基于电子时代背景下图书馆文书资料管理分析

郭梁

摘 要：在电子时代背景下，传统图书馆文书资料管理面临很多困境，通过文书资料电子化可以更好地加强文书资料管理，同时也迎合人们的阅读习惯，盘活了图书馆资源，对图书馆的发展与创新提供了一种新的思路。

关键词：电子时代图书馆文书资料管理

1 基于电子时代背景图书馆文书资料管理现状

中华民族上下五千年历史，作为一个历史悠久的文明古国，我国在人文、历史、哲学、科技等各个方面均保留下来大量文书资料，这些文书资料不仅具有巨大的文化价值，而且更具有其现实意义，比如《本草纲目》在今天的中医学界仍有其现实意义，诺贝尔获得者屠呦呦正是从这些保留下来的中医学典籍中找到青蒿素，对治疗疟疾做出了巨大贡献，这些文书资料是图书馆重要的馆藏“宝贝”。因此，图书馆对这些文书资料的保存非常重视，会在保管上下耗费巨大的人力、物力。图书馆的文书资料一般按照文书资料的内容、年代的不同进行分类存放。图书馆会对这些文书资料进行细致的划分，依据文书资料的内容不同和年代不同进行细致分类保存，通过这些操作使得文书资料得到妥善保管和充分利用。例如，在进行分类时，根据内容的不同，可以分为医学类、哲学类、文史类、科技类等等，根据年代的不同可以分为先秦时期、隋唐时期等等。我们可以根据图书馆馆藏目录很容易查询这些书籍，获得知识的滋养。

随着21世纪互联网时代到来，特别是移动互联网的盛行，借助电脑、平板电脑、电子书、手机等电子媒体进行无纸化、碎片化阅览正快速取代传统阅读方式（传统阅读方式进入图书馆进行纸质阅读）。图书馆对文书资料实行电子化管理，由于网络的公开性，使得这些宝贵的、具有中国特色和历史文化价值的资料被外界所了解和接纳。目前，一些县、市、省城市图书馆根据各自文书资料内容，在传统文书资料管理的基础上进行电子化管理，例如具有地方特色的音频视频资料、县志县史、珍贵古文书、自然风景区美景等等。地方图书馆通过公开化的电子文书资料不仅有效的反映了地方特色，而且对文书资料管理完整性也有很大作用。这些电子化资料主要以绘画、织锦、地图以及照片、视频等相关图形图像资料的形式存在，而对于文字资料，由于古人文书资料大部分为活字印刷或者草体字体，这样的文书资料很难进行准确地描述，所以大部分公开的电子化的文书资料都是简单易懂的图形资料。

2 基于电子时代背景图书馆文书资料电子化分析

随着现代科学技术的快速发展，图书馆文书资料电子化的方式也有很多形式，本文以最为常见同时也最具有可操作性的文书资料电子化方式为例，简单介绍图书馆文书资料电子化过程。图书馆资料大致可以分为图书资料、文书资料、通过微缩胶卷等方式模拟复制的资料。利用电子化的文书资料可以对图书资料和实物资料进行保存。图书馆的文书资料现阶段主要采用模拟的方式，对于图书馆文书资料的原始数据以及实物资料在交卷的管理中使用罗马数字进行记载，目录的编写可以以二十六个英文字母为主，从而使文书的分类更加清晰，同时还有利于阅读者查找，对于特别复杂的资料可以采用复制、微缩等方式。随着电子相机的快速发展，电子相机的像素也有了质的飞跃，这对于图书资料电子化起到了很大的作用。

图书馆文书资料电子化大致可以分为收集、整理、鉴定、模拟、保护、利用、统计七个阶段。在收集阶段图书馆管理人员对图书资料进行收集，资料来源可以是有关机关、部门以及个人的主动交送以及图书馆的主动收集，通过这一阶段可以得到图书文书第一手资料；在整理阶段，图书馆管理人员对收集上来的所有文书资料进行清洁清理、分类以及组卷工作，这个阶段对于后期图书馆文书资料电子化分类非常重要，只有这个阶段做好分类，才能有有助于后期电子文书资料的检索；在鉴定阶段，有图书馆管理人员以及相关专家对图书馆馆藏文书进行保存价值鉴定，以提高图书馆文书资料的价值；在模拟阶段，对收集整理鉴定之后的文书资料进行电子化模拟过程，这个过程可以利用高清数码相机进行拍摄取样，然后通过后期软件制作，将组卷的资料整理成一个个可以通过电子化设备浏览的文件格式，比如PDF、CAJ等等格式，通过模拟过程可以实现文书资料电子化；在保护阶段，对于电子文书资料主要保护其记录电子化文书的介质（比如CD盘、硬盘、USB等）的完整与安全，这样可以延长文书资料电子化档案的寿命，另外还可以建立电子文书数据库；在利用阶段，借助互联网、电视、纸质媒体等媒体形式宣传、展览电子文书资料，吸引和鼓励人们使用电子文书，汲取营养；在统计阶段，统计出哪些电子文书更受读者喜爱，这样可以有选择的推送给读者一些优秀作品，达到图书馆社会精华作用。

3 基于电子时代背景图书馆文书资料电子化应用优点分析

电子时代背景下图书馆文化资料电子化应用主要包括如下优点：

3.1 文书资料电子化有助于提高管理效率

在传统图书馆档案管理工作中，管理人员要完成收集、整理、归档、编目、入库、上架等全过程工作，这些工作要求管理人员操作必须准确无误，同时读者借阅图书后，归还后的图书必须重复以上过程，读者在图书馆阅读后将书籍错误摆放的现象必可避免，这样对后来的读者以及管理人员查找资料带来很大的困难。这样造成了大量的人力、物力的浪费。文书资料电子化可以分类、查阅、统计、整理等工作变得简单快捷，既可以提高读者的阅读效率，又可以提高图书馆办公人员的办公效率。

3.2 文书资料电子化有助于文档保护

传统的纸质文档容易受到环境的影响，在长期的使用过程中，纸张的耐受性不可避免的遭到破坏，这样会造成纸质文档的记录信息遭到破坏，给文档保护造成不可挽回的损失。电子文档可以保存CD盘、电脑、移动硬盘等介质中，这些介质几乎不受外部环境影响，更有助于文档的保护工作。

3.3 文书资料电子化有助于文件安全传输

传统的纸质文档在借阅过程中，时常会发生资料的丢失现象，文书资料长途传运通常采用快递系统，在快递过程中文书资料既要面对丢失的风险，又要面临在运输过程中被破坏的风险。而电子文书资料可以直接通过互联网（电子邮件、文件传输软件）进行快速传递，既便捷又安全。

3.4 文书资料电子化有助于资料共享与交流

在快节奏生活的今天，人们很难有时间进图书馆进行阅读，大量的纸质文书资料沉睡在图书馆中，造成资源的大量浪费，而通过文书资料电子化，人们可以借助互联网特别是移动互联网进行实时阅读，同时在网络平台读者可以就文书资料内容进行交流，这样便盘活了图书馆资源。

4 结束语

在信息时代，人们的阅读习惯发生了很大变化，人们大都不再进入图书馆进行纸质阅读，这样造成图书馆资源大量浪费，而文书资料电子化可以迎合人们的阅读习惯，提高文书资料阅读率，盘活图书馆资源，使图书馆在新时代发挥更大的作用。

参考文献

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