中小学校档案信息化建设的现状及对策

刘荣华

档案信息化，就是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。档案信息化使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向以档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。对于中小学档案管理来说，档案管理信息化已成為学校档案管理工作的发展趋势，然而目前中小学档案信息建设的现状却不容乐观，普遍存在领导重视程度不高、信息化管理手段较落后、档案信息化人员素质较低等问题。笔者就从事档案工作的实际出发，略谈一下中小学档案信息化建设的现状及一些应对策略：

1 现状

1.1 学校领导对档案信息化建设重视程度不高

就目前中小学档案信息化现状而言，大部分中小学领导都普遍认识不到位，认为档案信息化无非就是把档案目录输入计算机，无法从长远角度去考虑中小学档案信息化建设的重要意义和作用。学校领导把主要精力都投入到教学管理和升学率提高上，忽视了对学校档案信息化的管理和支持，导致档案信息化经费不足、缺少专门的档案管理人员。

1.2 信息化管理手段较落后

随着科学技术突飞猛进地发展和进步，计算机及网络技术在中小学档案管理中的广泛运用，学校档案管理手段也应不断进步。然而大部分中小学档案管理还没有充分发挥计算机的作用，基本上还停留在传统的手工收集、整理、检索等阶段，多数中小学校没有建立档案信息数据库，重纸质档案的管理，轻视电子档案的收集，档案信息量小，查找利用手段落后，不利于档案的收集、利用和开发，更不能适应学校现代化教学管理的需要。

1.3 档案信息化管理人员素质低

目前，中小学校档案管理人员仅仅对日常的档案收集、整理、分类、归档、编目、保管和利用工作了如指掌，而对档案的现代化管理、深层次的档案信息开发和保护技术不太熟悉，专业知识匮乏浮浅，影响了归档质量。还有部分中小学校专兼职档案人员年龄偏大，不会使用计算机，认为档案管理就是守摊，还没有彻底改变以前立卷归档逐步向文件级归档方式即文件资料随办随归方式的转变，影响了归档时间和信息化建设的进程。或者有些档案的专业人员多以文科为主，对于网络技术知之甚少，缺少精通档案业务和信息技术的复合型人才，不利于对档案进行信息化建设。改变把档案信息化管理说成是“小题大作”的观念，大部分县级以上档案部门已经实现了档案信息化管理，如果中小学校部门还是手工归档，就不可能形成统一的信息系统链。

1.4 档案信息的安全性、保密性较低

将档案信息化处理虽然是好事，但也存在信息被泄漏的危险。网络是开放性的，一旦病毒入侵计算机，计算机将无法正常运行，数据大量丢失无法恢复是十分可怕的事情，损失也是非常巨大的。

2 对策

2.1 积极争取学校领导对档案信息化建设的高度重视

改变长期以来学校以教学管理为根本任务的传统认识影响，消除一些学校领导干部脑海里仍存有的档案工作可有可无的模糊认识，增强学校领导对档案信息化工作的重视，把档案设备投入、配备档案专职人员、改善档案用房条件等完全纳入学校中长期管理规划中，争取政策上的倾斜和资金方面的支持，提高学校档案信息化水平。

2.2 努力推进学校档案信息化建设步伐

国家档案局提出了加强档案信息化基础建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设以及档案信息化标准规范建设等要求，这都是档案工作信息化的指导性规范。档案信息化的技术手段是提高档案工作效率，确保档案服务工作质量的重要条件，是档案工作不断创新的硬件基础。 依靠传统的人工手段对学校档案进行整理、保管和利用，不仅工作量大，而且工作效率低，已经不能完全适应学校档案管理工作的需求。随着计算机通信和网络技术的广泛应用，进一步加强学校档案信息化、数字化建设，努力实现档案装备技术现代化，档案办公现代化。逐步解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，使档案管理手段由“旧”变“新”，管理效率由“低”变“高”，实现微机检索以及网络信息档案资源共享，可以极大地提高档案信息的利用率，按照国家有关档案信息化业务建设的标准和规范要求，不断加大对学校档案信息化基础建设力度，为多形式管理利用档案创造良好条件。

2.3 加强和提高中小学校档案信息化人员素质

中小学校档案信息化建设中，工作者具备一定的计算机和电子文件管理知识是必不可少的，档案信息化人员素质直接影响学校档案管理水平。要将学校档案信息化人员培养纳入学校人才培养计划，全面提高学校档案信息化人员素质，通过专业培训、知识更新、进修学习、提高其业务水平，建立档案管理人才梯队，适应学校档案业务发展，牢固树立“维护历史、服务现实”的理念，了解和把握信息化发展对学校档案工作的影响和要求，充分认识档案信息化在学校现代化教育管理中的地位和作用，不断总结探索档案管理工作中出现的新情况新问题。同时，还要引进计算机专业人才，以加快中小学校实现档案信息化管理的步伐，推动档案信息化水平的提高。

2.4 加强档案信息化建设中的安全、保密意识

要想保证档案的安全性、保密性，就需要从制度上、技术上入手，建立一套严格的安全保密制度，除了提高信息化水平以外，还要在外部做好防范工作，如建立防火墙、进行数据加密或者制作只读光盘进行备份等等，运用现代化的技术手段减少信息危险的出现。

加强档案信息化建设是档案事业发展的必然趋势，相信随着档案信息化建设的进一步发展，数字档案信息化会为社会的发展和人民生活带来更多的效益。