如何做好数字化时代的企业档案管理工作

刘小红

摘 要：随着信息技术的不断发展，数字化时代已经到来。数字化时代下，企业档案管理工作应当创新工作方式方法，将信息技术引入到档案管理工作中，充分发挥数字化方便快捷、高效率的优势，提升档案管理工作的水平，提升档案管理工作的效率。本文结合笔者自身的工作经验，就如何做好数字化时代下，企业档案管理工作进行探索，以期提升企业档案管理工作的水平和质量。

企业档案数字化管理，是伴随科学技术的进步和档案的需求及利用的增多而产生的，因此档案管理的数字化是历史发展的必要要求[1]。我国的企业档案管理，数字化工作也取得了一些实效。随着我国企业档案管理工作的日益深化，企业档案管理水平有了很大的提高[2]。但是，不可忽视的是，我国的企业档案管理工作，在数字化时代下，也产生了许多问题，亟待解决。如何有效的解决问题，促进企业档案管理数字化水平的提升，成为企业档案管理工作的重点。

1 数字化时代，企业档案管理工作中存在的问题

1.1 硬件设施配备不足

硬件设施配备不足，是企业档案管理数字化工作的一大难题。很多企业在数字化建设的过程中，硬件设施的水平都比较低：例如，一些企业的管理系统还是采用较为老旧的PI系统，不能满足大量信息处理的需求；一些企业在建设过程中，由于经费、企业规模等现实条件的制约，没有给档案管理人员配备专业的扫描仪；一些企业的档案管理室，在计算机配备、办公室配备和安全防护等硬件设施上，配备的不齐……这些硬件设施配备不足，严重影响了企业档案管理的数字化进程。

1.2 专业管理人员配备不足

企业档案管理中，推进数字化工作，少不了专业的管理人员。目前，我国的企业档案管理工作，管理人员的数字化水平普遍不高：一些企业的档案管理人员是由其它部门的工作人员兼职的，根本不能满足数字化建设的需求；一些企业在招收档案管理人员时，也基本不从信息技术相关专业招收人员，严重制约了企业档案管理的数字化进程……这些问题都影响了企业档案管理的数字化工作。

1.3 系统之间不兼容

目前，我国的企业数字化档案管理建设的过程中，普遍采用的是一些专业的公司、团队开发的专业软件。而企业内部所使用的办公软件，则大都是企业内部开发的办公软件。这些问题造成了档案管理数字化系统和办公软件系统之间的不兼容，给档案数据的收集、整理、归档工作带来了许多问题。同时，由于系统之间不兼容，管理人员在工作中，要进行大量的数据格式转换处理，不仅增加了工作难度，也浪费了人力物力。

2 做好数字化时代企业档案管理工作

2.1 优化资源配置

档案数字化建设需要投入，特别是建设初期软硬件配置投入所需较大，建成之后需要一定的運行成本[3]。针对我国企业数字化档案管理工作中，硬件设备不足的问题，应该采用优化资源配置的方式，降低运行成本：首先，完善基础设施建设。基础设施建设是企业档案管理工作数字化建设的硬件基础，针对本单位内部的硬件设施，积极进行系统更新维护，以稳定高效的系统保证工作的进程；其次，配备专门的数字化建设硬件设施。如计算机、扫描仪、安全防护系统等，确保企业数字化建设的进程；最后，增加经费预算。企业数字化档案管理建设工作中，硬件设施的配置少不了必要的经费支持，企业在建设数字化的档案管理工作的初期，就要对所产生的费用进行精准的预算，在考虑运行成本的基础上，尽可能多选择一些高质量、低成本的运行设施，在降低成本的过程中，提升经费利用效率。

2.2 配备专业的技术人员

专业的技术人员是企业档案管理数字化建设的动力支撑，企业在建设数字化的档案管理工作中，必须发挥专业人员的优势，发挥他们的主观能动性，进而提升档案管理工作水平。这需要多个部门的共同努力：首先，需要人事主管部门的努力。人事主管部门在招聘中，应当针对企业内部档案管理数字化建设工作需求，招聘一批具有专业素质的工作人员，以专业的工作人员打造高水平、高素质的专业队伍，进而提升数字化工作水平；其次，需要档案管理部门的努力。档案管理部门针对现阶段的工作人员。采取多渠道的培训、教育模式，不断提升他们的工作水平；最后，需要行政部门的努力。行政部门应该针对企业档案管理数字化建设工作，切实制定一套行之有效的考评奖励机制，通过奖励留住人才，激发工作人员的工作热情。通过惩罚提升工作人员责任意识，进而提升工作质量。通过专业的人才配置，帮助提升企业档案管理数字化建设工作质量。

2.3 加快档案管理的同步化建设

同步化是解决企业档案管理，数字化系统和办公软件系统之间不兼容问题的最好办法。档案系统和办公系统之间实现数字同步，减轻了档案管理工作的负担，提升了档案管理工作的效率。具体来说，需要做好以下几方面的工作：首先，各部门通力合作，完成前期信息收集。在档案管理中，文件的收集、整理、归类、移交都是需要其他部门的配合，整个工作是各部门通力合作的结果；其次，数字化的档案管理工作，可以适当丰富档案内涵。针对某一工作的相关文件，如实施报告、工作中产生的问题、实地考察结果和优化工作方式等，建立一个专业的电子信息数据库，通过文档归类的形式，提升档案管理的综合水平；在保存数字档案的同时，也要注重保存纸质档案。一旦数字化的档案库遭到破坏，还能通过纸质档案寻找信息；如果纸质的信息丢失，可以通过数字化档案弥补不足，通过“双重保存”的方式降低信息丢失的风险；建立档案共存共享平台，档案数字化管理的最终目的，就是能够共享信息，因此，在数字化档案管理建设中，必须要实现共存共享。企业可以建立一个共存共享的内部平台，在内部平台上实现档案的查询、借阅，通过这样的方式，提升数字化档案的的利用率，实现档案管理的可持续发展。

3 结束语

做好数字化时代的企业档案管理工作，需要企业优化资源配置，保障档案管理的物质基础；配备专业的技术人员，打造专业的工作队伍；加快档案管理的同步化建设，提升档案管理工作的数字化水平。通过这一系列的方式，全面提高企业档案管理的工作水平和质量。

参考文献

[1]靳树梅，企业数字化档案管理工作的实践与思考[J]，无线互联科技，2013.08：194.

[2]廖建兰，企业档案管理工作的创新与思考[J]，办公室业务 ，2016.03：61.

[3]林燕，档案数字化建设与企业档案管理研究[J]，低碳世界，2017.30：263.