浅谈大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化

高金元

摘 要：随着互联网技术的不断发展与进步，人们已经逐渐步入“大数据时代”，高校档案管理工作在这种时代背景下也迎来了新的发展契机。如何利用大数据技术来加强对数量巨大且种类繁多的学校档案进行收集、整理、以及维护，继而提高我国高校档案信息安全等级，有效加强对其利用率以促进高校教育事业的健康长远发展成了高校档案管理工作者们所重点关注的问题，下面编者就自身多年工作经验展开了一些分析与探讨，以期为相关工作者提供必要的借鉴与帮助。

关键词：大数据；高校；档案管理；措施

大数据时代是社会不断进步与科技不断发展的结果，这是信息高速传播与流通的表现，高校档案管理工作只有紧跟时代发展潮流，以不断创新的精神指引档案管理工作的改革方向，才能保证其健康、稳定、可持续发展。但是，受传统档案管理方式影响严重，我国高校档案管理中还存在一些问题，且在一定程度上阻碍了高校教育事业的发展。本文简单阐释了我国高校档案管理工作中存在的问题，并根据大数据时代高校档案的基本特征对今后档案管理模式的创新提出了一些建议与策略。

1 现阶段我国高校档案管理工作中存在问题：

1.1 档案管理模式相对落后

现阶段，我国高校档案管理工作中大多还是采用传统的纸质管理方式，不仅耗费人力、物力，同时在档案的查询、整理方面也非常的不便。即使有些高校也建立了电子档案，但是也仅仅局限于对档案的查询、调取方面，对于数据的整理以及分析方面还是远远不够。

1.2 缺乏必要的软硬件设施支持

俗话说“巧妇难为无米炊”，信息时代下，档案管理工作只有具备相应的软硬件设施，才能做到信息的有效整理和分析，才能与时俱进，在信息时代促进档案管理工作的发展。如今，我国高校档案管理工作相较于国外而言，软硬件设施支持明显不足，设施技术含量较低，使得档案管理工作方式还较为传统。

1.3 缺乏对档案的系统管理

档案的多少往往直接影响档案管理工作的水平，如若档案过少，则无法体现档案管理工作的真正作用，如若档案过多但是缺乏系统的管理，则档案管理工作的不足和弊端将严重阻碍档案管理工作水平的提升。如今，我国高校的档案数量繁多，但却缺乏系统的管理，信息往往缺乏残缺不全，或是杂乱无章，无法满足高校在信息时代对档案信息的精细化要求。

2 当今我国高校档案的基本特征：

总体而言，我国高校档案呈现出数量大、种类多、利用率低、处理率高的特点。首先，随着我国社会主义教育事业的不断发展与进步，高校管理活动的召开频次也不断提升，进而每天都会产生一些有价值的档案信息，这些海量的信息为档案的保存、管理提出了新的挑战。其次，从高校的档案种类来看，其包含党群、行政、基建、财会等各个方面，从其结构形式来看又包含文字、图片、视屏等多种形式。第三，高校档案还有一个非常显著的特点就是长期处于“睡眠状态”，利用率之低导致其根本发挥不到什么作用与价值。即使是与学生息息相关的个人档案，也只是在学生考研、工作或者出国的时候才能用的上。最后，高校的档案信息每天都会不断的增加，故对于高校档案信息的处理速度也提出了新的要求，这样可以在最短的时间内挖掘出档案中存在的价值，以不断提升工作质量与效率。

上述中我国高校档案所具备的特点对其管理模式的变革以及优化提出了要求，其迫切需要利用现代大数据技术加强对档案的收集、整理、分析、利用，以此来不断提升档案管理工作质量，进而为学校的日常工作提供必要的信息支持与帮助。

3 大数据时代下高校档案管理模式的变革与新思路：

3.1 不断提升档案管理工作者的个人素养

档案管理工作者的个人素养对于积极创新工作理念与方法以及提升工作质量有着显著的促进作用。作为高校档案管理工作者，在平时应该加强对互联网基础知识的学习，不断提升自己的技术能力，进而为档案管理工作在当今大数据时代的发展提供更多的支撑，这也是大数据时代对高校档案管理者提出的基本要求。

3.2 不断扩大档案收集工作

高校档案数量巨大且种类繁多，谁也无法预料到哪一份档案会被利用到，故应该充分利用现代大数据技术，尽可能的收集所有的档案信息，并建立起完善的档案体系。由于大数据技术为档案管理工作提供了庞大的储存空间，故要不断扩大档案的收集范围，尽可能将高校各部门的档案信息都能够收纳在内，并对其进行分类排序、合理归档。

3.3 构建起完善的档案资源体系

高校档案管理部门应该充分引入大资源观念，通过大数据技术提高对档案信息的集成、加工以及利用。档案管理者应该对高校中不同来源、不同部门以及不同类型的档案进行分类归档，过滤掉重复的档案信息、修复并补全残缺的档案信息，最终通过分布式的储存模式将其储存到不同的系统之中，进而构建起完善的档案资源体系。

3.4 建立起完备的档案服务体系

身为高校档案管理部门，只有不断更新工作服务理念，提升档案利用率，才能实现档案管理工作的真实作用与价值。首先，档案管理部门应该充分开放数据、扩大服务对象，高校档案包含了其在教学、科研以及管理等各方面的重要信息资源，同时也记录了高校的历史变迁，这些档案信息应该充分对外开放，以发挥出更大的社会价值与作用。其次，现代科技的不断发展为档案服务方式也提出了新的發展契机，档案管理部门应该将传统的档案管理工作向着数据分析与挖掘方面转变，同时还要借助云计算等技术加强对档案数据中的价值挖掘，进而为用户提供更多有效的信息。档案管理部门也可以通过推出微信公众平台以及移动端在线查阅等服务为用户带来更多新的体验。

4 结束语

综上所述，大数据时代的到来为高校档案管理工作提供了新的发展契机，档案管理部门应该充分抓住机会，不断进行工作创新，以发挥出自身工作的实际价值与意义。文中很多观点都是编者的个人浅见，在大数据时代背景下高校档案管理模式的变革方面还有更多的方法需要相关工作者在实践中不断去发现。

参考文献

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