新形势下人事档案管理探讨

曾旭辉

摘 要：随着我国社会经济的迅猛发展，人才需求日趋增加，同时对人事档案管理工作提出了更加卓越的要求。因此，在社会主义发展的新形势下，作为人事档案管理工作人员切实做到与时俱进，开拓创新具有非常重要的现实意义。本文笔者对新形势下如何做好人事档案管理工作展开了有关的探讨，以期给同行们的相关研究提供一些价值性参考。

关键词：人事档案；管理工作；管理意识

自从我国改革开放至今，国内人事档案管理工作通过多年的改探索革，收获了不可多得的宝贵经验，其发展效果显而易见。但随着我国社会发展的不断昌明，传统滞后的企业人事档案管理体制已难以适应当今市场经济发展的需求。所以，根据市场经济的需求来实施人事档案管理工作的革新已迫不及待。

1 人事档案管理工作存在的主要问题

随着我国社会经济体制的不断革新，人才类型呈现出多样变化，档案管理方面也出现了各种各样的类型，同时对人事档案的管理也越来越重视。然而在人事档案的管理方面仍然存在一些主要问题：

1.1 思想意识上淡薄

现在大部分的机关事业单位或企业都会重视怎样提高其经济效益的项目做为最终的目的，他们总是将业绩看得过于重要，对工作效率与结果耿耿于怀。而在他们的心目中人事档案管理工作只是一个可有可无或枯燥无味的文职工作，总是觉得花心思在人事档案的管理上是浪费时间，最终导致的结果就是人事档案资料丢失、遗漏与损坏。若是碰到上级部门进行检查时，管理工作人员就会心慌意乱，茫然一片。

1.2 管理观念传统滞后

对于目前的人事档案管理工作而言，仍然有一些事业单位或企业在使用传统的管理方式。比如采用传统的手动操作方法，造成档案材料储存过于凌乱，无疑增加工作人员查找资料的难度；尽管有些事业单位或企业应用了先进的计算机信息化管理，但是也只是作为一些简单的目录管理，在工作上还是未能有效地提升效率与质量。而传统的人事档案只能体现出职工们的家庭状况与社会关系，并没有充分体现出个人能力、技能特长、工作经验等情况，进而造成大部人的信息内容相似雷同，千篇一律，难以从中挖掘出具有价值的人才信息，毫无疑义给人力资源部门的人才选拔带来诸多的不便。

1.3 档案管理工作人员流动性大

当前档案管理工作人员流动性大是一大问题，主要是作为单位或企业领导者未能重视人事管理队伍的建设，而大部分单位或企业通常就是需要档案管理人员之时便摆出重视姿态，不用之时却有所忽视，不懂得关心档案管理人员，没有给予他们真正的支持与肯定，因此大部分工作人员的积极性难以发挥出来，将档案管理工作看成毫无紧要之事，致使档案管理变成了材料保管，最终造成档案管理人员流动性过大。

1.4 档案管理缺乏科学化与信息化

随着科学技术的日益昌盛，人事档案信息管理系统已得到很好的应用，但是还有部分先进的技术手段难以充分发挥出来，比如在人事档案管理中计算机技术仍然未能得到广泛运用，有的单位或企业将个人信息、档案目录等还是习惯采用手工进行操作，基本没有实施无纸化阅档，如此一来不但增加档案保管的难度，而且又降低档案管理人员的工作效率。

2 新形势下人事档案管理工作的优化途径

2.1 不断提高管理意识

首当其冲需要彻底改变领导人员“轻档案，重业务”的不良思想，要领导者正确认识到人事檔案管理工作与其他业务工作同等重要。作为领导人员若是对档案管理工作不理不睬，总是过于注重单位或企业的业绩，长此以往就无法正常开展人事档案管理工作，进而更加难以实现管理的目的。因此，作为单位或企业的领导人员必须从管理意识上改变档案没有受到重视的观念，应当将档案管理工作放在与其他工作同等重要的位置处理，不断增加资金的投入力度，改进档案办公室的硬件设施，唯独如此方可不余遗力地促进档案管理工作的创新与发展。

2.2 保证档案资料的严谨性

如今社会已经逐步迈入计算机信息化时代，在工作过程中必然有大量信息数据的产生，同时对人事档案的管理提出了适应时代发展的新要求。作为档案管理工作人员，一定要尽职尽责，任劳任怨，对人事档案相关的人事资料认真地收集与整理，使档案的可信度得到有效保证。在整理档案资料的过程当中，若是遇到不符合要求的档案资料要认真更正或退回，如果手续缺乏全面的人事档案想方设法将资料补齐，从而能够有效确保档案资料的严谨性。

2.3 不断提高档案管理水平

人事档案资料管理的优与劣可以反映出企业单位内部人员管理的真实写照，同时也是企业单位赖以发展的重要保证，因此一定要提高档案管理工作人员对工作的要求。其一，强化培养档案管理工作人员对工作的认知度，使他们对人事档案管理的重要性得到充分的认识；其二，不断加强档案管理的建设，为了能够确保防盗防火、防潮防尘，需要配备专业的档案管理专柜为上策。在思想方面对人事档案管理工作要引起足够的重视，定期对管理人员进行管理方面的知识培训，使他们的自身专业素质得到有效提高，积极与其他企业单位进行互动，不断促进档案管理上的交流，借鉴与探索人事档案管理技术，从而使企业单位的人事档案管理工作水准得到有效提升。

2.4 加强信息化建设

当今社会已步入信息化时代，在人事档案管理工作中，计算机网络信息技术已得到越来越企业单位的青睐与使用。因此，加强信息化建设变得至关重要，这样不但可以提升档案资料的输入率，以及实现调取或阅读的快捷性，使人事档案管理工作更加便利，有效减少存储空间，有利于防止由于纸质档案而发生损坏或丢失情况，使档案保存的安全性得到充分保障。经由创建信息化的人事档案，可以让人事档案管理体系得以完善，既可实现人事档案管理的信息化与数据化，使人事档案的利用率得到了提高，又可以永久有效地保护好档案资源没有被丢失或出现破损，这样更加方便地保存了传阅性，从而能够实现了人事档案信息的穿越与共享的便捷。

3 结束语

随着社会主义市场经济的迅速发展，各大企业的发展也蒸蒸日上，无疑使企业内部人事档案管理工作的压力日益加大。所以，无论是企业领导者或人事档案管理人员，都应当对人事档案管理工作的重要性引起足够的重视，恪守职责，积极地开展人事档案的整理、归纳与保存等工作，使人事档案有序的保存与共享得以实现，从而能够有效提高人事档案管理的规范化与科学化。当今社会是人才竞争的社会，因此企业需要重视人才信息的管理，只有提高人事档案的管理水平，与时俱进采取创新的管理模式，方可强化企业内部的人才资源储备，最终为企业的发展创造更加可观的经济效益。

参考文献

[1]韩雪.浅析新形势下如何做好医院人事档案管理工作[J].办公室业务，2012，17：50-51.

[2]赵群.人事制度改革形势下高校人事档案管理人员素质的几点思考[J].云南档案，2011（3）：48-50

[3]董茜.新形势下如何做好人事档案管理工作[J].中国新通信，2016，06：142-143.