论档案管理信息化体系的建立

唐珊

摘 要：随着近年来我国科学技术快速发展，在信息时代档案管理工作技术水平也在不断提升，利用互联网创新工具及智能优化算法的档案管理信息化体系建设进一步完善。因此现在档案管理部门应全面重视信息技术应用，将信息技术以及创新工具应用到档案资源管理中，以此提高档案管理业务水平及工作质量。与此同时，档案管理机构应通过改变自身管理方式，应用先进的技巧及管理方法建设数字化管理系统，对不同种类的档案信息数据进行统一规范管理，全面提高档案管理效率。鉴于此，本文就档案管理信息化体系建设展开详细探讨，并提出具体的研究思路，供广大读者参考。

关键词：档案管理；信息化建设；问题研究；策略及方法

在社会发展过程中，档案管理工作是重要的组织内容，对企事业单位发展有着重要影响。作为一种独特的信息资源方式，档案信息资源在必要时候可起到指导及印证作用，对于单位决策层作出正确决策有着重要的指导意义。由此可见，档案无论是对历史事件总结，或者是对单位发展重大事件有着重要的记录保存功能，可为不同部门实施不同工作内容提供正确的参考以及理论指导。所以做好档案管理工作是当前档案管理部门应着力解决的问题。随着信息技术快速发展，以传统纸质文献为载体的档案记录及保存工作已难以满足时代发展需要，为了顺应时代发展改革需求，将信息技术引入到档案管理机制建设中成为了提高档案管理效率的重要途径。

1 信息技术工具的内涵及应用特征

在移动互联网时代，数字资源成为重要的生态资源，无论是企业管理、政府部门行政办公都离不开信息技术及系统工具支持，高效利用数字资源是提高行政办公效率及企业管理效率的重要方法。随着近年来以云计算、大数据、人工智能为核心的互联网技术发展，社会人力资源、物质资源、生产资料、管理系统、信息网络都进入到快速发展时期，各种档案管理机构分别引入信息系统及管理工具构建数字化管理机制，信息技术在档案管理领域应用的越来越广泛，传统以人工为主的档案管理模式已经丧失了其作为档案管理模式的主导地位，数字化、信息化的档案管理方法成为了档案管理部门的首选。

信息技术是指依靠信息网络及互联网工具进行数据传递、信息搜集、信息资料整理、信息加工以及数据资源挖掘的技术总称。信息技术是对互联网技术及工具的统称，以计算机网络为基础，通信技术为辅助，对结构化、异构化以及半结构类型的信息数据进行综合搜集、分类、整理。借助创新工具及信息网络系统，能对各类型档案信息数据实现全面搜集、整合、管理及利用，可利用社会科学网络以及算法工具实现大范围、高密度的信息数据管理与维护，在满足用户信息查询、资源获取的同时，改变信息资源的应用形态，提高档案信息服务效率。

因此以计算机终端为核心的信息技术在档案信息管理领域有着十分明显的作用，计算机有着较强的信息处理能力，能够针对不同类型的数据集中优化处理，能够在不同维度满足人们大量信息查询需要，在保障数据资源真实可靠的前提下，对结构化、半结构化的档案信息数据实现分类保存和统一管理，挖掘有价值的信息资源，保障档案信息数据高效使用。

2 档案管理实现信息化的主要优势

在资源利用及管理保存方面，信息化管理系统相对于传统的人工档案管理模式有着明显的优势作用，借助数字网络系统可针对各类型档案信息数据，实现多维度传输和不同时间领域共享，可实现跨行业跨领域信息分发和资源收集。资源共享性是信息网络的明显优势，结合不同的移动数据终端，信息网络可以促进档案信息数据高效率传播。计算机应用到档案管理系统中能够打破传统档案管理的封闭性环境，促进不同部门、不同机构实现档案信息连通，既能满足档案信息高效率使用及结构化保存需要，也能借助计算机系统为用户提供良好的数据服务，有助于提高档案管理机构管理服务水平。

