关于医院行政档案信息化管理的分析和思考

胡晓倩

摘 要：随着科技信息技术与我国医疗事业的飞速发展，人们逐渐提高了对医院行政档案信息化程度的关注和重视。但目前我国大部分医院行政档案信息化管理发展的水平都不符合时代发展的要求，而有效行政档案管理是医院顺利开展部门工作的基础条件之一，因此要保持管理观念的更新，积极的落实并严格推行医院行政档案信息管理改革政策，才能跟上我国医疗事业发展的步伐。本文笔者对实现医院行政档案信息化管理的必要性和意义进行分析，并提出一些优化医院行政档案信息化管理的策略。

关键词：医院；行政档案；信息化管理

我国医疗卫生事业在社会进步的过程中获得了蓬勃发展，全新的形式对医院医疗卫生条件、医疗技术以及综合管理水平等提出了更高的要求。行政档案作为医院无形资产的一部分，只有在借助信息技术实现数字化电子文档转变后才能让档案信息的内容得以充分利用，在医院的正常运营中体现价值。

1 实现医院行政档案信息化管理的必要性和意义

档案信息化建设是科技时代发展的必然趋势，社会经济和医疗条件的发展也对医院档案管理水平提出了更高的要求。医院行政档案是医院的各种行政管理活动中产生的通知、通报、请示等各种行政性公文，对这些文件的保存和管理就是保证了医院有保持连续工作的必要考察凭据。通过对计算机和互联网的充分利用实现了信息的交互和共享，加以对医院行政档案有效的信息化管理能在节省医疗资源的同时对有限的资源进行充分利用，从而有效控制医院运营成本，提升医院的整体服务水平[1]。总之，无论是对医院的经济效益还是整个社会效益而言，实现并加强医院行政档案信息化管理都有助于其进一步提升，与此同时还能提高医院工作人员对管理方式的认同感。伴随着社会经济水平的提升，我国各大医院的规模不断扩大，随之增加的行政管理活动意味着愈来愈多的档案数量，而这对于相关工作人员来说增加了很多工作量，海量信息时代的到来只有人工智能与信息技术才能保证现有的工作效率符合其他工作开展需要。

从某种程度而言行政档案信息化管理是建立在医院整体信息化的基础上的，同时也能为医院整体信息化发展提供参考信息。新时期对医院提出了建立更为高效服务平台的要求，这一点与提高患者對医疗服务满意度有着密切的联系，而行政档案信息化管理有助于医院更加顺利的开展各项工作，促进医院服务能力的优化和提升，从而为患者提供更优质、更全面的服务。这主要是基于行政档案的信息化管理能有效的提升工作效率，对日常的文件保存、提取、查阅和传送而言更加方便，相比传统的纸质管理方式还能有效避免人为因素造成的文件整理或统计的失误，最重要的是档案信息不会因为不可抗因素而丢失，档案中数据的真实性和准确性也得到了保障。在大数据时代建立档案信息化，就可以为领导制定方针和制度提供参考，从而推动医院的整体发展。

2 优化医院行政档案信息化管理的策略

2.1 提高思想认识，树立科学理念

每一个改革行动都起始于观念的转变，所以档案信息化建设除了是技术上的改变，更多的是改革创新管理理念、方式、方法和整个管理模式。档案信息化管理要求在信息化管理的相关环节中加入进档案电子信息采集、整理、归档、安全管理和相关配套等规章制度，以此来保证档案信息化管理目标能够切实实现，相对于传统档案管理而言，信息化档案管理的科学性更强，所以，对开创档案电子信息化服务而言，树立档案信息化管理的科学理念至关重要。

