，无法为事业单位创造经济效益。尤其档案管理人员作为档案管理工作的主体，存在着流动性较大、管理队伍不稳定的问题，这就在很大程度上遏制了档案管理水平的提升。其次，事业单位档案管理人员很多都是直接上岗，缺乏上岗前的专业培训，导致管理人员只能在工作中积累经验。再次，随着信息技术的发展，现代化技术的应用势在必行，然而目前事业单位档案管理人员普遍对现代化技术的应用还不熟练，导致管理人员无法适应现代化档案管理的要求[1]。最后，现代化技术在档案管理中的应用，对管理人才的要求更高，事业单位尚缺乏一些既懂得档案管理知识，又懂得计算机系统开发和应用的高素质人才。

1.2 事业单位档案管理设施陈旧

随着信息技术的普及，现代化管理设施逐渐融入到事业单位管理中，并档案管理中发挥了重要作用。然而就事业单位档案管理现状来看，现代化设备的应用并不理想，很多事业单位的档案管理设备还十分陈旧，如此不单单影响到了事业单位的档案管理效率，同时也阻碍了档案管理水平的提升，促使事业单位档案管理工作滞留于原地，既无法适应现代化档案管理的要求，又无法充分发挥档案管理的良好作用。

1.3 档案的安全性和保密性工作不到位

档案信息的数字化管理虽然很大程度上提高了信息管理效率，但是也给档案信息的安全性和保密性工作增加了难度。首先计算机网络如果遭到破坏，其中的档案信息具有很大地丢失、篡改风险，严重时甚至会使整个数据库崩盘[2]。其次，计算机、移动硬盘、U盘等信息载体虽然储存空间较小，操作更为简单，但是对环境有很高的要求，并且其使用寿命相对纸张来说相对较短。

1.4 缺乏相应的技术支持

数字化档案管理模式主要是以计算机和相关设备作为支持，依托相应的应用软件和硬件设施进行信息加工处理，进而实现信息的保存、传递和利用。但是计算机软件和硬件设施存在更新换代较快的问题，而这就在一定程度上给数字化档案管理增加了限制，促使事业单位不得不通过更新计算机系统完善档案管理技术，为数字化档案管理提供支持。

2 加强事业单位档案管理的应对措施

2.1 完善档案管理制度

首先，事业单位可针对档案管理人员加强《档案法》学习，为管理人员树立良好的法制意识，让管理人员在法制的约束下，规范自身的行为，做到依法工作。其次，事业单位本身还应完善档案管理制度，以此为档案管理人员提供行为依据。档案管理者可建立网络管理模式，通过网络实现整体的档案管理，对档案管理工作有一个基本掌握。而管理过程中，管理者若是发现其他工作人员存在不规范行为，必须及时予以纠正，以此规范档案管理人员行为，形成规范化的档案管理模式。此外，信息化時代，档案管理的作用越发突出，事业单位领导层应将档案管理工作纳入到年度计划中，以此引发档案管理人员对档案管理工作重视程度。

2.2 加强现代化技术和设备投入

随着现代化技术和工具的广泛应用，事业单位必须对档案管理工作引发重视，加强现代化技术和设备的投入。事实上，事业单位档案管理工作的内容很多，工作量非常大，传统档案管理模式下档案管理人员不仅仅要整理档案资料，还需将其分门别类，需要耗费大量的时间和精力[3]。而利用现代化技术和设备则不同，它可以充分弥补传统档案管理模式的不足，在很大程度上减轻档案管理人员的工作量，提高档案管理效率。对此，事业单位可以结合自身档案管理的需要更新管理设备，改善办公环境。

2.3 加强档案安全防护和保密工作

加强档案信息的安全防护和保密工作是档案管理中的重点。现阶段尚有很多事业单位档案管理在这方面还存在泄露风险。为此，事业单位要对其引发重视，首先需定期进行档案信息备份，加强档案信息载体更新，以此保障档案信息管理的安全性[4]。其次，档案管理部门可针对档案信息查询和应用设置访问权限，引进安全有效的防护系统。最后，可建立系统操作日志对系统操作时间、设备、内容等进行记录，以此提高信息使用的透明度。

2.4 加强管理人员素质

加强管理人员素质才能充分提升档案管理质量。首先，事业单位需加强人才选拔，重视档案管理人才的专业技能和综合素养，以此提升档案管理人员的基本素质。其次，事业单位要加强在职档案管理人员的培训工作[5]。事业单位可定期安排档案管理人员进行工作培训，以此不断加强管理人员的档案管理技能，强化管理人员的计算机应用能力和现代化管理意识，端正管理人员的工作态度，从根本上提高档案管理工作水平。

3 总结

总而言之，改善档案管理是事业单位发展必须完善的工作。对此，事业单位领导层和档案管理人员本身都需对其引发重视，从事业单位档案管理工作的现状着手，完善档案管理制度，加强现代化技术应用，强化管理人员素质，以此改善事业单位档案管理现状，提升档案管理水平，推动事业单位更好地发展。

参考文献

[1]潘志博.刍议事业单位档案管理的现状及对策[J].人力资源管理，2017，（1）

[2]林亚妹.基于新形势下事业单位档案管理的改革[J].经营者，2017，31（8）

[3]乔梁.事业单位档案管理现状及对策[J].现代商贸工业，2015，36（18）

[4]孟凡宏.新形势下事业单位档案管理的改革研究[J].兰台世界，2017，（z1）

[5]王松萍.试论当今事业单位档案管理面临的问题与改革[J].神州（下旬刊），2016，（7）