其次，在档案信息资源管理利用中实现网络系统全面覆盖可利用信息网络技术实现档案信息资源可视化检索。信息检索是计算机网络的基础功能之一，把信息技术广泛应用到各个单位档案管理中，能够让管理者和信息查询者借助搜索引擎检索信息资源。一方面提高了档案信息检索时间，另一方面有助于信息搜索引擎根据关键词特征为档案信息管理人员提供更有价值的参考信息，深入挖掘大量的信息数据潜在价值，进一步健全档案资源管理机制。

最后，信息技术及互联网创新工具应用的档案管理中有助于实现档案信息规范化。除了以传统纸质文献为载体的档案信息数据，包括电子资源、文献数据、录音影像都是重要的档案信息，对档案管理系统和档案管理人员综合素有着较高要求。在传统档案管理中，由于胶片被多方面使用且使用频率较高，在后期档案信息资源管理中会出现信息失真问题，甚至因为后期管理不规范导致信息资源流失或信息文件损坏。采用信息及互联网工具可有效避免大量的数据资源在管理及储存出现的各种资源流失及媒介失真问题，保障档案信息资料长期保存和规范化管理。计算机数据库有着较大的存储空间，能够保存更多的档案信息，至于音视频资源，只需利用计算机软件对其格式及存储方式作出适应性调整就可存储到相应档案数据库中，后期可利用区块链技术对存有重要档案数据资源的数据库进行全方位加密，以保障档案信息数据安全。

3 推进档案管理信息化建设的建议及策略

3.1 建立健全档案信息管理模式

利用信息技术及互联网工具，建立健全档案管理模式，需要结合先进的管理技术，树立先进的管理意识，通过不断更新技术工具及组织内容提升档案管理水平。事实证明，通过改进档案管理模式与技术，可加速推進档案管理信息化系统建设，有利于发挥档案信息的资源优势。为了使档案管理，信息化水平不断提升，档案部门工作人员就要不断改进工作方法，优化系统组织架构，需要对传统档案管理模式进行调整，引入新的档案信息管理方法及技术工具，促进档案信息系统数字化建设，进而提高档案管理效率。

3.2 加大员工培训 提高档案工作人员管理意识

在档案管理信息化实践过程中，受到传统管理思路影响，档案管理工作人员思维意识还停留在传统层面，没有树立信息化档案管理意识，不能结合档案管理系统信息化建设要求全面深化做好档案信息管理工作。因此档案管理部门就要深刻认识到该问题，培养员工树立起档案管理信息化意识，只有让员工树立起信息化建设意识，才能促进员工形成创新精神，为档案信息管理信息化建设积极献言献策。一方面档案管理部门可引进专业的信息化人才对员工开展专业的培训及讲座，另一方面可加强信息化与人才引进力度，结合自身档案管理信息系统建设的需要，引进具备高素质信息化技能的人才参与到组织队伍建设中，进而提高档案管理信息化建设水平。

3.3 加强管理队伍素质化建设

管理队伍是档案管理信息系统建设的核心，是档案管理队伍各种信息化建设措施落实的基础条件。但管理部门为了更好推进自身管理系统信息化建设，就要加强管理队伍素质化建设，可组织专业的管理干部学习相应的法律法规知识及信息化操作技能，提高其信息化意识及法律素养，另一方面要让管理干部从实践中找到档案管理信息化建设创新方法，找到正确的信息化建设实施路径。全面提高其信息素养及综合实践能力，保障档案管理系统及管理机制信息化建设工作顺利落实。