2.2 重视人才培养，奠定管理基础

保证档案信息化管理顺利实现的一个重要条件就是人才。档案信息化建设要求具有较强的技术性，则管理人员除了对档案管理知识有一充分掌握外，对计算机与网络技术也非常熟悉。现阶段，大多数医院均不重视档案工作，档案工作人员往往担任着多个职位，档案管理知识非常匮乏，且也没有掌握计算机应用技术，这便对档案管理现代化、信息化工作的开展造成了严重阻碍[2]。所以就需将管理人员的综合素质提高，要求管理人员定期参加学习或培训活动，并通过多种途径培训其各项知识技能，如计算机应用、数字化技术、网络技术、数据库技术等，促进自身管理专业技能的提高，只有如此方可利用现代化手段管理电子文档，推动电子文档管理工作的发展。

2.3 加大投入力度，确保系统稳定

配置信息化软件环境是档案信息化管理的第一步，而配置必须要满足稳定、可靠、安全、较高性能的要求，进而让档案资源的采集、管理、利用等基本需求得到满足。医院档案管理部门使用的服务器、存储设备、PC机等需与档案管理软件与管理系统的要求得到满足，而文档管理软件与管理系统也应与文书档案文件目录、数据库结构交换格式的要求相符合，让单位的机读目录配备国家综合档案管的管理软件，共享档案资源。按照各医院的实际情况，争取对档案管理工作更多的投入，将先进的计算机设备与辅助设备配备齐全，让服务器、磁盘阵列、PC机、网络交换设备的运行更加稳定、有效，同时还应配备以下辅助设备，如扫描仪、刻录机、音视频数字化采集与转换设备等。建设以医院内部办公网络为基础的档案管理平台，在专用数据服务器上存储数字档案，检索工作站利用专网访问将查询、更新、事务管理等服务提供给内部用户，以科学化管理行政档案。

2.4 转换纸质档案，实现档案数字化

行政档案信息化建设的一个关键点就是把实行原有纸质档案数字化。其主要分为两种形式：一种是翻拍，即通过数字成像仪，将装订成的纸质档案直接拍摄成彩色与黑白的数字图像。第二种是扫描，即利用高速扫描仪把拆散的档案扫描成彩色或黑白的数字图像。纸质档案数字化通常以图像文件的形式存在。纸质档案还是根据规范化要求进行保存。如此既让纸质档案得到了保护，也能够充分利用档案资源。按照医院的实际情况，应分时期、分批逐一开展纸质文件数字化工作[3]。因为有大量的原有纸质文档需要回溯，随意可委托数字化加工企业展开加工，并将数字库与管理系统给建设起来，从档案室抽调2-3人，专门数字化加工、整理以及归档新归档的纸质文档。

2.5 增强管理力度，提前消除隐患

全面实现医院行政档案信息化管理在给医院工作带来更多便利的同时，也带来了新的档案管理问题，数字化档案以及信息化管理最大的问题就是安全，主要是信息管理系统可能被恶意攻击或者数字信息内容被截获、泄露。对此，需要院方增强对行政档案信息化管理的力度，消除可能出现在管理过程中的隐患，首先要根据医院的实际情况，制定并不断完善信息化行政档案的管理和使用制度，如行政档案的访问制度，信息存取制度、建立附录系统，为了防止行政信息被破坏或者出现非法访问档案系统影响系统安全运作的行为出现，要严格实施有关主管部门领导前面管理制度；其次要做好档案信息备份管理；最后要对整个网络系统进行定期升级，同时实行物理隔离，即与互联网相分离。

3 结语

总而言之，随着医院档案信息化管理进程的不断深入，网络化、电子化和数字化逐渐成为了当下医院行政档案的主要特征。信息化管理就是行政档案从分散走向集中、从封闭走向开放的过程，档案管理网络化模式的实现即代表着档案信息的共享时代到来，档案内容被应用到了更多的地方，信息资源的开发利用效益被不断提高，促进了医院行政档案管理建设工作往更正规、合理、科学的方向发展。

参考文献

[1]陆若希. 医院行政档案管理在医院管理中的重要作用[J]. 信息化建设， 2016（8）.

[2]邓巧玲. 医院档案的信息化管理策略探讨[J]. 卷宗， 2016， 6（8）.

[3]杜玉玲. 人性化管理理念下医院行政档案管理的优化[J]. 信息化建设， 2016（8）.