4 推进档案管理信息化系统建设的实施路径

4.1 健全外部机制环境

互联网时代，针对档案管理部门信息化管理系统建设就要针对其中重要数据进行分析与挖掘、促进价值性信息形成核心生产力。其中网络数据安全和用户隐私保护成为重要点内容。虽然我国现有的法律制度涉及到网络数据安全及用户隐私安全，但在执行力度和反馈效果方面改有所不足，没有制定关于数据安全和用户隐私保护的核心条文，主体地位并不明显。档案管理信息系统是海量信息数据的聚合及应用，很多重要数据资源直接曝光在网络环境中，将给价值性信息数据挖掘及聚合带来影响。因此，制定有关档案信息系统安全及用户隐私保护的法律草案，健全数据管理机制成为推进档案信息管理系统开发及利用的有效措施。

4.2 建立档案信息数据开放与利用门户网站

由于档案信息数据分散在不同职能部门中，很多重要数据被长期保存，其中大部分数据资源未能达到预期得开放程度，开放及利用类型较为单一，限制了数据的进一步使用。档案数据门户网站就是以深化数据开放形成的网络应用平台，以网站及数据库的形式将各种类型的数据集中起来，实现资源垂直贯通，方便用户直接获取。在应用实践领域要针对档案信息数据的特点构建应用支撑体系，包括门户网站、信息数据库、用户访问页面、信息数据共享检索模块，利用大数据技术建立统一、集成的信息数据集，构建层级组织，形成垂直数据链加强数据开放的深度和广度；另一方面，可利用社交网络媒体包括微博、博客、QQ、RSS、维基等，强化档案管理部门与用户的沟通联系，创造良好的社交档案管理环境。

4.3 确立档案信息数据开放与利用的大数据挖掘机制

互联网时代，推进档案管理机制信息化建设首要建立大数据挖掘机制，从海量的信息资源中提取有价值的信息数据。档案信息数据公开与利用是档案部门借助信息网络及应用平台实现数据交互与资源管理，借助社会群体智慧多渠道利用信息资源。在当前信息大爆炸时期，为了提取有价值信息就要利用大数据技术深入挖掘海量数据，从中提取有价值的信息，聚合资源，方便社会各机构直接利用。大数据挖掘机制要尽可能避免人为因素干扰，保障系统独立运行，为数据开放与利用提供技术保障。

5 推进档案管理信息化机制建设的方法

5.1 构建完善的制度体系

目前我国档案管理部门信息化建设在制度保障方面还有所欠缺。运用“互联网+”思维对档案管理部门社会化服务及信息系统集成作出指导，最关键的环节还要健全制度保障体系，对档案管理部门信息保障机制中涉及到的版权问题、付费服务作出明确的规定。其中制度导向要立足“维稳”，让各方面服务措施都能有效落实，可借鉴国外发达国家信息化档案管理机制经验，以立法调控为导向，建设完善的制度措施。

5.2 制定合理的开放策略

档案管理部门作为社会信息库，其职能决定了其信息化建设要围绕其业务模式展开，围绕社会各领域各机构信息服务需求进行建设，以公共性档案获取为辅。在“信息化”思维的指引下，要根据资源使用情况，作出合理规划，可通过建立信息公开平台、公共性资源检索系统为公众提供服务。可选择与自身資源拥有情况相匹配的服务路径开展构建面向公众的信息服务系统，在保障服务质量的前提下，适当扩大服务范围，提高服务能力。

5.3 实现协同发展与资源共享

档案管理部门信息化机制建设中要实现协同发展，与其他档案管理机构实现资源共享。可依托信息网络建立合作关系，实现信息双向流通及信息化建设方面协同配合，共同发展。同时，各类型档案管理机构可以在横向上实现双向互动，运用互联网工具建立良好的信息沟通环境，实现不同档案部门之间信息资源流通，提高资源使用效率，避免各自为政的局面。

综上所述，在信息时代推进档案管理信息化建设就要以强化档案管理机构协同发展及强强联合为主，通过调整内部管理机制，优化信息化建设发展思路，改变管理组织架构为前提强化不同机构之间的联系及合作，推进资源共享及信息化协同配合，实现档案信息资源双向流通及多向互动，保障档案信息资源高效利用。

参考文献

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